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Registrierkassen

Dr. Udo Raab

Dr. Udo Raab

Leiter Geschäftsbereich Standortpolitik und Unternehmensförderung, Grundsatzfragen Wirtschafts- und Verkehrspolitik, Handel und Dienstleistungen, Finanzwirtschaft Tel: +49 911 1335-383
RA Oliver Baumbach

RA Oliver Baumbach

Stellv. Hauptgeschäftsführer, Rechtspolitik, Wirtschafts- und Kammerrecht, Handelsvertreterrecht, Scheinselbständigkeit Tel: +49 911 1335-388

Am letzten Sitzungstag im Jahr 2016 hat der Bundesrat dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in der Beschlussfassung des Finanzausschusses des Deutschen Bundestages zugestimmt (siehe dazu www.bundesrat.de).
Unabhängig hiervon gilt die Kassenrichtlinie aus dem Jahr 2010. Von dieser Kassenrichtlinie hatte es bis 31. Dezember 2016 eine Übergangsfrist aufgrund des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 (BStBl I S. 1342) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften gegeben. Nach deren Auslaufen müssen ab 1. Januar 2017 Unterlagen im Sinne des § 147 Absatz 1 AO, die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzähler erstellt worden sind, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Absatz 2 Abgabenordnung).


Das Wichtigste auf einen Blick:

  1. Weiterhin keine Pflicht zur Anschaffung einer Registrierkasse

    Der Unternehmer kann sich entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrier- bzw. PC-Kasse verwenden möchte.

    Wie im IHK-Merkblatt beschrieben, bestehen aber auch in diesem Fall diverse andere Pflichten:

    Jeder Unternehmer, der buchführungs- und bilanzierungspflichtig ist (z.B. GmbHs oder Einzelunternehmer mit einem Jahresgewinn von mehr als 60 000 Euro), muss Bücher und Aufzeichnungen führen, die auch die täglichen Aufzeichnungen der Kasseneinnahmen und- ausgaben umfassen. Das geschieht in einem Kassenbuch.

    Unternehmer, die ihren Gewinn durch Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist jedoch gemäß § 22 UStG eine Einzelaufzeichnung und bei offener Ladenkasse ein Kassenbericht, der die sog Kassensturzfähigkeit sicherstellt. Führt der Unternehmer auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses den gesetzlichen Anforderungen genügen.

    Letztendlich führt dies dazu, dass die offene Ladenkasse zwar möglich ist, aber nicht von Aufzeichnungspflichten entbindet.

  2. Einzelaufzeichnungspflicht, wenn eine Registrierkasse eingesetzt wird

    Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, so dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung; die Ausnahme greift nicht bei Nutzung elektronischer Kassen (§ 146 Abs. 1 Sätze 2 und 3 AO-neu).

  3. Aufbewahrungspflicht, wenn eine Registrierkasse eingesetzt wird

    Wie einleitend erwähnt, müssen ab dem 1. Januar 2017 Unterlagen im Sinne des § 147 Absatz 1 Abgabenordnung, die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzähler erstellt worden sind, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Absatz 2 Abgabenordnung). Das heißt, die Daten müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (entweder intern oder mit Speichererweiterung extern) und dürfen nicht veränderbar sein. Ein Löschen der Einzel-Bons zugunsten des Tagesendsummen-Bons ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Endsummenbons (sog. Z-Bons) auf Papier ist dann nicht mehr ausreichend. Neu ist ferner, dass ein Abgleich barer und unbarer Geschäftsvorfälle und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- und Aufzeichnungswerk gewährleistet werden muss.

  4. Ab 1. Januar 2020: Meldepflicht des Steuerpflichtigen bezüglich der Nutzung elektronischer Kassensysteme (§ 146a Abs. 4 AO-neu)

    Ab dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssysteme vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.

  5. Ab 1. Januar 2020: Belegausgabepflicht, wenn eine elektronische Kasse genutzt wird (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO-neu)

    Weiterhin ist ab dem 1. Januar 2020 die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen vorgesehen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität besteht unter den Voraussetzungen des § 148 Abgabenordnung die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht.

  6. Ab 1. Januar 2020: Zertifizierte Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme verpflichtend – Konkretisierung folgt, Übergangsfrist für Registrierkassen vorgesehen

    Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.

    - Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.

    - Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.

    - Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke.

    Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, wird u. a. durch eine Rechtsverordnung festgelegt, die im Einvernehmen zwischen dem BMF, dem BMI und dem BMWi erstellt wird  und der Zustimmung des Deutschen Bundestages und des Bundesrats bedarf. Diese Rechtsverordnung soll im Jahr 2017 erarbeitet werden.

    Vorgesehen ist ferner eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022 (§ 30 Abs. 3 EGAO-neu) für Registrierkassen, die lediglich der "Kassenrichtlinie" (BMF-Schreiben vom 26. November 2010) entsprechen und nicht umrüstbar sind, wenn diese vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden/werden.

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