Lucent Technologies, der US-Telekommunikationskonzern mit Deutschland-Zentrale in Nürnberg, wickelt standardisierte Geschäftsprozesse über Landesgrenzen hinweg ab. Im irischen Dublin unterhält Lucent die zentrale Haupt-, Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung für ganz Europa, Afrika und Teile Asiens. In Nürnberg ist ein kleines Team von Buchhaltungsspezialisten für Überwachung und Steuerung, Bearbeitung von Schnittstellen, lokale Prozesse sowie Steuern und Handelsrecht zuständig.
Bei dieser „internationalen“ Abwicklung kommt es darauf an, den Informationsfluss und die ständige Verfügbarkeit aller Informationen in Buchhaltungsabteilungen sowohl in Dublin als auch in Nürnberg sicherzustellen. Mit dem Austausch von Papier und einer doppelten Ablage an allen Standorten wäre das nicht zu leisten, so Jürgen Wesener, Leiter der Buchhaltung in Nürnberg. Gemeinsam mit der Fürther MCS GmbH management for documents hat Lucent eine Lösung entwickelt, um die Rechnungen (pro Monat allein in Nürnberg ca. 2 500) elektronisch zu archivieren, um sie dann zur Weiterverarbeitung per SAP nach Dublin zu schicken. Außerdem musste, so der Lucent-Buchhaltungschef, gewährleistet sein, dass alle Daten für Anfragen der Lieferanten und des Finanzamtes jederzeit zugänglich oder alle Spesenabrechnungen der Mitarbeiter permanent nachvollziehbar sind.
Durch so genannte „frühe Archivierung“, so MCS-Inhaber Rolf Gehrer, der seit langem mit Lucent zusammenarbeitet, würden Dokumente nicht nur elektronisch archiviert, sondern gleichzeitig in einem Geschäftsprozess verarbeitungsfähig gemacht. Mit Blick auf das zentrale Office Management wurde deshalb im Frühjahr 2002 ein Datenbank-gestütztes Archiv entwickelt, das alle – zuvor bei MCS erfassten und archivierten - Eingangsrechnungen und Reisekostenabrechnungen über das Internet der Lucent-Buchhaltung verschlüsselt zur Verfügung stellt. Inzwischen nutzen dieses Internet-Informationssystem mit 50 bis 100 Zugriffen täglich auch die Kollegen in Dublin.
www.gehrer.de
Bei dieser „internationalen“ Abwicklung kommt es darauf an, den Informationsfluss und die ständige Verfügbarkeit aller Informationen in Buchhaltungsabteilungen sowohl in Dublin als auch in Nürnberg sicherzustellen. Mit dem Austausch von Papier und einer doppelten Ablage an allen Standorten wäre das nicht zu leisten, so Jürgen Wesener, Leiter der Buchhaltung in Nürnberg. Gemeinsam mit der Fürther MCS GmbH management for documents hat Lucent eine Lösung entwickelt, um die Rechnungen (pro Monat allein in Nürnberg ca. 2 500) elektronisch zu archivieren, um sie dann zur Weiterverarbeitung per SAP nach Dublin zu schicken. Außerdem musste, so der Lucent-Buchhaltungschef, gewährleistet sein, dass alle Daten für Anfragen der Lieferanten und des Finanzamtes jederzeit zugänglich oder alle Spesenabrechnungen der Mitarbeiter permanent nachvollziehbar sind.
Durch so genannte „frühe Archivierung“, so MCS-Inhaber Rolf Gehrer, der seit langem mit Lucent zusammenarbeitet, würden Dokumente nicht nur elektronisch archiviert, sondern gleichzeitig in einem Geschäftsprozess verarbeitungsfähig gemacht. Mit Blick auf das zentrale Office Management wurde deshalb im Frühjahr 2002 ein Datenbank-gestütztes Archiv entwickelt, das alle – zuvor bei MCS erfassten und archivierten - Eingangsrechnungen und Reisekostenabrechnungen über das Internet der Lucent-Buchhaltung verschlüsselt zur Verfügung stellt. Inzwischen nutzen dieses Internet-Informationssystem mit 50 bis 100 Zugriffen täglich auch die Kollegen in Dublin.
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