Seit 1. Januar 2006 müssen Beitragsnachweise zur Sozialversicherung in Dateiform übermittelt werden.
Betroffen davon sind alle Unternehmen. Zu beachten haben sie einige Besonderheiten, die es bei der Umstellung auf den elektronischen Versand von Steuerdaten Anfang 2005 nicht gab.
Mit dem Gesetz zur Vereinfachung der Verwaltungsverfahren im Sozialrecht vom 21. März 2005 wurde die Zeit der Zettelwirtschaft bei Beitragsnachweisen und bei den Meldungen zur Sozialversicherung endgültig beendet. Ein Versand der Daten per Post, Fax, Diskette oder Magnetband ist seit Jahresanfang nicht mehr möglich. Eine Übergangsregelung wie bei der Umstellung auf die elektronische Umsatzsteuervoranmeldung Anfang 2005 gibt es nicht. Was einfach klingt, ist dennoch mit einigen Komplikationen verbunden.
Die Sozialversicherungsträger lassen für die Teilnahme am elektronischen Datenaustausch nur Abrechnungsprogramme zu, die detaillierte Qualitätsansprüche erfüllen und dies per Zertifikat nachweisen können. Deshalb müssen alle dafür eingesetzten Programme, egal ob sie von einem IT-Dienstleister stammen oder selbst erstellt wurden, von der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherungen GmbH) jährlich getestet und zertifiziert werden. Anwender sollten sich deshalb darüber informieren, ob das von ihnen eingesetzte Programm zertifiziert ist, bzw. umgehend die Zertifizierung beantragen.
Anwender, die sich als Arbeitgeber oder Steuerberater bei der Datenübermittlung auf Lohnbuchhaltungs-Software der Datev und das Rechenzentrum des IT-Dienstleisters verlassen, brauchen sich um diese Zertifizierung nicht zu kümmern. Das Rechenzentrum dient seit Jahren als zentrale Datendrehscheibe für den Kontakt zu den Krankenkassen, aber auch zu vielen weiteren Institutionen. Es wird jährlich von der ITSG geprüft und bekommt eine hohe Datensicherheit und Zuverlässigkeit bescheinigt.
Nutzen Anwender das Datev-Rechenzentrum zur Datenübermittlung, entfällt für sie auch das Beantragen eines weiteren Zertifikats, in diesem Fall für die verschlüsselte Datenübermittlung. Dieses benötigt ansonsten jeder, der Daten an die Krankenkassen versenden möchte. Es ist bei der ITSG zu erhalten und hat eine Gültigkeit von drei Jahren. Die Gebühr für die Erstellung des Zertifikats beträgt 60 Euro netto.
Diese Umstellungen sollten Unternehmer zum Anlass nehmen, um ihre Lohnabrechnung effizienter zu gestalten, beispielsweise durch die Kooperation mit dem Steuerberater. Er kann die komplette Abwicklung übernehmen oder auch bei der Auswahl einer geeigneten Software helfen. Setzen Unternehmer Datev-Software für die Lohnabrechnung ein, lassen sich u.a. die elektronischen Meldepflichten einfach und unkompliziert erledigen. Denn die Datenübermittlung in die Sozialversicherung ist in diesen Programmen ein seit Jahren etabliertes Verfahren. Sie erfolgt unter Ausnutzung aller gesetzlichen Abgabefristen automatisch und mit einem Höchstmaß an Sicherheit für die vertraulichen Daten.
