Die Auslandshandelskammern (AHKs) helfen Unternehmen dabei, die im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer erstattet zu bekommen.
Vielen deutschen Unternehmen ist entweder die Möglichkeit der Umsatzsteuerrückvergütung innerhalb der EU nicht bewusst oder ihnen ist die Hemmschwelle, Anträge im Ausland zu stellen, zu hoch. Ganz besonders wenn Anträge in mehreren Ländern gestellt werden müssen, ist es von Vorteil, einen zentralen Ansprechpartner in Deutschland zu haben. Die deutschen AHKs sind hierfür die richtigen Ansprechpartner.
Gemäß der 8. EU-Richtlinie können sich deutsche Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, die im europäischen Ausland gezahlte Mehrwertsteuer erstatten lassen. Der Rückerstattungsantrag wird bei der zentralen Erstattungsbehörde des jeweiligen Landes gestellt. Die AHKs Belgien-Luxemburg, Frankreich, Großbritannien, Irland, Polen, Portugal, Schweiz und Spanien haben eine Arbeitsgemeinschaft zur Vermarktung dieser Dienstleistung ins Leben gerufen. Dieses Jahr wurde das "Koordinationsbüro Umsatzsteuer International" (KUI) mit Sitz in Köln eingerichtet, das die Abwicklung sämtlicher Erstattungsanträge in allen Mitgliedstaaten der EU sowie in Norwegen, Island, Kanada und der Schweiz durchführt.
Das KUI, das bei der Geschäftsstelle der AHK Belgien/Luxemburg (AHK debelux) in Köln angesiedelt ist, gibt Informationen über die Voraussetzungen einer Erstattung in den jeweiligen EU-Mitgliedstaaten und übernimmt die zentrale Annahme von Anträgen. Die Anträge werden an erfahrene AHK-Sachbearbeiter in dem jeweiligen Land weitergeleitet und dort bearbeitet. Bei Rückfragen der Behörden steht dann die jeweilige AHK als deutschsprachiger Vermittler zur Seite. Die AHKs vor Ort beraten über die Voraussetzungen, übermitteln die benötigten Formulare, helfen beim Ausfüllen, überprüfen die Rechnungen und die einzureichenden Dokumente, reichen den Antrag in der jeweiligen Landessprache bei der zuständigen Behörde ein und stehen dieser als Ansprechpartner vor Ort bei Rückfragen zur Verfügung.
In den meisten Ländern der EU gilt eine Antragsfrist von sechs Monaten nach Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuer fällig geworden ist. Um eine fristgerechte Bearbeitung zu gewährleisten, sollten Unternehmen ihre Unterlagen jedoch spätestens bis zum 30. April nach Ende des Referenzjahres beim KUI in Köln einreichen. In Belgien gilt dagegen eine Antragsfrist von drei Jahren, wobei die Unterlagen zur fristgerechten Bearbeitung spätestens bis zum 30. September des jeweiligen Jahres beim KUI einreicht werden sollten.
Da die erstattungsfähigen Ausgaben in den einzelnen EU-Ländern variieren, der Antrag in der jeweiligen Landessprache zu stellen ist und die Behörden in ihrer jeweiligen Landessprache mit dem Antragsteller kommunizieren, ist unbedingt zu empfehlen, bei der Antragstellung die professionelle Hilfe des KUI und der AHKs in Anspruch zu nehmen.
