Voll beschäftigt

Perfekt zu funktionieren und dabei noch alles gleichzeitig erledigen – genau das entspricht dem Zeitgeist und beides wird als höchst erstrebenswerte Eigenschaft angesehen. Wie also können Perfektionismus und das sogenannte Multitasking als Zeitdiebe verunglimpft werden? Kennen wir nicht schon aus frühester Kindheit den Spruch, dass wir alles, was wir anfangen, auch richtig zu Ende bringen sollen – und dass gut eben nicht gut genug ist?

Perfektionismus
Wussten Sie, dass unter den sogenannten Messies der Anteil der Perfektionisten extrem hoch ist? Gerade diese Leute werden von ihrem übersteigerten Willen, alles perfekt zu erledigen, so blockiert und regelrecht gelähmt, dass sie – bevor sie eine Arbeit eben nicht perfekt zu Ende bringen – sie lieber gar nicht erst in Angriff nehmen.

In abgeschwächtem Maße tun viele von uns das Gleiche: Der Wille, perfekt zu sein, lässt uns so lange an einer Aufgabe verharren, bis wir sie entweder nur noch vor uns herschieben oder sie unbeendet aufgeben. Die unbefriedigenden Ergebnisse:

• Unerledigte Aufgaben stapeln sich und blockieren den Schreibtisch und die Gedanken.
• Die Motivation bleibt auf der Strecke.
• Mitarbeiter fühlen sich überfordert. c Arbeitszeiten werden unnötig verlängert.
• Durch längere Arbeitsintervalle für einzelne Aufgaben können weniger Aufträge angenommen werden.
• Die Kosten steigen.
• Der Ruf des Unternehmens leidet.

Und das Heimtückischste an diesem Zeitdieb ist, dass er sich so wunderbar tarnt, denn die Vorgabe: "Ich will es perfekt machen" ist doch die beste Entschuldigung, wenn wir unsere Zeit und die Geduld anderer über die Gebühr strapazieren.

Es lohnt sich also, gegen diesen nicht zu unterschätzenden Zeitdieb vorzugehen. Gestatten Sie es sich, nicht perfekt zu sein, sondern mit einer guten, weil abgeschlossenen Arbeit zufrieden zu sein. Setzen Sie sich nicht mit selbst gesetzten Standards unter Druck, die Sie nicht oder nur mit einem unverhältnismäßig großen Aufwand erfüllen können. Setzen Sie sich feste Zeiten für eine Aufgabe und halten Sie diese Zeiten unbedingt ein. Sobald Sie sich unbeschränkt Zeit für eine Aufgabe einräumen, dehnt sich diese Aufgabe unendlich aus. Und verlangen Sie auch von Ihren Mitarbeitern nichts Unmögliches: Sie steigern deren Motivation sehr, wenn Sie deren Arbeit loben, auch wenn sie nicht über die Maßen perfekt ist. Andernfalls sind demotivierte und blockierte, in ihren Entscheidungen gehemmte Mitarbeiter das Ergebnis!

Multitasking: die moderne Medusa
Die Medusa mit ihren Schlangenhaaren war eines der bekanntesten Ungeheuer der griechischen Antike. Lange schien sie als Fabelwesen einer anderen Zeit anzugehören, doch in den modernen Büros ist sie wieder aufgetaucht und nennt sich jetzt einfach "Multitaskingfähigkeit".

Genau wie diese Schlangen gleichzeitig in alle Richtungen züngeln, so möchte manch einer von uns tausend Dinge auf einmal erledigen. Die modernste Technik steht uns dafür zur Verfügung, unsere Büros sind mit Laptops und den neuesten Programmen versehen, E-Mails sind selbstverständlich und fast schon gebräuchlicher als der normale Geschäftsbrief auf Papier, und die Telefone werden zwar immer kleiner, sind aber mit immer mehr "Features" ausgestattet. Wir sollen leistungsfähiger und flexibler sein, immer schneller auf die unterschiedlichsten Anforderungen reagieren. Aber kämen Sie auf den Gedanken, gleichzeitig einen Handstand, einen Hundertmetersprint und einen Stabhochsprung anzufangen? Sie können, je nachdem in welcher körperlichen Verfassung Sie sind, diese Vorhaben nacheinander umsetzen, niemals aber gleichzeitig – und genau so ist es auch im täglichen Büroleben.

Multitasking ist ein Begriff, der aus der Computersprache stammt. Der Fehler, den viele machen, liegt darin, diesen Begriff ohne Modifizierung auf den Menschen zu übertragen. Während nämlich bei einem Computer mehrere Programme gleichzeitig ablaufen können, ist unser Gehirn dazu nicht in der Lage. Sobald wir mehrere Dinge gleichzeitig tun möchten, blockiert unser Gehirn und kann sich auf keinen der Vorgänge richtig konzentrieren. Genau das ist auch der Grund, warum Multitasking hier als Zeitdieb aufgeführt wird. Wir werden abgelenkt, wenn wir mehrere Vorgänge gleichzeitig auf dem Tisch haben oder wenn wir während der Bearbeitung eines wichtigen Vorgangs von Kollegen angesprochen werden oder gleichzeitig unsere E-Mails im Auge behalten wollen. Jede gleichzeitige Unternehmung ist eine Ablenkung und kostet Zeit!

Entgegensteuern können Sie diesem Zeitdieb nur durch ein straffes und durchorganisiertes Zeitmanagement! Schreiben Sie alle Aufgaben auf, ordnen Sie sie nach Prioritäten, setzen Sie sich feste Zeitintervalle für die Erledigung dieser Aufgaben und bauen Sie Pufferzeiten ein.

Das Überraschende an einem gut funktionierenden Zeitmanagement ist dann, dass Ihre Partner und Kollegen Sie dann tatsächlich für multitaskingfähig halten – eben weil Sie die Dinge im Griff haben!