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Controlling

Klarer Blick auf die Kennzahlen

Kleine und mittlere Unternehmen können mit überschaubarem Aufwand ihre Datenbasis im Personalwesen verbessern. Benutzerfreundliche Software-Instrumente helfen dabei. Von Volker Kindler

Wenn es um das Controlling im Personalwesen geht, winken mittelständische Unternehmen oft ab: Zu aufwändig, zu theoretisch, keine Kapazitäten, fehlende Informationstechnik. Wenn aber aussagekräftige Daten fehlen, gibt es auch wenig belastbare Grundlagen für eine ziel- und ergebnisorientierte Personalarbeit. Wichtige Entscheidungen werden dann eher aus dem Bauch heraus getroffen statt auf der Basis zuverlässiger Daten.

Dabei ist es bei näherer Betrachtung gar nicht so kompliziert, quantitative Kennzahlen und qualitative Daten zu ermitteln, um die Personalarbeit auf die Grundlage von Fakten zu stellen. Es sollte dabei unterschieden werden zwischen der operativen (kurzfristigen) und der strategischen (langfristigen) Ebene.

Wichtige operative Berichtsfelder und Kennzahlen sind insbesondere:

  • Mitarbeiterstruktur: Personalbestand nach Geschlecht und Beschäftigungsgruppen, Altersstruktur der Belegschaft.
  • Personalbewegungen: Eintritte und Austritte, Fluktuationsquote in Prozent sowie Analyse der Fluktuationsgründe.
  • Arbeitszeit: Geleistete Stunden im Verhältnis zu den Soll-Arbeitsstunden, Krankenstand gesamt und in wichtigen Abteilungen, Stand und Entwicklung
  • der Zeitkonten und der Urlaubsguthaben.
  • Personalkosten: Anteilige Personalkosten am Umsatz und an der Leistung, Entwicklung der Personalkosten pro Kopf.
  • Bedeutende Informationen zur langfristigen Ausrichtung der Personalarbeit sind vor allem:
  • Soll-Ist-Abgleich der vorhandenen Kompetenzen der Mitarbeiter in Schlüsselpositionen mit den zukünftig benötigten Qualifikationen.
  • Anzahl der Mitarbeiter, die in den nächsten fünf Jahren in den Ruhestand gehen und der damit verbundene Know-how-Verlust.
  • Anzahl der Nachwuchskräfte, die für Nachfolgeregelungen in Fach- und Führungspositionen zur Verfügung stehen.
  • Erwartungen der Mitarbeiter hinsichtlich der Arbeits- und Leistungsbedingungen.

Es geht keinesfalls darum, möglichst viele Kennzahlen zu ermitteln. Entscheidend ist es, die wesentlichen Informationen zum richtigen Zeitpunkt bei den richtigen Adressaten zu platzieren. Meister oder Teamleiter benötigen tagesaktuelle Informationen zur Steuerung des Arbeitseinsatzes. Für Abteilungs- und Bereichsverantwortliche sind monatlich aktualisierte Übersichten über die Entwicklung der Personalstruktur sowie der Kosten- und Leistungsdaten von Bedeutung. Die Unternehmensleitung wiederum benötigt ein klares Bild von der mittelfristigen quantitativen und qualitativen Entwicklung der Personalsituation insgesamt. Diese muss dann mit den langfristigen Unternehmensplanungen sowie den generellen Entwicklungen in der Branche und am Arbeitsmarkt in Einklang gebracht werden.

Bewerber gezielt ansprechen

Ein aussagekräftiges Personal-Controlling sorgt aber nicht nur dafür, dass den Entscheidungsträgern wichtige Informationen zur Verfügung stehen, sondern auch dafür, dass die Wertbeiträge der Personalarbeit transparent werden. Ein Beispiel: Die Datenbasis ermöglicht es dem Personal-Marketing, Zielgruppen von möglichen Bewerbern sehr individuell anzusprechen. Wenn sich dadurch die Zeitdauer deutlich verringert, in der frei gewordene Positionen wieder besetzt werden, sinken auch die Kosten, die für Vakanzen anfallen. Kennzahlen wie die Anzahl der Besucher auf der Karriere-Website des Unternehmens, die Anzahl eingehender Bewerbungen auf Stellen- oder Ausbildungsangebote, die Anfragen nach Praktikantenplätzen oder eben die Dauer der Stellenbesetzung („Time to Hire“) können zeigen, ob der eingeschlagene Weg auch zum Ziel führt.

Natürlich geht es nicht ganz ohne Aufwand und IT-Unterstützung. Kennzahlen müssen definiert, regelmäßig ermittelt sowie zeitnah und sicher übermittelt werden. Manuell erstellte Diagramme und Auswertungen erweisen sich oft als zu aufwändig und fehleranfällig. Berichte auf Excel-Basis sollten zumindest zu definierten Zeitpunkten automatisch generiert und als PDF-Datei über das E-Mail-System automatisch an die Adressaten verschickt werden. Zunehmend finden sich kostengünstige und anwenderfreundliche Software-Systeme am Markt, die die Berichtserstellung und Verteilung effizient unterstützen und in entsprechender Ausbaustufe auch Planungen und Simulationen erlauben. Auch der Datensicherheit wird durch diese Systeme in hohem Maße Rechnung getragen.

Auch kleine und mittlere Unternehmen erheben in ihren Personalabteilungen eine Fülle von Daten. In aller Regel ist es gar nicht nötig, noch mehr Kennzahlen zu generieren. Schon die systematische und kontinuierliche Aufbereitung vorhandener Daten führt erfahrungsgemäß dazu, dass sich die Transparenz und die Entscheidungssicherheit in Personalfragen deutlich verbessern. Dies sollte ein Anreiz für den Mittelstand sein, erprobte Controlling-Instrumente im Personalwesen zu nutzen.

 

Autor: Volker Kindler ist Inhaber der Kindler Personal- und Managementberatung und Partner der Perim Personalberatung im Mittelstand GmbH, beide mit Sitz in Nürnberg (vkindler@perim.de)