Zum Jahreswechsel 2013/2014 tritt eine grundlegende Reform des steuerlichen Reisekostenrechts in Kraft. Wichtiges Ziel: Der Aufwand für alle Beteiligten soll sich verringern.
Das „Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts“ wurde am 1. Februar 2013 vom Bundesrat verabschiedet und am 25. Februar im Bundesanzeiger veröffentlicht. Bei den Reisekosten liegt der Fokus auf den Fahrtkosten, den Verpflegungsmehraufwendungen und den Übernachtungskosten. Mit einer Reihe von Änderungen will der Gesetzgeber für Unternehmen, Arbeitnehmer und die Finanzverwaltung den Aufwand bei der steuerlichen Geltendmachung von Reisekosten verringern.
Der Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ wird durch „erste Tätigkeitsstelle“ ersetzt. Dieser Terminus wird definiert als „die ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist“; diese Zuordnung erfolgt vorrangig durch eine arbeits- und dienstrechtliche Festlegung. Fehlt diese oder ist sie nicht eindeutig, werden quantitative Kriterien herangezogen. Ist beispielsweise ein angestellter Ingenieur an drei Werktagen im Büro seines Arbeitgebers tätig und an zwei Werktagen auf Baustellen unterwegs, ist das Büro seine „erste Tätigkeitsstelle“. Sie gilt als der Fixpunkt für die Definition von Auswärtstätigkeiten und die Berechnung von Fahrtkosten. Ab 1. Januar 2014 wird die Entfernungspauschale nur noch auf die Fahrten von der Wohnung zur „ersten Tätigkeitsstelle“ angewendet. Alle weiteren beruflich bedingten Fahrten können mit den tatsächlich angefallenen Kosten beziehungsweise den pauschalen Kilometersätzen abgerechnet werden.
Die Änderungen im steuerlichen Reisekostenrecht betreffen außerdem die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand. Bislang gilt ein dreistufiges System der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen. Nun ist eine zweistufige Staffelung vorgesehen: Der bisher niedrigste Pauschbetrag in Höhe von sechs Euro für Abwesenheitszeiten von mindestens acht bis maximal 14 Stunden wird gestrichen. Künftig ist für eintägige Auswärtstätigkeiten von mehr als acht Stunden eine Verpflegungspauschale von zwölf Euro vorgesehen. Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten können für den An- und Abreisetag – unabhängig von der Dauer der Abwesenheit – jeweils zwölf Euro angesetzt werden. Für einen kompletten „Auswärtstag“ beträgt die Verpflegungspauschale 24 Euro. Die Verpflegungsmehraufwendungen können allerdings nur während der ersten drei Monate einer Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstelle geltend gemacht werden.
Mahlzeiten
Die Neuerungen, die zum 1. Januar 2014 in Kraft treten, erfassen auch die „Mahlzeitengestellung“. Erhält ein Arbeitnehmer während einer auswärtigen Tätigkeit im Inland zusätzlich zu den vom Arbeitgeber bezahlten Mahlzeiten eine Verpflegungspauschale, wird nicht mehr der Sachbezugswert angesetzt. Stattdessen wird die Verpflegungspauschale um einen festgelegten Satz gekürzt: Für ein Frühstück werden 20 Prozent abgezogen (4,80 Euro), für ein Mittag- und Abendessen 40 Prozent (9,60 Euro). In der Praxis würde die Abrechnung dann so aussehen: Für die dreitägige Dienstreise seines Abteilungsleiters hat ein Unternehmen zwei Übernachtungen mit Frühstück gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält außerdem eine Verpflegungspauschale. Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil versteuern. Der Abteilungsleiter kann folgende Pauschalen geltend machen: Für den Anreise- und Abreisetag jeweils zwölf Euro, für den Zwischentag 24 Euro. Von diesen 48 Euro wird der Pauschalsatz für zwei Frühstücke (9,60 Euro) abgezogen.
Unterkunftskosten
Die Unterkunftskosten sind ein weiteres Themenfeld, das von den Neuregelungen des steuerlichen Reisekostenrechts betroffen ist: Beruflich veranlasste Kosten für die Unterkunft, die im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte anfallen, sind bis zu 48 Monaten unbeschränkt steuerfrei ersetzbar oder als Werbungskosten abzugsfähig. Nach diesem Zeitraum können die Unterkunftskosten nur noch bis zu der Höhe geltend gemacht werden, die den Aufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung entspricht.
Doppelte Haushaltsführung
Bei der doppelten Haushaltsführung im Inland sind künftig die tatsächlich anfallenden Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft bzw. Wohnung maßgeblich. Damit entfällt die Ermittlung der ortsüblichen Vergleichsmiete, mit der bislang die Angemessenheit der Kosten für das Zweitdomizil zu belegen war. Allerdings hat der Gesetzgeber die abziehbaren Kosten für die Unterkunft bei doppelter Haushaltsführung auf maximal 1 000 Euro pro Monat gedeckelt.
