Dezentral arbeitende Teams stimmen ihre Dokumente häufig umständlich per E-Mail ab. Hier bieten Cloud-Systeme deutlich mehr Effizienz und Klarheit. Von Thomas Lorenz
Teamarbeit ist bei einer Vielzahl von betrieblichen Projekten gefragt. Kompliziert wird es meist dann, wenn die beteiligten Mitarbeiter unterschiedlichen Abteilungen angehören, an verschiedenen Standorten tätig sind oder von zuhause bzw. von unterwegs aus arbeiten. In den Betrieben stellt sich deshalb die Frage, wie man den Mitarbeitern eine flexible Arbeitsgestaltung ermöglichen und gleichzeitig Fehler und Missverständnisse beim verteilten, mobilen Arbeiten vermeiden kann.
Vor allem in kleineren Unternehmen wird meist die E-Mail-Kommunikation bevorzugt, um sich abzustimmen und gemeinsam Dokumente wie z.B. Word- und Excel-Dateien zu erarbeiten. In aller Regel ist diese Lösung fehleranfällig und nicht sehr effizient. Denn mit der Zeit existieren zahlreiche Kopien eines Dokuments, die an verschiedenen Stellen abgespeichert sind. Die Beteiligten müssen sich deshalb immer erst vergewissern, dass sie wirklich an der aktuellen Version arbeiten. Oder sie müssen mit hohem Zeitaufwand die Änderungen aus verschiedenen Dokumenten zusammenführen.
Gefragt sind also effiziente Lösungen, um Dokumente über eine Daten-Plattform abzustimmen. Diese sollen darüber hinaus kostengünstig sein und sich ohne großen zeitlichen Aufwand einrichten lassen. Außerdem sollen alle „mobilen“ Mitarbeiter (z.B. im Außendienst oder im Home Office) mit allen Endgeräten darauf zugreifen können. All diese Anforderungen erfüllt das Cloud Computing, das von deutschen Unternehmen deshalb aktuellen Studien zufolge zunehmend eingesetzt wird.
Auswahl eines geeigneten Anbieters
Eine ganze Reihe von Anbietern betreibt Cloud-Plattformen, die sich auch für betriebliche Anwendungen eignen. Eine gute Lösung sollte u.a. folgende Anforderungen erfüllen:
- unproblematische und schnelle Einführung
- einfache und intuitive Verwaltung
- modular erweiterbar
- übersichtliche Anzeige und Bedienbarkeit auf allen Endgeräten (PC, Tablet, Smartphone) durch alle Nutzer
Mit der Cloud-Lösung steht – im Gegensatz zum Austausch von E-Mails – eine zentrale Plattform zur Verfügung, die allen am Projekt Beteiligten den Zugriff auf die gemeinsamen Dokumente gestattet. So ist gewährleistet, dass immer mit der aktuellen Dokumentenversion gearbeitet wird. Gespeicherte ältere Versionen der Dokumente sind aber für einen späteren Zugriff im System hinterlegt und können jederzeit gelesen und nachverfolgt werden.
Gleichzeitiges Arbeiten
Es gibt mittlerweile auch Cloud-Lösungen, die das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Mitarbeiter an einem Dokument ermöglichen. SharePoint Online erlaubt dies beispielsweise für Microsoft Office-Dokumente. In der Anwendung sieht man, wer gerade am Dokument arbeitet, sodass man bei Bedarf direkt nachfragen kann. Die Mitarbeiter müssen also nicht mehr einzelne Arbeitsschritte hintereinander absolvieren, um sich danach über das jeweilige Zwischenergebnis abzustimmen. Gemeinsam lässt sich beispielsweise ein Angebot, das mit Word erstellt wird, oder eine Kalkulation, die mit Excel entstanden ist, in einem Arbeitsschritt fertigstellen.
Cloud-Lösungen machen aber nicht nur das Arbeiten an einzelnen Dokumenten effizienter, sondern sie unterstützen darüber hinaus auch die Kommunikation. Es gibt Lösungen, die sich um Videokonferenzen und Sofortmitteilungen ergänzen lassen, sodass die Zahl der E-Mails weiter verringert und Reisezeiten für Besprechungen reduziert werden können. Ein Beispiel ist Skype mit seinen weltweit 665 Mio. Nutzern, das ebenfalls ein Cloud-Dienst ist und auch verstärkt von Unternehmen eingesetzt wird.
Die Cloud vereinigt also drei wesentliche Vorteile in sich, durch die die Zusammenarbeit im Team deutlicher effektiver wird: Einfache Verwaltung, zentrales Dokumenten-Management und mögliche Nutzung einer Kommunikationslösung. Diese Pluspunkte kommen aber keineswegs nur den Mitarbeitern zugute, die im Außendienst oder von zuhause aus arbeiten. Auch deren nicht mobile Kollegen sollten mit eingebunden und vom Mehrwert der neuen Lösungen überzeugt werden.
