Bequem und schnell wie eine E-Mail, aber viel sicherer: Mit De-Mail kann man auch vertrauliche Dokumente rechtssicher übermitteln. Von Rudolf Philipeit
Wie kann man wichtige Dokumente und vertrauliche Informationen auf elektronischem Wege sicher versenden? Das fragen sich viele Unternehmen, die der klassischen E-Mail nicht vertrauen, sich aber einen schnelleren Weg wünschen als den Postversand per Brief. Bedeutung hat diese Frage auch angesichts der Tatsache, dass für zahlreiche Geschäftsvorgänge und Verwaltungsverfahren nach wie vor die Schriftform nötig ist und die Übermittlung von Dokumenten rechtssicher erfolgen muss.
Der gängige Weg bisher: Dokument ausdrucken, unterschreiben, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen und dort gegebenenfalls als Einschreibebrief aufgeben. Das geht mit De-Mail, das für den Nutzer im Grunde wie ein herkömmliches Mail-Programm funktioniert, nun deutlich komfortabler. Denn das E-Government-Gesetz des Bundes (EGovG) bestätigt De-Mail als sicheres Verfahren zur elektronischen Kommunikation über das Internet. De-Mail wird deshalb dem verwaltungsrechtlichen Erfordernis der Schriftform gerecht und kann ohne weitere Signatur zur juristisch sicheren Kommunikation genutzt werden. Neben De-Mail werden im Gesetz auch „sonstige sichere Verfahren“ aufgeführt, die durch Bundesverordnung noch näher zu bestimmen sind. Voraussetzung für die Verwendung von De-Mail ist, dass der Kommunikationspartner auch über einen De-Mail-Account verfügt.
De-Mail ist viel sicherer als eine normale E-Mail, da die Nutzer sich bei der Erstregistrierung mit ihrem Personalausweis oder Reisepass legitimieren müssen. Jeder Nutzer kann sein Postfach so einstellen, dass es nur noch mit der Online-Ausweisfunktion seines Personalausweises genutzt werden kann, was die Sicherheit nochmals erhöht. Es ist nicht möglich, Inhalt, Absender und Empfänger zu verändern; die Identität der Kommunikationspartner kann immer eindeutig festgestellt werden. Ein anonymes Versenden von Viren, Trojanern oder anderer Malware ist damit ausgeschlossen. Dass die Nachrichten vom Absender bis zum Empfänger verschlüsselt werden können (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung), vervollständigt die Liste der Sicherheitsmerkmale. Weltweit bietet kein anderes öffentliches E-Mail-System diesen hohen Grad an Sicherheit für die elektronische Kommunikation. Dagegen verblasst die klassische E-Mail, die grundsätzlich mit einfachen Mitteln von jedermann gelesen und manipuliert werden kann und deshalb in punkto Sicherheit auf einer Stufe mit der Postkarte steht. Sie ist damit für die vertrauliche Firmen- und Behördenkommunikation ungeeignet.
Ein weiterer wichtiger Sicherheitsaspekt von De-Mail ist, dass sowohl die Zustellung als auch die Integrität (Inhalt der Sendung kommt unverändert beim Adressaten an) nachgewiesen werden. Ähnlich wie beim klassischen Einschreibebrief sind Sende- und Empfangsbestätigungen sowie Vermerke wie „persönlich“ oder „vertraulich“ möglich.
Technische Voraussetzungen
Die Vorteile von De-Mail können ohne großen technischen Aufwand genutzt werden, denn das System setzt auf Standardtechnologien und reduziert die notwendigen technischen Schnittstellen auf ein Mindestmaß. De-Mail kann unabhängig von der jeweiligen betrieblichen Infrastruktur eingesetzt werden und passt sich an die vorhandene EDV-Umgebung an, sodass keine zusätzliche Hard- und Software benötigt wird. Ein Webbrowser und eine Internet-Verbindung reichen aus, um De-Mail nutzen zu können. In Unternehmen, in denen De-Mail von mehreren Absendern und Empfängern eingesetzt wird, empfiehlt sich die Installation eines Gateways. Damit ist jeder De-Mail-Account in die vorhandene Mail-Software (z.B. Outlook, Lotus Notes, Thunderbird) integrierbar.
De-Mail kann auch in die betrieblichen Dokumenten-Managementsysteme (DMS) eingebunden werden und ermöglicht damit eine durchgängige Bearbeitung ohne Medienbrüche. Es müssen also nicht Daten von Papierdokumenten umständlich in die betriebliche Datenverwaltung eingetippt werden, alle Arbeitsschritte lassen sich nun vollständig elektronisch und gleichzeitig rechtssicher bearbeiten. Außerdem werden die Dokumente digital gespeichert, sodass kein Aufwand mehr für die Pflege von Papierbeständen betrieben werden muss.
Mit De-Mail entfallen nicht nur die Kosten für Druck, Kuvert und Versand sowie der Weg zur Post, auch die Übertragungsgeschwindigkeit nimmt rapide zu. Soll ein herkömmlicher Brief noch am gleichen Tag beim Empfänger sein, bleibt oft nichts anderes übrig als der teure Kurierversand. Die Übertragung mit De-Mail erfolgt innerhalb von Sekunden und das bei niedrigen Kosten von 0,30 bis 0,40 Euro pro Standardversand je nach Dienstanbieter und Versandvolumen. Für Privatanwender ist der Versand von De-Mails bei den meisten Anbietern sogar kostenlos. Dagegen fallen für den Versand eines Briefes nach einer Studie der Bundesnetzagentur von 2007 im Betrieb Gesamtkosten von 1,37 Euro an. De-Mail erhöht also die Sicherheit der elektronischen Kommunikation – und das bei niedrigen Kosten und ohne Komfortverlust.
Wie bekommt man einen De-Mail-Account?
De-Mail wird derzeit von folgenden Anbietern angeboten: 1&1, Deutsche Telekom, GMX, Mentana Claimsoft, T-Systems und Web.de. Über die Webseiten dieser Unternehmen kann man sich für De-Mail registrieren lassen. Wie erwähnt wird jeder De-Mail-Nutzer bei seiner Erstregistrierung über seinen Personalausweis oder Reisepass identifiziert. Dies erfolgt in der Regel durch die Vorlage des Ausweisdokuments bei einer Stelle, die vom Provider benannt wird. Einige Anbieter (z. B. Deutsche Telekom und Mentana Claimsoft) ermöglichen bereits die Identifizierung über die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises.
Umfassende Informationen über De-Mail (u. a. Einsatzgebiete, Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Hinweise zur Zugangseröffnung, Prozessbeschreibungen, technische Integration, Anpassung von Standardapplikationen) sind unter www.de-mail.de abrufbar.
