Die Logistik rund um eine Messe will gut geplant sein – gerade im Ausland sind viele spezifische Aspekte zu beachten. Von Alexander Schmitt
Messen stehen bei Unternehmen als Marketing-Instrument hoch im Kurs: Sie sind ideale Foren, um Produkte und Dienstleistungen zu präsentieren und um persönlich mit Kunden zu sprechen. Allerdings sind Messeauftritte meist mit beträchtlichen Kosten und einem hohem Zeitaufwand verbunden. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen müssen sich daher gut überlegen, ob ein Auftritt lohnenswert ist. Fällt die Entscheidung zugunsten des Messeauftritts aus, muss auch der Aspekt der Messelogistik ausreichend beachtet werden. Denn die auszustellenden Produkte sollen auch tatsächlich den Bestimmungsort erreichen – vor allem im Ausland ist dies nicht immer selbstverständlich. In Kooperation mit spezialisierten Logistikern ist dafür Sorge zu tragen, dass die Kosten für den Versand der Waren nicht unerwartet in die Höhe schnellen und dass man auf nicht vorhersehbare Probleme vor Ort schnell reagieren kann.
Sorgfältige Vorbereitung
Haben Unternehmen keine eigene Messeabteilung, so übernimmt häufig die Marketing- oder Vertriebsabteilung die Messeplanung. Sie entwirft den Stand, wählt die auszustellenden Produkte und die Marketing-Unterlagen aus (z.B. Flyer, Prospekte und Anschauungsmaterial) und bucht die Unterkünfte für den Aufenthalt. Eine wichtige Aufgabe ist auch die Organisation des Versands an den Ausstellungsort. In der Regel werden vor allem kleinere Unternehmen dies nicht in eigener Regie bewerkstelligen können, sondern auf Speditionsdienstleister zurückgreifen müssen.
Das trifft vor allem für Messen und andere große Veranstaltungen zu, die im Ausland stattfinden. In allen Ländern der Welt gibt es unterschiedliche Regularien zu Zollabfertigungen, Einfuhrverboten oder Embargos. Eine Übersicht darüber dürfte Unternehmen schwer fallen, die keine eigenen Logistikexperten im Betrieb haben. Ein Beispiel: Nach China dürfen Laptops komplett mit Akku versendet werden, beim Rücktransport allerdings nicht – der Akku muss dann in das Handgepäck. Noch komplizierter wird es aufgrund sehr unterschiedlicher Regularien beim Transport von Lebensmitteln oder lebenden Tieren. Sogar Textilien, z. B. die klassische „Werbetasche“ aus Baumwolle, können dazu führen, dass die Sendung gestoppt wird.
Beispiel Brasilien
Die Herausforderungen der internationalen Messelogistik seien am Beispiel Brasilien erläutert: In São Paulo finden 90 Prozent aller Messen in Brasilien statt, weshalb die Stadt als Tor zu den Märkten Südamerikas gilt. Dort herrschen allerdings sehr strenge Zollvorschriften. Der Spediteur darf die Waren häufig nur definitiv abfertigen – also als normalen Export aus Deutschland. Dies kann zu Zöllen und Steuern führen, die oft zwischen 40 und 60 Prozent des Warenwertes ausmachen. Darüber hinaus wird die Ware in vielen Fällen nur dann ins Land weitergeleitet, wenn eine Importvollmacht des Empfängers vorliegt – dies ist in der Regel eine brasilianische Firma. Einen geeigneten Partner im Zielland zu finden, kann mitunter schwierig sein. Wenn die Messe aber schon in wenigen Tagen ansteht, wird es erfahrungsgemäß zeitlich knapp und die Expertise eines Dienstleisters mit Erfahrung vor Ort ist gefragt.
Abhilfe versprechen spezielle Zollabfertigungen für Waren, die nur für die Dauer einer bestimmten Veranstaltung in ein Land eingeführt und dann wieder zurücktransportiert werden. Hier hilft die temporäre Einfuhr mit speziellen Außenhandelsdokumenten und -verfahren. Entscheidender Vorteil: Es müssen keine Zölle und Steuern bezahlt werden, wie dies bei einer regulären Lieferung der Fall wäre.
Ein wichtiges Instrument der temporären Einfuhr sind die Carnets A.T.A., die auch von der IHK Nürnberg für Mittelfranken ausgestellt werden. Diese Carnets sind Zolldokumente, mit denen bestimmte Warenarten ohne Hinterlegung einer Sicherheitsleistung vorübergehend in bestimmte Drittländer (Länder, die nicht zur Europäischen Gemeinschaft gehören) ausgeführt werden können. Es handelt sich also um eine Art Reisepass für Waren. Das entsprechende Zielland muss dem Verfahren beigetreten sein und auch das Abkommen zu den jeweiligen Verwendungszwecken akzeptiert haben. Die Abkommen mit den einzelnen Ländern gelten in der Regel für Berufsausrüstung, Messe- und Ausstellungsequipment und Warenmuster.
Netzwerk vor Ort
Bei der Auswahl geeigneter Messespediteure sollte man darauf achten, dass diese in den Zielländern auf ein entsprechendes Netzwerk zurückgreifen können. Damit sind sie in der Lage, vor Ort flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse und Probleme zu reagieren. Zu diesem Netzwerk sollten einheimische Dienstleister wie Messebauer, Eventagenturen, Veranstaltungstechniker, Messespediteure usw. gehören.
Um den Überblick über die komplexen Organisationsschritte rund um den Messeauftritt zu behalten, setzen die Logistiker meist Projektleiter ein, die für den Transport, die Koordination des Teams vor Ort und den Rücktransport von Messestand, ausgestellten Waren und Marketing-Unterlagen sorgen. Zu den Aufgaben des Projektleiters und seines Teams gehören u. a. auch die Meldeprozesse am Messeplatz, die Information über die optimalen Zufahrts- und Zugangswege zur Messehalle (z. B. Verkehrs- und Parkleitsysteme) und die Zeitplanung (Abholung oder Anlieferung der Ware, vorgegebene Auf- und Abbauzeiten der Messegesellschaften). Erfahrene Messelogistiker sollten wissen, welche Tage sich am besten für Anlieferung und Abholung am Messegelände eignen und wann mit den geringsten Wartezeiten zu rechnen ist. Sie unterstützen auch meist, wenn kurzfristig zusätzliches Personal gebucht werden muss oder Veranstaltungstechnik benötigt wird.
Frühzeitig planen
Damit der Messeauftritt gelingt, sind eine intensive und frühzeitige Vorbereitung sowie eine Dokumentation der einzelnen Organisationsschritte notwendig. Entscheidet sich ein Unternehmen zur Zusammenarbeit mit einem Event- und Messelogistiker, empfiehlt es sich, diesen frühzeitig an den entsprechenden Planungen zu beteiligen. Denn in einigen Ländern muss man genug Zeit einplanen, um vor Ort alle Regularien einzuhalten und die Zollabfertigung zu erledigen. Es reicht also nicht aus, sich auf den Termin zu konzentrieren, an dem die Waren am Messestand angeliefert werden müssen. Zudem sollte bereits in einem frühen Planungsstadium der Umfang der Lieferung feststehen. Empfehlenswert ist eine vollständige Packliste, in der Anzahl, Inhalt, Art und Wert der Waren aufgeführt werden. Zudem sollten Herstellerzertifikate oder bei Sondermaschinen auch Fotos beigefügt werden. Wer diese Ratschläge befolgt, frühzeitig und eng mit dem Logistikpartner zusammenarbeitet, schafft die Grundlage für einen reibungslosen und erfolgreichen Verlauf der Messe.
