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Datenablage

Sicher und unveränderbar

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Die neuen Grundsätze für die Führung und Archivierung digitaler Unterlagen (GoBD) gelten seit Anfang 2017. Was muss beachtet werden? Von Paul-Alexander Thies

Buchhaltungsdaten liegen in der Cloud, Kassensysteme werden mobil und die Geschäftskorrespondenz wird überwiegend in Form von E-Mails erledigt. Diese Veränderungen im betrieblichen Alltag haben auch Folgen für die Grundsätze, die für die Buchführung, die Aufbewahrung von Unterlagen und die Datensicherung gelten. Sie müssen mit dem technischen Fortschritt mithalten und ständig angepasst werden. Damit verbunden ist eine Reihe von praktischen Fragen: Was dokumentieren Firmen heutzutage auf welche Weise? Wie führt man betrieblich relevante Daten so zusammen, dass sie dauerhaft lesbar, nachvollziehbar und vollständig vorliegen? Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf die interne Organisation der Betriebe und wie verändern sich die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit?

Diese Fragen sollten mit der Reform der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) geklärt werden, wobei es insbesondere um die Daten geht, die digital bearbeitet und aufgezeichnet vorliegen. Seit 1. Januar 2017 müssen Buchhaltung, Rechnungswesen und Dokumentation zwingend den neugefassten GoBD entsprechen. Ende 2014 hatte das Bundesministerium für Finanzen in einem Schreiben zusammengefasst, wie digital vorliegende Daten zukünftig zu handhaben sind. Diese Anforderungen sind seit dem 1. Januar 2015 in Kraft. Allerdings gab es eine Übergangsfrist bis Ende 2016, um den Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung zu geben. Denn es galt, entsprechende Archivierungs- und Kassensysteme zu installieren, um die Daten rechtskonform erfassen, speichern und übertragen zu können.

Der Fokus der neuen GoBD liegt wie bisher auf Daten, die für Finanzverwaltung und Rechnungswesen nötig sind. Das bedeutet, dass grundsätzlich jedes Unternehmen betroffen ist. An die GoBD halten muss sich also sowohl der Freiberufler, der mit einer Einnahmenüberschussrechnung abschließt, als auch das Handelsunternehmen, das Bücher führt und eine Bilanz erstellt.

Das wesentliche Ziel der GoBD ist es, Daten sicher und unveränderbar während der gesamten Aufbewahrungsfrist zu speichern. Dazu gehört, einen unbefugten Zugriff und einen Datenverlust zu verhindern. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Einzelbelege, Kleinbetragsrechnungen etc. dürfen also nicht vor Ende der Aufbewahrungsfristen verloren gehen, zerstört oder durch Änderung von Datenformaten unbrauchbar werden. Der Speicherort kann auch ein cloudbasiertes System sein.

Die abgelegten Daten dürfen nicht manipulierbar sein. Nachträglich veränderte Daten sind zu kennzeichnen und die Ausgangsversion zu dokumentieren. Die alleinige Speicherung in Form von Dateien aus Textverarbeitung und Tabellenkalkulation ist also nicht mehr ausreichend, weil damit spätere Änderungen nicht automatisch nachvollziehbar sind.

Haupt-, Vor- und Nebensysteme

Was gerade dem Handel bei der Umstellung Sorgen bereitet hat, ist der Anspruch, dass die GoBD auch die sogenannten Vor- und Nebensysteme betreffen. Neben der Hauptbuchführung sind also auch Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme und alle Geräte einbezogen, die Daten zu Geschäftsvorfällen erfassen. Das bedeutet, dass nun auch Bargeschäfte viel detaillierter zu dokumentieren sind als bisher. Neue elektronische Kassensysteme speichern jeden einzelnen Vorgang. Diese Daten gehören in vollem Umfang zur Buchhaltung, deshalb muss zum Beispiel das Kassensystem eine Schnittstelle zum Datentransfer bieten.

Der Grundsatz, dass Daten zeitnah zugeordnet werden müssen, gilt seit jeher. Durch die GoBD wird er aber noch wichtiger, denn künftig müssen Lieferantenrechnungen, Quittungen und Belege in chronologisch richtiger Reihenfolge dokumentiert sein. Auch bei geschäftlichen E-Mails, deren Inhalt für Buchhaltung und Steuer Relevanz hat, müssen die Zeitstempel mit archiviert werden. Die Mails müssen über die Dauer der Aufbewahrungspflicht verfügbar und lesbar bleiben. Auch hier ist ein gezielt eingesetztes Archivierungssystem hilfreich.

Jede Firma ist anders, weil Geschäftsmodell, Verwaltung und Arbeitsweise variieren. Doch für alle gilt: Die Geschäftsvorgänge müssen für sachkundige Personen nachvollziehbar sein. Dazu gehört oft mehr als nur die reine Buchführung. Wer für was zuständig ist und wie Abläufe gestaltet sind, lässt sich durch eine Verfahrensdokumentation darstellen. Sie klärt zum Beispiel, was mit einem steuerlich relevanten Beleg passiert, wenn er entsteht oder in der Firma eingeht, wie die Ordnerstruktur aufgebaut ist und wer Zugriff auf die Daten hat. Die zuständigen Mitarbeiter müssen das Verfahren kennen und sich daran halten. Die Verfahrensdokumentation hilft also auch bei der Einarbeitung neuer Kollegen und gibt dem Betriebsprüfer des Finanzamtes die Möglichkeit, sich daran zu orientieren.

Autor/in: 

Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer der Billomat GmbH & Co. KG in Nürnberg. Das Unternehmen ist auf die Digitalisierung und Automatisierung von Buchhaltungsprozessen spezialisiert und hat die Online-Buchhaltungssoftware Billomat entwickelt (www.billomat.com).

 

WiM – Wirtschaft in Mittelfranken, Ausgabe 06|2017, Seite 34

 
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