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Ordnende Hand

Ohne großen Aufwand lassen sich Papierwust und unübersichtliche Aktenschränke in den Griff bekommen.

In vielen deutschen Büros werden bis zu 20 Prozent der Zeit mit unnötigen Arbeiten wie der Suche nach Unterlagen vertan. Papierstapel von A nach B zu sortieren, ohne ihner wirklich Herr zu werden, bedeutet Zeitverlust und Kosten. Überdies ist es reichlich frustrierend.

Nicht nur bei den ausgesprochenen „Messis“ unter den Büromenschen kann man übervolle Schreibtische erleben. Diese gehören zum Alltag in einem Land, in dem jährlich rund 800 000 Tonnen Papier allein aus Laserdruckern oder Kopierern quellen. Doch vor allem übervolle Schreibtische und Ablagen sind es, die immer wieder dazu führen, dass Unterlagen erst zeitraubend gesucht werden müssen, wenn sie gebraucht werden. Falls sie denn überhaupt gefunden werden. Selbiges setzt sich bei der Ordnerarchivierung fort. Oft sind die Ordner kaum nachvollziehbar beschriftet, selbst für den, der sie irgendwann einmal angelegt hat. Und richtig ärgerlich wird es für den, der gerade die Urlaubs- oder Krankheitsvertretung macht. Dann gleicht die Suche oftmals einem Lotteriespiel.

Wer dem Einhalt gebieten will, dem hilft nur eine Radikalkur: Alles runter vom Schreibtisch, bis auf die notwendigen Arbeitsgeräte wie PC, Telefon, Stifte, Locher und Hefter. Und dann kann ein Strukturierungsprozess beginnen, der innerhalb kürzester Zeit wahre Wunder bewirkt. Nie wieder suchen müssen, sondern alles ist ruckzuck zur Hand und in der Archivierung findet sich jeder zurecht. Und vor allem: Das Arbeiten macht wieder mehr Freude. Denn morgens an einen leeren Schreibtisch zu kommen macht eindeutig mehr Spaß, als das Chaos des Vortages vorzufinden.

Ablagesystem
Doch bevor es so weit ist, bedarf es noch einiger Vorarbeiten. Zunächst muss eine durchdachte Ablage installiert werden. Bewährt hat sich ein System aus zwei mal drei Ablagefächern übereinander für Eingang, Ausgang, Papier, Nachschlagen, Lesen und Zwischenablage. Papier bedeutet, dass dort ein kleiner Stapel unbeschriebener DIN-A4-Blätter bereitliegt, der jederzeit genutzt werden kann, falls etwas notiert werden soll. Im Fach Nachschlagen wird ein Schnellhefter abgelegt, in dem sich immer wieder benötigte Informationen wie Telefonlisten oder Ähnliches befinden. In das Ablagefach für Lesen wandern zum Beispiel Zeitschriften. Es empfiehlt sich, dieses Fach innerhalb des Dreiertürmchens in die Mitte oder nach unten zu positionieren. Denn auf diese simple Art und Weise ist der Platz nach oben begrenzt und es können keine wuchernden Zeitschriftenstapel entstehen.

Neben dem Installieren der sechs Ablagefächer hat sich auch die Arbeit mit einer Monats- und einer Jahresmappe bewährt. In die Monatsmappe mit Fächern für die Tage 1 bis 31 wandern die Unterlagen, die an dem dafür vorgesehenen Tag bearbeitet werden sollen. In die Jahresmappe mit Fächern für die Monate 1 bis 12 werden Unterlagen abgelegt, die nicht im aktuellen Monat bearbeitet werden müssen, sondern vielleicht erst im übernächsten. So wird in das geordnete Büro auch gleich ein einfach strukturiertes Zeitmanagement integriert, was dabei hilft, Terminangelegenheiten pünktlich zu erledigen.

Entsorgung von überflüssigen Unterlagen
Nachdem auf dem Schreibtisch nur noch das für die Büroarbeit wirklich Notwendige bereitsteht, beginnt der Teil der Chaosbeseitigung, der den meisten Menschen die größten Schwierigkeiten bereitet: Das Sichten, Sortieren und vor allem Entmüllen der Unterlagen, die sich angesammelt haben. Denn jetzt ist es an der Zeit, alles zu entsorgen, was nicht wirklich gebraucht wird. Und das ist in aller Regel eine ganze Menge.

Der Prozess des Sichtens und Entsorgens setzt sich danach bei den Unterlagen fort, die in Ordnern archiviert werden. Denn alle Ordner sollten neu angelegt werden, und zwar nach einem einheitlichen System. Sinnvoll ist es, Ordner in mehreren verschiedenen Farben anzulegen. Sie signalisieren jeweils einen spezifischen Oberbegriff wie zum Beispiel Vertrieb oder Verwaltung. Alle Ordner werden nach der gleichen Systematik beschriftet. Und innerhalb der Ordner gibt es mit Hilfe von Register- und Trennblättern eine klare Untergliederung nach Themen. Auch sämtliche vorhandenen Stehsammler und Hängeregister werden durchforstet, entmüllt, neu sortiert und sauber beschriftet. Gleiches gilt selbstverständlich auch für die virtuelle Archivierung im PC. Auch dort sollte die neue Bürostruktur umgesetzt werden.

Erfahrungsgemäß ist dieser gesamte Prozess für die, die ihn bewerkstelligen, ein durchaus schwieriger. Doch die Mühen lohnen sich. Denn bereits nach rund einem Tag, so lange dauert es im Durchschnitt, bis ein Büroarbeitsplatz neu strukturiert ist, lassen sich die Früchte ernten: Der nächste Arbeitstag beginnt an einem aufgeräumten Schreibtisch.

Externer Kontakt: Petra Zimmermann, Geschäftsführerin Sysbo GmbH & Co. KG, Langenargen, p.zimmermann@sysbo.org
 

WiM – Wirtschaft in Mittelfranken, Ausgabe 11|2006, Seite 40

 
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