Alles in Ordnung?

Anstatt die Inhalte der Ordner und Mappen kritisch zu durchforsten und auszusortieren, werden häufig einfach zusätzliche Ordner beschafft. Die wiederum brauchen Stellfläche und so wird früher oder später ein neues Regal gekauft, das wiederum Platz benötigt. Verständlich, dass eine solche Sammlung unübersichtlich wird. Damit wird auch der Aufwand für das Ausmisten immer größer. Vor allem aber wird es immer mühsamer, Unterlagen zu finden.

Papierberge wirken sich auch vertrauensstörend gegenüber Besuchern aus. Man vermittelt nicht gerade das Gefühl, die Dinge im Griff zu haben. Unterschätzt wird, dass der Besucher dazu nicht ins Büro kommen muss. Dazu reicht schon ein Telefonanruf aus, bei dem einer der Gesprächspartner unter lautem Rascheln nach einer Unterlage sucht. Und nicht zuletzt: Die Gegenstände um uns herum lösen Assoziationen aus und beeinflussen die Arbeit. Ein chaotisches Umfeld raubt Kraft und Energie.

Was kann man also unternehmen? Zu unterscheiden sind fünf Handlungsfelder:

• Entrümpeln
• Organisationsstrukturen anlegen
• Schriftgutmanagement
• Methodisch arbeiten
• Selbstkontrollkompetenz entwickeln

Entrümpeln
In vielen Büros wäre man einen großen Schritt weiter, wenn mal richtig entrümpelt würde. Doch viele Menschen haben damit eigenartigerweise Schwierigkeiten. Die häufigste Ausrede: „Das könnte ich vielleicht noch mal gebrauchen.“ Ein klassisches „Killerargument“, denn wer diese Aussage nicht aus seinem Wortschatz streicht, kann das Thema Entrümpeln gleich beenden. Die richtige Frage muss lauten: „Wofür könnte ich etwas noch gebrauchen?“ Das schränkt die möglichen Antworten meist ganz erheblich ein.

Eine wichtige Regel: Die Akten, mit denen Sie sich umgeben, sollten für die Gegenwart und insbesondere Ihre Zukunft wichtig sein. Gegen diesen Grundsatz wird in vielen Büros massiv verstoßen. Denn viele sitzen in ihrem eigenen Archiv, ohne es zu merken. Wenn Sie sich nicht sicher sind, mit welchen Unterlagen Sie tatsächlich im Tagesgeschäft arbeiten, können Sie einen Test machen. Kleben Sie auf jeden Ihrer Ordner einen kleinen Farbpunkt. Wenn Sie den Ordner benutzt haben entfernen Sie den Farbpunkt. Nach acht Wochen ziehen Sie Bilanz. Alle Ordner, auf denen jetzt noch der Farbpunkt klebt, hatten Sie zwei Monate nicht mehr in der Hand. Diese Unterlagen sollten Sie sich nun näher ansehen und eine Entscheidung treffen, ob Sie diese wirklich um sich herum im Büro benötigen. Vielleicht können Sie die Papiere bei genauerem Hinsehen sogar ganz vernichten.

Organisationsstrukturen anlegen
In vielen Büros fehlen klare Strukturen. Akten, Bücher und Unterlagen werden spontan irgendwo abgelegt, wo gerade Platz ist. Doch damit sind viele Probleme vorprogrammiert. Nehmen wir als Beispiel den Büromaterialkatalog. Angenommen Sie bekommen einen neuen Katalog zugesandt, dann sollten Sie sofort den alten Katalog aussortieren. Das gleiche gilt für alle anderen Unterlagen und Arbeitsmittel ebenso. Schaffen Sie klar definierte Orte, wo die Unterlagen hingehören. Legen Sie Kategorien wie z.B. „Lesen“, „Adressen“ oder „Antwort offen“ an. Idealerweise nutzen Sie hierfür die Hängeregistratur im Bürocontainer. Damit verschwindet schon vieles vom Schreibtisch. Alles was Sie bei Gelegenheit lesen wollen ebenso, wie Zettel mit Adressen und Telefonnummern. In die Mappe „Antwort offen“ kommen alle Notizen und Faxkopien, wo Ihnen andere noch etwas schuldig sind. Haben Sie die Antwort erhalten, werfen Sie die Notiz weg. Dies erzeugt ein gutes Gefühl, denn mit einem Blick in die Mappe „Antwort offen“ haben Sie immer einen vollständigen Überblick, wen Sie erinnern oder anmahnen müssen.

Eine ganz wichtige Kategorie sind die Kleinprojekte. Legen Sie einige Mappen an mit „Kleinprojekt 1“, „... 2“, „... 3“ usw. Hier sammeln Sie alles für temporäre Kleinvorhaben. Angenommen Sie wollen sich neue Reifen für Ihr Auto kaufen, dann sammeln Sie im „Kleinprojekt 1“ alle Angebote, Kataloge oder Zeitungswerbung. Haben Sie Ihre Reifen beschafft, können Sie den Inhalt von „Kleinprojekt 1“ vernichten und die Mappe steht wieder für ein anderes Projekt zur Verfügung. Damit haben Sie eine flexible Struktur geschaffen, die Ihnen hilft, den Schreibtisch frei zu halten.

Schriftgutmanagement
In Büros werden immer wieder Schriftstücke gesucht, weil man nicht mehr weiß, in welchen Stapel man greifen soll: „Ablegen“, „Bearbeiten“ oder „Dringend“? Der wohl am häufigsten gemachte Fehler ist die Ablage von Schriftstücken in der Wiedervorlagemappe. So logisch es erscheint, so schwierig wird es, wenn Sie das Schriftstück vor dem eigentlichen Termin benötigen. Denn Sie wissen meistens nicht, auf welchen Termin Sie das Dokument gelegt haben. Und dann beginnt das große Suchen. Gewöhnen Sie sich also an, Schriftstücke grundsätzlich dort abzulegen, wo sie in Ihrer Ablage hingehören. In Ihre Wiedervorlagemappe kommen dann nur noch Querverweise. Überhaupt sollten Sie alle Zwischenablagen wie „Bearbeiten“ etc. auflösen. Führen Sie einfach eine Aufgabenliste, auf der Sie notieren, was Sie noch alles zu bearbeiten haben und legen Sie die Schriftstücke gleich dort ab, wo sie hingehören.

Arbeitsmethodik
Einer der wichtigsten Arbeitsabläufe für ein aufgeräumtes Büro ist der Posteingang. Hier entscheidet sich, ob Sie Ihre Ordnung aufrecht erhalten oder nicht. Häufig wird ein Brief geöffnet, quergelesen und dann erst einmal beiseite gelegt. Mit dieser Vorgehensweise hat man in kürzester Zeit wieder eine Menge vagabundierender Blätter auf dem Schreibtisch. Nehmen Sie jedes Schriftstück nur einmal in die Hand und treffen dann sofort eine Entscheidung. Ist es eine Kleinigkeit, dann erledigen Sie es sofort. Ist es umfangreicher und Sie wollen es später erledigen, dann legen Sie das Schriftstück in Ihrer Ablage dort ab, wo es hingehört und machen sich in Ihrer Aufgabenliste einen Vermerk. Damit sind alle Unterlagen wieder komplett und auf dem Schreibtisch liegt nichts herum.

Die Aufgabenliste ist das zentrales Steuer-Element im Büro. Hier haben Sie alles notiert, was Sie noch erledigen müssen. Damit haben Sie immer einen vollständigen Überblick, vergessen nichts und entlasten Ihren Kopf. Denn das Gehirn ist zum Nachdenken da und nicht zum Merken von Aufgaben. Schriftlich geplant lassen Sie sich auch viel weniger ablenken. Eine Aufgabenliste ist wie eine Leitlinie durch den Trubel des Alltags. Überhaupt ist das Prinzip der Schriftlichkeit einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren im Tagesgeschäft. Nur Amateure meinen alles im Kopf managen zu können. Profis schreiben und planen schriftlich.

Selbstkontrolle erlernen
Erheben Sie nicht den Anspruch, eine hundertprozentige Organisation erreichen zu wollen. Das werden Sie nicht schaffen, weil sich die Anforderungen und Ihr Umfeld laufend verändern. Unterwerfen Sie die Organisation einem ständigen Optimierungsprozess. Zeichnen sich neue Papierstapel ab, dann hinterfragen Sie immer wieder kritisch: Fehlt mir ein Platz für dieses Papier in meiner Ablage? Dann müssen Sie die Organisationsstruktur entsprechend anpassen und ergänzen. Oder liegt das Papier dort, weil ich methodisch nicht sauber vorgegangen bin? Dann müssen Sie sich wieder disziplinieren.

Entwickeln Sie kontinuierlich Ihre Kompetenz und legen Sie sich ein Repertoire an Organisations- und Methodenkompetenz zu. Entscheidend ist, dass Sie eventuelle Missstände nicht verwalten, sondern aktiv angehen.