Offene Arbeitswelten

Konservative Büroformen wie Zellen- und Kombibüros sind nicht zwangsläufig für konzentriertes Arbeiten besser geeignet als z.B. offene Arbeitswelten. Ein oder zwei Kollegen im selben Raum sind objektiv störender, weil wahrnehmbarer, als viele Kollegen in einer größeren Fläche, von denen sich keiner einzeln akustisch aufdrängt. Auch das ständig steigende interne Mail-Aufkommen kann bei offenen Büroformen belegbar um 30 Prozent reduziert werden. Unterstellt man, dass für Sichten, Diagonallesen und Speichern einer Mail durchschnittlich nur zwei Minuten benötigt werden, können alleine durch optimierte Arbeitslandschaften schon Effizienzsteigerungen von fünf bis zehn Prozent erreicht werden, weil Kommunikation von Angesicht zu Angesicht stattfindet.

Dieses Flächennutzungskonzept reduziert die Nettofläche pro Arbeitsplatz meist auf ca. acht bis zehn Quadratmeter inklusive aller Nah- und Fernablagen. Der möglichst höhenverstellbare Hauptarbeitsplatz benötigt selten mehr Fläche als der klassische „1,60 x 80er“-Tisch. Briefschalen, Pultordner und Utensiliencontainer sind absolut entbehrlich. Statt dessen integriert ein seitliches Beimöbel eine sogenannte 31/12-Ablage, ein kleines Ablagefach zum Vorsortieren, eine Organisationsschublade für die Büroutensilien und ein Personalfach. Dieses Beimöbel grenzt durch seine halbhohe Ausführung seitliche Arbeitsplätze ab, ohne Verluste an Tageslicht oder Überblick. Die im Rücken raumteilend positionierten Highboards lassen alle Handakten erreichbar werden und schirmen die Arbeitsinseln ab. Ergebnis sind platzsparende Arbeitsflächen, die Konzentration und Kommunikation zulassen.

Ablagesysteme
Auffällig, aber nicht entscheidend an dieser Arbeitsplatzarchitektur ist der fehlende Bürocontainer. Ausschlaggebend ist vielmehr, dass es neben den digitalen Management-Instrumenten (Kalender, Kontakte, Aufgaben) nur noch ein weiteres individuelles Ablagemedium, die sogenannte 31/12-Ablage, gibt. So kann z.B. im Krankheitsfall von Sachbearbeitern durch deren Vorgesetzte sofort und ohne Zeitverluste agiert werden, weil anstehende Aktivitäten unmittelbar gesichtet werden können. Niemand muss darauf warten, bis interne Partner oder selbst Kunden nachfragen, wo Zuarbeit oder gar Angebot bleiben. Damit ist das strategische Führungsziel „Agieren statt Reagieren“ ebenso möglich wie deutlich höhere Transparenz der Tätigkeiten von Mitarbeitern.

Weiterer, nicht unwichtiger Baustein erhöhter Effizienz im Büro sind offene Aktenregale mit sauber organisierten und beschrifteten Ordnern und Schubern. Nicht nur dass solche Möbel rund die Hälfte kosten, entscheidend ist die Verhinderung von anarchischen und häufigen Mehrfach-Ablage(systemen), die sehr viel Zeit und Raum und damit auch Geld kosten.

Die AOK-Faktoren
Wie stark sich die Umgebung auf die Arbeit im Büro auswirkt, wird bedauerlicherweise bei Neubauten und bei Revitalisierungsmaßnahmen oft unzureichend beachtet. Stärkere Gewichtung verdienen die sogenannten AOK-Faktoren: Dahinter verbergen sich die Aspekte Akustik-Optik-Klima. Sie lassen sich meist ohne Mehrkosten bei der Investition und mit hohem Einsparpotenzial beim Unterhalt deutlich verbessern. Nur einige Beispiele seien skizziert:

• Hochleistungsabsorber an der Rohdecke ersparen abgehängte Unterdecken und bringen Schall und Hall auf das geforderte Maß. Zwei-Komponenten-Beleuchtungssysteme machen das Sehen angenehmer und sparen über 75 Prozent der üblichen Energiekosten.
• Tageslichtleittechnik bei außenliegendem Sonnenschutz kostet kaum mehr, erspart aber Kunstlicht bei Sonnenschein und hellt Decken natürlich auf.
• Schwerkraftkühlungen sind seit 70 Jahren im Einsatz, sie sind still, leistungsfähig und zugluftfrei, zudem lassen sie sich mit 40 Prozent weniger Energie betreiben. Im Idealfall kommt die Kühlleistung zum Nulltarif aus Erdsonden. Selbst übliche Heizungssysteme kann diese Technologie ersetzen, ohne jedoch den Nachteil anderer Kühltechniken zu haben: Die Gebäudenutzung bleibt flexibel, weil keine fixierten Zonen ausgebildet werden müssen.
• Eine Hochdruck-Nanovernebelung befeuchtet Luft und Schleimhäute, um zu verhindern, dass durch den Einsatz moderner Bürotechnik getrocknete Luft zum Krankheitsfaktor wird. Willkommener Nebeneffekt: die Luft riecht besser.

Diese Klimafaktoren senken Krankheitskosten messbar und schaffen beste Voraussetzungen für höhere Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter.

Das Raucherproblem
Rauchen kann man zwar verbieten, aber das Problem lösen solche administrative Maßnahmen nicht. Ein optimierter Ansatz sind offene, sehr leise Raucherkabinen, die höchste Filter- und Reinigungsergebnisse erzielen und damit Raucher und Nichtraucher zum informellen Austausch, zum Kurzmeeting einladen, ohne Dritte zu stören oder gar zu gefährden. Die Kosten solcher Kabinen sind geringer als separate Raucherräume oder das Männleinlaufen vor die Türe.

Neue Elemente des Arbeitens
Konzentriertes Arbeiten in komprimierten Flächen erfordert Zonen der Stille, der Kommunikation oder meist auch für Aktivitäten. Zehn Minuten Kickerspiel verschaffen Bewegung und auch einen freien Kopf. Die Kurzbesprechung an einer Bar – oder in der Lounge – warum nicht neben frühstückenden Kollegen. Massagesessel und Fitnessgeräte können ebenso wie Erholungszonen und Ruheräume in kürzester Zeit die Leistungsfähigkeit regenerieren. Solche Flächen kosten gemessen am Ergebnis vernachlässigbare Budget-Ansätze. Eine integrierte technische Innenarchitektur schafft Voraussetzungen, die die Bedingungen für Unternehmer und Beschäftigten gleichermaßen verbessern. Unternehmen mit derartigem Standing können ihren Kunden und Märkten glaubhaft ihr Innovationspotenzial, ihre Zukunftssicherheit demonstrieren.