Software sorgt für Rechtssicherheit

In zahlreichen Unternehmen wird das Internet von den Mitarbeitern auch für private Zwecke genutzt. Die Mitarbeiter surfen in ihrer Arbeitszeit zu neuen Urlaubszielen oder informieren sich über ihr privates Hobby. Damit bewegen sich sowohl die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber in einer rechtlichen Grauzone. Manche Unternehmen versuchen das Problem des privaten Surfens dadurch zu lösen, dass sie die private Nutzung vollständig verbieten.

Dieses Verbot hält jedoch nur dann einer rechtlichen Prüfung Stand, wenn es wirksam kontrolliert wird. Und wenn das Unternehmen Verstöße gegen das Verbot mit Sanktionen belegt. Unterbleibt dies, gehen die Gerichte häufig davon aus, dass das private Surfen als geduldete betriebliche Übung und somit als stillschweigende Erlaubnis zu werten ist.

Den Arbeitnehmern das private Surfen am Arbeitsplatz generell zu erlauben, hat datenschutzrechtliche Probleme zu Folge. Außerdem haftet das Unternehmen in diesem Fall für Urheberrechtsverletzungen sowie strafbare Handlungen seiner Mitarbeiter (z.B. Besuch kinderpornografischen und volksverhetzenden Seiten). Eine Kontrolle privater Nutzungsdaten ist nach dem Telekommunikationsgesetz zudem nur in Ausnahmefällen erlaubt, z.B. wenn der begründete Verdacht einer strafbaren Handlung vorliegt.

Filter-Software
Manche Unternehmen versuchen das Problem durch Kontroll-, Überwachungs- und Filter-Software in den Griff zu bekommen. Damit behindern sie jedoch häufig das tägliche Arbeiten und sie lenken die Energie der Mitarbeiter auf das Umgehen der Verbote.

Einen Weg aus dem Dilemma zeigt eine neue Software, die die private Internet-Nutzung erlaubt und Rechtssicherheit schafft. Auf diese Weise wird es auch möglich, den Mitarbeitern ein monatliches Zeitkontingent für die private Nutzung während der Arbeitszeit zur Verfügung zu stellen. Oder das private Surfen in den Arbeitspausen zu erlauben. In diesem Fall stellt die Software eine Verbindung zur elektronischen Zeiterfassung her und stempelt für die Dauer der Privatnutzung aus.

Die Funktionsweise der Software ist relativ einfach: Will ein Mitarbeiter ins Internet, fragt ihn sein PC, ob es sich um eine private oder geschäftliche Nutzung handelt. Je nach Art der Nutzung werden die daraus resultierenden Daten unterschiedlich behandelt. Diese Arbeit erledigt die Software, die auf dem zentralen Server des Unternehmens als Schnittstelle zwischen dem Unternehmensnetz und dem Internet installiert ist. Private Nutzungsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Sie sind durch ein doppeltes Passwort geschützt und nur bei dringendem Missbrauchs-Verdacht nach dem Vier-Augen-Prinzip einzusehen.

Guthaben für privates Surfen
Geschäftlich anfallende Daten werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben archiviert. Über eine Reihe von Reporting-Optionen der Software hat der System-Administrator die Möglichkeit, diese Daten stichprobenartig auszuwerten. So lässt sich sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihre Nutzung zutreffend deklarieren. Wurde dem Mitarbeiter ein privates Surfguthaben eingeräumt, wird dieses ebenfalls vom Server verwaltet. Und der Mitarbeiter bekommt an seinem Bildschirm angezeigt, wie viel Surfzeit ihm aktuell noch verbleibt.

Einem Mitarbeiter private Surfzeiten zur Verfügung zu stellen, mag manchen auf den ersten Blick befremden. Mehrere Argumente sprechen jedoch dafür: Zum einen sensibilisiert bereits eine innerbetriebliche Diskussion über dieses Thema für die rechtliche Problematik. Zum anderen führt die Erfassung der privaten Surfzeiten eindringlich vor Augen, wie schnell man sich im Internet „verlieren“ kann. Nutzer der Software mit monatlichem Surfkontingent bestätigen, dass sie mittlerweile beim Surfen wesentlich zeitbewusster geworden sind.

Eine Studie des IT-Dienstleisters Sterling Commerce ergab, dass jeder Beschäftigte das Internet am Arbeitsplatz wöchentlich 3,2 Stunden für den eigenen Bedarf nutzt. Hochgerechnet auf das Jahr bedeutet das einen Arbeitsausfall von 17 Tagen. Gestattet ein Unternehmen seinen Mitarbeitern monatlich beispielsweise fünf Stundenprivates Surfen, realisiert es einen Produktivitätsgewinn von zwölf Tagen pro Mitarbeiter und Jahr. Und gleichzeitig zollt es seinen Mitarbeitern Anerkennung dafür, dass diese sich häufig auch am häuslichen PC über berufliche Sachverhalte informieren und ihre Medienkompetenz verbessern.