Große Immobilien bestens im Griff

Bei großen Immobilienbeständen fällt der Überblick schwer: Welche Flächen sind zu welchen Konditionen an welche Mieter vermietet? Wie koordiniert man die Reinigungskräfte optimal? In welchen Bereichen der Immobilie stehen Wartungen und Renovierungen an? Abhilfe schafft intelligente Informationstechnik: Über das sogenannte Computer Aided Facility Management (CAFM) haben Immobiliengesellschaften und Gebäudemanager die Liegenschaften im Blick und können Entscheidungen auf einer fundierten Basis treffen.

Räume visualisieren

Wichtig ist, dass die Software-Lösungen (sogenannte Geoinformationssysteme) flexibel einsetzbar und frei konfigurierbar sind, sodass sie sich für die unterschiedlichsten Gegebenheiten wie z. B. den Immobilien nutzen lassen. Selbstverständlich sollte auch sein, dass alle Mitarbeiter des Facility Managements über einheitliche Benutzeroberflächen die unterschiedlichen Funktionen von Visualisierungen über Auswertungen bis zu Betriebsführung nutzen können.

Daten schnell verfügbar

Bei den Geoinformationssystemen (GIS) fließen CAD-Daten und Sachdaten der Immobilien zusammen, sie sind zudem verknüpft mit den Grundkarten der Immobilien. Die Anwendungen, die solche Geoinformationssysteme dann bieten, sind überaus vielfältig. Für die im Facility Management tätigen Mitarbeiter, die als Benutzer für das System registriert sind, erleichtert sich das Flächenmanagement entscheidend. Sie haben alle Flächen und Raumdaten immer übersichtlich und schnell abrufbar vor Augen, die Gebäude und Räume kann man sich als Grundriss und dreidimensional auf den Bildschirm holen. Mit wenigen Klicks lassen sich Informationen wie Lage, Raumnummer, Ausstattung des Raumes, Kostenstellen und Bereichszuordnung aufrufen. Auch Auswertungen und Zusammenstellungen in tabellarischer Form lassen sich schnell realisieren.

Reinigungsmanagement

Das Reinigungsmanagement ist ein weiteres Beispiel dafür, dass Geoinformationssysteme zu mehr Effizienz beitragen. Sie informieren darüber, für welche Teile der Gebäude die einzelnen Reinigungsfirmen bzw. Reinigungskräfte zuständig sind. Darüber hinaus können Informationen aufgenommen werden über Art des Bodenbelages, Größe der Fensterflächen, besondere Anforderungen an die Reinigung, nötige Reinigungsintervalle und vieles mehr. Diese Informationen kann man für die beauftragten Reinigungsfirmen freischalten, sodass auch diese ihre Personal- und Zeitplanung effizienter gestalten können. Mit der Verknüpfung der vielfältigen Daten zum Reinigungsmanagement und deren Visualisierung hat man natürlich auch die Kosten für Unterhalt, Reinigung und Instandhaltung von einzelnen Räumen, Raumgruppen und Gebäuden besser im Griff. Das erleichtert nicht zuletzt auch die Einholung von Angeboten von Reinigungsfirmen und anderen Dienstleistern, denen man klare Daten für die Angebotserstellung an die Hand geben kann.

Daten der Mieter

Die umfangreichen Daten kann man nutzen, um potenziellen Mietern fast auf Knopfdruck ein Angebot zu unterbreiten und ihnen grafische Darstellungen der Mietobjekte zuzusenden. Schnell abrufbar sind auch der aktuelle Bestand an vermieteten Objekten, die Kontaktdaten der Mieter, die jeweiligen Konditionen der Mietverträge usw.

Bei der Anschaffung von Systemen für das computerunterstützte Facility Management sollte darauf geachtet werden, dass sie sich ausbauen und durch individuelle Bausteine ergänzen lassen. Wichtig kann es auch sein, dass die Geoinformationssysteme mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning; also Systeme zur Planung des Ressourceneinsatzes im Betrieb) oder mit Instandhaltungssystemen (IPS-Systeme) kompatibel sind.

Grundsätzlich selbstverständlich sein sollten für GIS-Systeme Funktionen wie Datenexport in Excel, Verarbeitung und Darstellung von Plänen im dwg-Format, Barcodes und Integration von mobilen Scannern, individualisierte Druckausgaben, Datensicherungskonzept usw.

Dokumentation

Ein Vorteil gut konfigurierter Systeme ist es, dass sich alle Vorgänge des Facility Managements gut dokumentieren und archivieren lassen. So kann man Störmeldungen über das System aufnehmen und deren Behebung dokumentieren. Möglich sind Auswertungen, aus denen die Reparaturanfälligkeit von Einbauteilen hervorgeht und die damit eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Beschaffung in der Zukunft sind. Selbst die Verknüpfung mit der Lagerverwaltung ist machbar, sodass die Techniker immer über den Bestand an wichtigen Ersatzteilen informiert sind und rechtzeitig nachbestellen können.

Facility Management - Berufsbegleitend studieren
Am 15. Oktober startet die Ohm-Hochschule Nürnberg wieder den berufsbegleitenden Studiengang „Facility Management“, der mit Master oder mit Hochschulzertifikat abgeschlossen wird. Organisator des Studiengangs ist die Verbund IQ gGmbH in Nürnberg. Die Teilnehmer studieren drei Semester in einer Kombination von Fernstudium und Präsenzphasen. Den Master-Studiengang können u.a. Ingenieure und Betriebswirte mit Schwerpunkt Gebäudemanagement belegen, Zulassungsvoraussetzungen sind ein Hochschulabschluss und zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung. Das Studium richtet sich an Meister, Techniker und Kaufleute mit Kenntnissen im Facility Management. Im Mittelpunkt der Studiengänge stehen Technik, Betriebswirtschaft, Organisation und Objektmanagement.