In vielen Betrieben können sich Mitarbeiter gegenseitig beurteilen. Mit neuen IT-Systemen lassen sich solche Feedback-Befragungen effizient durchführen. Von Claudia Conrads
Wie eine Studie des Handelsblatts im vergangenen Jahr ergab, glauben fast zwei Drittel der deutschen Führungskräfte, dass sie ihren Mitarbeitern notwendige Veränderungen gut vermitteln. Umgekehrt teilen allerdings nur 37 Prozent die Meinung ihrer Vorgesetzten. Das ist ein gutes Beispiel für die Diskrepanz zwischen Selbst- und Fremdeinschätzung. Feedback-Befragungen können verhindern, dass Führungskräfte und Mitarbeiter aneinander vorbeireden. Aber Feedback-Prozesse können aufwändig und damit auch teuer sein, zudem muss der Datenschutz beachtet werden. IT-Systeme helfen dabei, solche Prozesse kostengünstig umzusetzen. Sie ermöglichen die effiziente Ausführung von Befragungen, bei denen sich leitende Angestellte strukturiert mit ihrem arbeitsbezogenen Verhalten auseinandersetzen und zusätzlich wichtige Rückmeldungen ihrer Mitarbeiter erhalten. So lässt sich feststellen, ob sie ihre Mitarbeiter auch wirklich erreichen. Aber auch die Urteile von Vorgesetzten, Kollegen und Kunden können in den Feedback-Prozess mit einbezogen werden. Das wird aber erst möglich, wenn Selbst- und Fremdeinschätzung gegenübergestellt und relative Stärken und Schwächen identifiziert werden
Bleibt die Frage nach den richtigen Fragen. Der Fragebogen muss sich an den Werten des Unternehmens orientieren und gleichzeitig die unternehmerische, fachliche, soziale und persönliche Kompetenz der Mitarbeiter abdecken. Abgefragt werden beispielsweise fachliches Know-how, Innovationsfähigkeit, Konfliktmanagement und Kundenorientierung. Dabei ermöglichen es die Software-Lösungen, einzelne Fragen auszublenden, die beispielsweise nur von Vorgesetzten beantwortet werden können. Und weil kein Unternehmen dem anderen gleicht, empfiehlt sich in vielen Fällen ein individueller Fragebogen, für dessen Erstellung man auch Dienstleister heranziehen kann. Externe Experten können auch den gesamten IT-gestützten Prozess begleiten: Vom Versand der persönlichen Einladungen mit zugangsgeschütztem Link zum Fragebogen über die automatischen Erinnerungs-Mails bis hin zur Auswertung. Alternativ können Unternehmen die Befragungen auch selbst ausführen: In diesem Fall leitet die Software den Anwender durch die einzelnen Prozessschritte einer Feedback-Befragung.
Sofortige Auswertung
Nun gilt es, das abgegebene Feedback ohne Zeit- und Reibungsverlust zu nutzen. Klassischerweise machen Berichte einen der größten Zeit- und Kostenblöcke bei Befragungen aus. Dank Software-Unterstützung sinkt die Auswertungszeit auf wenige Minuten, die Berichte stehen auf Knopfdruck, passwortgeschützt und im PDF-Format zur Verfügung. Die Gegenüberstellung der verschiedenen Perspektiven und die Aufbereitung in grafischer Form ermöglichen es, relative Stärken und Schwächen eines leitenden Angestellten zu analysieren und die Qualität der teaminternen Zusammenarbeit strukturiert zu hinterfragen. Aus den Berichten können Unternehmen nun aussagekräftige Ergebnisse für die Personalentwicklung ableiten. Aufbauend auf die Feedback-Berichte ist es beispielsweise möglich, spezifische Entwicklungsbereiche herauszuarbeiten oder Trainingsprogramme zu erstellen. Ein ergänzendes Coaching-Gespräch kann hilfreich sein. Denn während Software-Lösungen den gesamten Prozess optimieren, müssen die Erkenntnisse noch immer direkt besprochen werden – am besten in einem persönlichen Gespräch.
Bislang mussten Unternehmen viel Geld in die Hand nehmen, um ihre Struktur für Feedback-Befragungen in eine Software-Lösung zu übertragen. Das konnten sich nur große Unternehmen und Konzerne leisten. Durch die Entwicklung von On-Demand-Lösungen sind hochwertige Feedback-Befragungen heute auch für kleine und mittlere Unternehmen oder Personalberater erschwinglich. Hier loggt sich der Personalverantwortliche auf einer webbasierten Plattform mit Benutzername und Passwort ein und wird durch den gesamten Befragungsprozess geführt. Bei den Fragebögen sowie bei Art oder Anzahl der einbezogenen Feedback-Geber ist jedoch die nötige Flexibilität gewährleistet. Weil der Konzeptionsaufwand gering und praktisch kein Vorlauf nötig ist und weil es keine Fixkosten gibt, lohnt sich dieser Ansatz bereits für kleine Unternehmen mit wenigen Feedback-Nehmern.
