Software-Lösungen können das Personalmanagement wesentlich vereinfachen. Was ist bei Auswahl und Einführung zu beachten? Von Kerstin Keller
Komplexe Aufgaben erfordern eine Lösung, die bei aller Vielseitigkeit einfach zu bedienen sein muss. Bei einer Software zum Personal- und Human-Resources-Management ist es nicht anders.
Eine solche Software sollte nicht nur die Prozesskosten optimieren und die Wertschöpfung der Personalarbeit erhöhen, sie muss idealerweise auch den Verwaltungsaufwand reduzieren. Dies geschieht am besten durch einen modularen Aufbau, mit dem sich alle benötigten Funktionen in einem System übersichtlich bündeln und verwalten lassen – ohne den Anwender mit einer Vielzahl von nicht verwendeten Funktionen zu erschlagen. Eine einfache Stammdatenpflege und die Einbeziehung von Sonderfällen sollten ebenso gegeben sein. Je nach Bedarf sollte ein umfassendes Personalmanagement folgende Funktionalitäten anbieten:
- Personalverwaltung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Stellenplanung/-bewirtschaftung
- Personalkostenplanung
- Reisekostenabrechnung
- Personaleinsatzplanung
- elektronische Anwesenheitszeiterfassung
- Zeitwirtschaft
- Seminarverwaltung
- Bewerberverwaltung
- Archivierung.
Denn wichtig ist in jedem Fall: Die Software darf niemals zu einem starren, unveränderlichen System werden, vielmehr muss sie sich schnell an neue Anforderungen anpassen und ohne großen Aufwand erweitern lassen – egal, ob es sich dabei um veränderte Abrechnungsmodalitäten oder andere personalwirtschaftliche Herausforderungen handelt.
Fachkräftemangel und demografischer Wandel sind solche Herausforderungen. Ihnen muss ein effizientes Personalmanagement Rechnung tragen und es dem Unternehmen ermöglichen, sich gut gegen diese Veränderungen zu wappnen. Die Schlüsselworte hierzu lauten Personalentwicklung und Weiterbildung. Eine leistungsstarke Software erlaubt es, die Fähigkeiten und Qualifikationen jedes Mitarbeiters zu erfassen und ihre Entwicklung zu verfolgen. Das deckt eventuelle Defizite auf und eröffnet Perspektiven für Qualifikationsmaßnahmen.
Bei der Ermittlung des individuellen Potenzials spielen Mitarbeiterbeurteilungen eine wichtige Rolle, die sich über eine spezielle Software effektiv gestalten lassen. Die Beurteilungskriterien wie etwa fachliche, methodische und soziale Kompetenzen lassen sich im Idealfall je nach Anforderung frei definieren und bei Bedarf später ändern. Der nächste wichtige Punkt in der Personalentwicklung ist eine intelligente Seminarverwaltung. Software-Lösungen können sowohl bei der Erstellung geeigneter Seminarangebote als auch bei der Seminarorganisation helfen.
Bei der Einführung einer Personalmanagement-Lösung ist es wichtig, sich auf einen kompetenten Partner verlassen zu können, der die Anforderungen des Unternehmens analysiert und eine individuelle Lösung schafft, die die Prozesse im Betrieb, die Ressourcenplanung und alle anderen Faktoren einbindet. Ziel muss es sein, das Unternehmen mit der neuen Software zu entlasten und durch die Einführung einen Mehrwert zu schaffen. Selbstverständlich sollte dabei eine reibungslose Datenübernahme aus Altsystemen möglich sein sowie die Integration aller Vergütungsstrukturen.
Berücksichtigt werden müssen zudem die Schnittstellen zu Finanz-, Zeitwirtschafts- und Produktionssystemen. Von Bedeutung ist neben der rein technischen Installation des Systems eine Unterstützung bei der Einführung sowie eine umfassende Beratung und Betreuung durch ein kompetentes Projektteam. Workshops und eine genaue Dokumentation sorgen für die korrekte Bedienung der Software, sie vermeiden Fehler und verkürzen die Einlernzeit.
