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Messe-Kommunikation

Auf den ersten Blick

Messen bieten wie kein anderer Kommunikationsweg die Chance, direkt mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten. Doch wie verläuft ein Erstkontakt optimal und wie kommt man mit den Besuchern ins Gespräch? Von Claas Freese / Illustration: Anton Atzenhofer

Der Ablauf eines typischen Erstgesprächs lässt sich in sieben Stufen untergliedern: In der ersten Stufe – der „non-verbalen Kontaktaufnahme“ – wird durch Körpersprache und Blickkontakt die Basis für das Gespräch gelegt. Einige grundlegende Verhaltensrichtlinien sind hierbei zu beachten: Eine offene und positive Körpersprache ruft Neugier und Interesse bei den Standbesuchern hervor. Vor der Brust verschränkte Arme dagegen signalisieren ihm, dass er nicht erwünscht ist. Auch sollte der Firmenvertreter darauf achten, ob der Besucher ein Gespräch wünscht oder sich zunächst ein eigenes Bild über die Produkte oder Dienstleistungen verschaffen möchte. Indikatoren dafür, ob ein Besucher angesprochen werden möchte, sind beispielsweise das Fixieren von Produkten oder das Suchen des direkten Blickkontakts. Im zweiten Schritt – der „Ansprache“ – gilt es, freundlich und souverän das Gespräch aufzunehmen. Hier sollte die immer noch häufig verwendete Floskel „Kann ich Ihnen helfen?“ jedoch vermieden werden. Besser geeignet sind individuelle Einstiegsfragen, die sich direkt auf den Kunden beziehen, wie „Kennen Sie unsere Produkte?“, wenn dieser beispielsweise in einem speziellen Produktprospekt blättert. Wichtig hierbei: Der Aussteller sollte sich gleich zu Beginn des Gesprächs vorstellen und dem potenziellen Kunden eine Visitenkarte anbieten.

Ist der Kontakt hergestellt, folgt die dritte Phase – die „Besucheranalyse“: Wenn Visitenkarten bereits ausgetauscht wurden, sollte darauf geachtet werden, den Besucher mit seinem Namen anzusprechen und den Firmennamen in das Gespräch einzubauen. Da die Zeit auf Messen meist knapp und teuer ist, gilt es möglichst schnell herauszufinden, ob der Besucher in die Zielgruppe fällt. Wichtig ist für den Austeller ist zudem, ob der Standbesucher lediglich Informationsbeschaffer oder doch Entscheider ist. Ziel der vierten Phase – der „Bedarfsanalyse“– ist es, möglichst viele relevante Informationen über den Besucher zu erhalten. Hier sind insbesondere die „W-Fragen“ von Bedeutung. Konkrete Fragen wie „Welche Erfahrungen haben Sie gemacht mit...?“, „Seit wann nutzen Sie diese Maschine?“ oder „Für welche neuen Projekte sind unsere Produkte interessant?“ ermöglichen es dem Aussteller, den Bedarf des Besuchers zu erfahren. Darauf aufbauend folgt dann die fünfte Phase, die „Informations- und Präsentationsphase“, in der explizit auf die Bedürfnisse und Fragestellungen des Besuchers eingegangen wird. Bei einer Präsentation der Produkte oder Dienstleistungen sollte deshalb immer die Nutzenperspektive des Besuchers im Mittelpunkt stehen. Ebenso gilt es, emotionale Argumente für das eigene Produkt zu transportieren.

In der sechsten Phase des Gespräches werden nun die weiteren Schritte vereinbart, z.B. ein persönlicher Gesprächs- oder ein Produkttermin. Auch sollte dem Besucher angeboten werden, Informationsmaterial per Post oder Mail zuzusenden, damit dieser die Broschüren während des weiteren Messebesuchs nicht herumtragen muss. Im siebten und letzten Schritt – der „Gesprächsprotokollierung“ – empfiehlt es sich, umgehend nachdem der Besucher den Stand verlassen hat, ein Protokoll zu erstellen. Hilfreich ist hierfür ein vorgefertigtes Formular. Denn schon nach drei oder vier geführten Gesprächen lassen sich relevante Details und wichtige Informationen nicht mehr zuordnen und gehen gegebenenfalls verloren.

Um ein erfolgreiches Messegespräch zu führen, sollten Aussteller neben der sachlichen Ebene auch immer auf der Beziehungsebene punkten. Da es für einen ersten Eindruck bekanntermaßen keine zweite Chance gibt, sollten einige Grundregeln befolgt werden: Aussteller sollten für ihren Stand zwingend eine Kleiderordnung festlegen, denn ein gepflegtes Äußeres ist Grundvoraussetzung für einen positiven Erstkontakt mit dem Kunden. Darüber hinaus ist es wichtig, aktiv zuzuhören und dem Messebesucher Respekt, Interesse und Vertrauen entgegenzubringen. Diese Grundregeln ermöglichen es Austellern auf Messen, erfolgreiche Erstkontakte zu knüpfen, auf die man aufbauen kann.

Autor/in: 

Claas Freese

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ist Geschäftsführer der Freese Marketing GmbH, Nürnberg und Hamburg (claas.freese@f-m-g.de, www.f-m-g.de).
 

WiM – Wirtschaft in Mittelfranken, Ausgabe 01|2013, Seite 20

 
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