Wie sichert man die Gesundheitsdaten?

WiM: Was ist besonders schützenswert an BEM-Daten?

Thomas Kranig: Es ist im Interesse des Betriebs, wenn Mitarbeiter nach längerer Krankheit schrittweise wieder eingegliedert werden und an einem betrieblichen Eingliederungs-Management (BEM) teilnehmen. Dazu werden sie aber nur dann bereit sein, wenn sie sicher sein können, dass mit ihren Daten absolut vertraulich umgegangen wird. Denn sie geben in einem BEM-Verfahren sehr persönliche Informationen preis. Das ist auch notwendig, damit das Unternehmen den Arbeitsplatz oder das Arbeitsumfeld an die Bedürfnisse des oder der Betroffenen anpassen kann. Mitunter liegen die Ursachen für die Krankheit auch im privaten Umfeld. Informationen darüber sind besonders intim.

Wie lässt sich dieses Dilemma lösen?

Die Teilnahme an einem BEM-Verfahren ist für Beschäftigte absolut freiwillig. Deshalb entscheidet allein der Betroffene, über welche der besprochenen Punkte der zuständige BEM-Beauftragte mit wem in der Firma sprechen darf – zum Beispiel ob ein unmittelbarer Vorgesetzter von einer psychischen Erkrankung konkret erfahren oder ob dies nur der Betriebsarzt wissen darf. Dies muss zu Beginn des Verfahrens im Detail besprochen werden. Eine schriftliche Dokumentation solcher Vereinbarungen ist zu empfehlen.

Welche Rolle spielt das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht in einem BEM-Verfahren?

Wir kontrollieren als Datenschutzaufsichtsbehörde, dass in den Unternehmen die Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Gegebenenfalls können wir dies durch Anordnungen sicherstellen. Personenbezogene Daten, die bei Durchführung eines BEM anfallen, sind als sehr sensibel und besonders schützenswert anzusehen. Wir schauen deshalb sehr genau darauf, dass die Unternehmen sorgsam damit umgehen. Zudem beraten wir Unternehmen, wie sie grundsätzlich ihren Umgang mit Daten sicherer gestalten können.

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen?

Aus datenschutzrechtlicher Sicht droht bei einem unzulässigen Umgang mit Daten ein Bußgeldverfahren. Gegebenenfalls könnte eine unbefugte Offenbarung von Informationen aus dem BEM-Verfahren auch den Tatbestand des Geheimnisverrats erfüllen.

Wie müssen die Betriebe konkret mit den Aufzeichnungen und Dokumenten umgehen, die im Zusammenhang mit dem Eingliederungs-Management stehen?

Der sichere Umgang mit den Aufzeichnungen ist nicht nur in rechtlicher Hinsicht unerlässlich, sondern auch als vertrauensbildende Maßnahme gegenüber dem Mitarbeiter. Denn das Bundesdatenschutzgesetz schreibt vor, Daten zuverlässig gegen unbefugten Zugriff oder Vervielfältigung zu schützen. Manche Unternehmen verzichten deshalb auf die elektronische Speicherung, zumal die Aufzeichnungen eine angemessene Zeit nach Abschluss des BEM wieder vernichtet oder dem Mitarbeiter ausgehändigt werden sollten. Aber auch Papierdokumente dürfen nicht einfach nur im Regal stehen. Sie müssen ebenso gegen unbefugte Zugriffe gesichert werden und gehören in einen verschlossenen Schrank. Wichtig ist auch: Die Unterlagen zu einem BEM-Verfahren bilden eine eigenständige Akte. Sie dürfen nicht den Personalakten beigefügt werden.

An wen können sich Unternehmen bei Fragen wenden?

Das Landesamt steht gerne bei allen Fragen rund um den Datenschutz zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es mittlerweile sehr kompetente Anbieter von BEM-Dienstleistungen, die die Betriebe bei Aufbau und Durchführung von BEM-Routinen beraten. Unternehmen können auch die Bearbeitung ihrer BEM-Fälle an solche neutralen Dienstleister auslagern. Dies reduziert Berührungsängste bei den betroffenen Mitarbeitern und beugt der Gefahr vor, dass Vorgesetzte oder die Unternehmensleitung von Details der Erkrankung erfahren.