Ein neues Standardformat erleichtert Unternehmen den Umstieg auf den elektronischen Versand von Rechnungen.
Die elektronische Rechnung soll die Papierrechnung ablösen, die einen hohen Kosten- und Zeitaufwand für Bearbeitung, Druck und Versand mit sich bringt. Beschleunigt wird der Trend, weil Großunternehmen ihre Lieferanten zunehmend auffordern, Rechnungen elektronisch, also beispielsweise per E-Mail, zu versenden. Wie die Informationen in einer elektronischen Rechnung abgespeichert werden, legt das neue Rechnungsformat „ZUGFeRD“ fest, das das Bundesinnen- und das Bundeswirtschaftsministerium gemeinsam mit dem Branchenverband Bitkom entwickelt haben. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“.
Georg Bögerl, der als Vertreter der Nürnberger Datev eG an dem Standard mitgearbeitet hat, erläutert das Prinzip: „Rechnungsdaten wie der Name des Lieferanten oder der zu zahlende Betrag werden mit der pdf-Rechnung im ,ZUGFeRD‘-Format in strukturierter Form an den Rechnungsempfänger übermittelt. Dieser kann die Daten dann automatisch von Zahlungsverkehr- oder Buchführungsprogrammen auslesen und weiterverarbeiten lassen.“ Dadurch wird der Prozess schneller und weniger fehleranfällig. Auch die Kontrolle von Zahlungsein- und -ausgängen wird erleichtert, offene Rechnungsposten werden früher bemerkt, wodurch sich die Liquidität des gesamten Betriebs verbessert. Datev-Vorstandsvorsitzender Prof. Dieter Kempf sieht die „ZUGFeRD“-Rechnung deshalb als einen wichtigen Schritt, um es auch kleinen und mittleren Unternehmen zu ermöglichen, ihr Rechnungswesen künftig vollständig elektronisch zu führen.
Der branchenübergreifende Standard konzentriert sich auf den Kern relevanter Rechnungsbestandteile. Stimmt der Geschäftspartner oder Lieferant dem elektronischen Rechnungsversand zu, müssen sich mittelständische Betriebe deshalb mit ihrem Vertragspartner nicht mehr auf ein einheitliches technisches Format einigen, bevor sie elektronische Rechnungen austauschen. Da es sich um eine Variation des bekannten pdf-Formats handelt, können alle Systeme damit arbeiten.
