Das neue Reisekostenrecht ist sehr komplex. Das Bundesfinanzministerium hat nun eine Reihe von praktischen Fragen klar gestellt.
Für Verwirrung sorgten zahlreiche Regelungen des neuen Reisekostenrechts, das am 1. Januar 2014 in Kraft getreten war. Viele Unternehmen wussten nicht, wie sie die Vorschriften korrekt in der Praxis anwenden sollten. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 24. Oktober 2014 für mehr Klarheit gesorgt und das Reisekostenrecht damit etwas praxisgerechter gemacht. Ein großer Teil dieser Anregungen war von der IHK-Organisation an das Ministerium herangetragen worden.
Steuerliche Definition einer Mahlzeit: Steuerrechtlich gilt als Mahlzeit ein Essen, das der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder von einem Dritten auf Veranlassung des Arbeitgebers unentgeltlich erhalten hat (z.B. in einem Hotel im Zuge einer Dienstreise). Unklar war vielfach, was steuerrechtlich konkret als Mahlzeit zu berücksichtigen ist. Das Ministerium hat nun klar gestellt, dass eine Mahlzeit dann vorliegt, wenn mit dem Essen ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen ersetzt wird. Daher kann auch ein belegtes Brötchen ein Mittagessen sein. Ob ein „Mahlzeitenersatz“ vorliegt, entscheidet der Arbeitgeber selbst. Kommt dieser zu dem Ergebnis, dass dies der Fall ist, muss er die Verpflegungspauschale kürzen. Auch Mahlzeiten im Flugzeug führen zur Kürzung der Verpflegungspauschale, wenn es sich um ein Essen handelt, das ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen ersetzt, und wenn der Arbeitgeber den Flug bezahlt. Dies dürfte jedoch in der Regel nur bei Mittel- und Langstreckenflügen der Fall sein. Die Mahlzeit muss nicht extra auf dem Buchungsbeleg ausgewiesen sein, dieser reicht als Arbeitgeberrechnung aus.
Snacks (z.B. Schokoriegel, Salzletten oder Kekse), die etwa auf innerdeutschen Flügen eingenommen werden, dürften in der Regel keine Mahlzeit ersetzen und müssen dann auch nicht von der Verpflegungspauschale abgezogen werden. Mahlzeiten, die von Dritten bezahlt werden, gelten auch weiterhin nicht als Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber veranlasst werden; auch in diesem Fall ist keine Kürzung der Verpflegungspauschale erforderlich.
Praktische Anwendungsfälle der Verpflegungspauschale (Inland): Eine wesentliche Änderung der Reform im vergangenen Jahr war die Reduzierung der bisher drei Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen auf nur noch zwei. Seit 2014 gibt es bei Auswärtstätigkeiten im Inland nur noch diese beiden Pauschalen: eine 12-Euro-Pauschale bei Abwesenheiten über acht Stunden (ohne Übernachtung) bzw. für den An- und Abreisetag bei Dienstreisen mit Übernachtung sowie eine 24-Euro-Pauschale bei Abwesenheit von 24 Stunden. Konkretisiert hat das Bundesfinanzministerium nun einige Anwendungsfälle, die in der Praxis häufig vorkommen.
Klarheit herrscht jetzt bei unmittelbar aufeinander folgenden Dienstreisen, bei denen das Ende der einen und der Beginn der anderen Dienstreise auf einen Tag fallen. Beispiel: Arbeitnehmer Heinz Müller, dessen erste Tätigkeitsstätte Nürnberg ist, unternimmt eine dreitägige Dienstreise nach München mit Anreise am Montag und Abreise am Mittwoch. Am Mittwoch reist er um 14 Uhr in München ab und bricht gleich „nahtlos“ zu einer weiteren Dienstreise nach Hamburg auf, die bis Freitag dauert. Die Abrechnung der Verpflegungspauschalen sieht dann wie folgt aus: Montag 12 Euro, Dienstag 24 Euro, Mittwoch 24 Euro (weil der Arbeitnehmer durchgehend 24 Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend war), Donnerstag 24 Euro und Freitag 12 Euro.
Etwas anders sieht die Berechnung bei dem Beispiel aus, bei dem nur ein Detail anders ist: Am Mittwoch kehrt Müller von seiner dreitägigen Dienstreise aus München zurück, sucht aber in Nürnberg zuerst seine Wohnung bzw. seine erste Tätigkeitsstätte auf. Dort wechselt er die Kleidung bzw. tauscht die benötigten Arbeitsunterlagen aus. Erst dann reist er von Nürnberg aus nach Hamburg weiter. Aufgrund der Rückkehr zur Wohnung bzw. zur ersten Tätigkeitsstätte ist er keine 24 Stunden abwesend und es dürfen keine 24 Euro für Mittwoch gezahlt werden. Auch wenn am Mittwoch sowohl eine Abreise als auch eine Anreise stattfinden, dürfen nicht zweimal 12 Euro addiert werden, weil die Verpflegungspauschale immer auf den Kalendertag bezogen ist. Außerdem muss bei diesem Beispiel beachtet werden, dass zwei getrennte Abrechnungen für zwei Reisen vorgelegt werden müssen.
Klargestellt hat das Ministerium auch, welche Verpflegungspauschale gezahlt werden kann, wenn die Dienstreise erst am Folgetag des eigentlich geplanten Abreisetages endet. Beispiel: Arbeitnehmer Heinz Müller unternimmt eine dreitägige Dienstreise per Bahn, er reist am Montag an und am Mittwoch ab. Wegen eines technischen Defekts und entsprechender Verspätung seines Zuges erreicht Müller seine Wohnung aber erst am Donnerstag um 1.20 Uhr. Hier ergibt sich folgende Abrechnung: Montag 12 Euro, Dienstag und Mittwoch je 24 Euro, Donnerstag 12 Euro.
Auslandstätigkeit: Bei einer Tätigkeit im Ausland gibt es seit 2014 ebenfalls nur noch zwei Pauschalen: Es gelten je nach Land unterschiedliche Pauschbeträge in Höhe von 80 Prozent bzw. 120 Prozent der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz. Die entsprechenden Beträge wurden durch ein gesondertes BMF-Schreiben am 19. Dezember 2014 veröffentlicht. Für die darin nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend.
Übernachtungskosten: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten werden lediglich im Rahmen einer (steuerfreien) Arbeitgebererstattung angewandt. Für den Abzug von Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben können unverändert nur die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten berücksichtigt werden.
Fahrtkosten: Im Wesentlichen unverändert bleibt die steuerliche Berücksichtigung der tatsächlichen Fahrtkosten im Zusammenhang mit einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen können die Fahrtkosten auch mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden. Nach dem neuen steuerlichen Reisekostenrecht gibt es nur eine Pauschale von 0,30 Euro für Pkw und eine Pauschale von 0,20 Euro für alle anderen motorbetriebenen Fahrzeuge (Mofa, Motorrad sowie Elektrobikes, die mindestens 25 Stundenkilometer schnell sind). Somit kann auch der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer, der bei Dienst- und Geschäftsfahrten sein eigenes Fahrzeug benutzt, ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten nur noch die pauschalen Kilometersätze für diese Kraftfahrzeuge steuerfrei erstatten.
