Sensible Daten

Die Personalabteilungen erhalten bei Stellenausschreibungen und durch Blindbewerbungen eine Vielzahl von Anschreiben, Lebensläufen, Zeugnissen und weiteren Dokumenten. Wie geht man datenschutzrechtlich korrekt mit diesen Informationen um, die entweder in Papierform oder über Online-Bewerbungen im Betrieb eingehen? Welche persönlichen Daten dürfen die Unternehmen überhaupt über Bewerber erheben, welche Mitarbeiter im Betrieb dürfen die Daten einsehen und wann müssen die Daten wieder gelöscht bzw. Bewerbungsunterlagen vernichtet werden?

Personenbezogene Daten dürfen von Unternehmen grundsätzlich nur dann erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wenn dies durch eine Rechtsvorschrift erlaubt wird oder wenn der Betroffene eingewilligt hat. Wenn ein Bewerber Unterlagen selbst einsendet, kann von seiner Zustimmung ausgegangen werden, denn schließlich sollen die Informationen – zumindest für dieses konkrete Bewerbungsverfahren – verwendet werden. Zudem erlaubt es § 32 Absatz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ausdrücklich, Bewerberdaten zu erheben, zu verarbeiten und zu nutzen, weil damit ein Arbeitsverhältnis überhaupt erst zustande kommen kann. Während des Auswahlverfahrens werden die Bewerber in datenschutzrechtlicher Hinsicht wie Beschäftigte behandelt (§ 3 Absatz 11 Nr. 7 BDSG).

Zu beachten ist stets das Persönlichkeitsrecht der betroffenen Personen, weshalb Bewerberdaten nicht beliebig verteilt und veröffentlicht werden dürfen. Einsicht sollten nur die Personen und Stellen erhalten, die konkret mit der Bewerberauswahl zu tun haben. Je nach Größe und Organisation des Unternehmens sind das beispielsweise Personalabteilung, Geschäftsführung, künftige Vorgesetzte oder auch der Betriebsrat.

Informationen aus dem Internet

Viele Unternehmen nutzen bei der Auswahl der Bewerber nicht nur die eingereichten Unterlagen, sondern recherchieren darüber hinaus Informationen im Internet, vor allem in sozialen Netzwerken. Das Netz erweist sich vielfach als reichhaltige Informationsquelle und wird deshalb gerne für sogenannte „Background-Checks“ genutzt. Die rechtliche Zulässigkeit bleibt aber umstritten.

Das BDSG erlaubt solche Online-Recherchen jedenfalls dann, wenn sie für die Entscheidung unverzichtbar sind. Das dürfte in der Regel aber nicht der Fall sein. Außerdem gilt der Grundsatz, dass Daten möglichst beim Betroffenen direkt erhoben werden sollen. Als problematisch wird deshalb die Erhebung von Daten aus sozialen Netzwerken angesehen, die nur von registrierten und eingeloggten Mitgliedern gelesen werden können oder die der Inhaber lediglich für seine persönlichen Kontakte freigegeben hat. Einige Juristen halten eine Erhebung nicht frei zugänglicher Daten generell für unzulässig, wenn der Betroffene nicht ausdrücklich eingewilligt hat. Andere unterscheiden dagegen zwischen privat ausgerichteten Netzwerken wie Facebook und Karrierenetzwerken wie Xing.

Weniger problematisch ist die Recherche von Daten, die online frei zugänglich sind und einen unmittelbarem Bezug zum ausgeschriebenen Arbeitsplatz haben. Informationen über beruflichen Werdegang, Fachkenntnisse und Erfahrungen (z.B. auf der Homepage des bisherigen Arbeitgebers) dürfen demnach zur Auswahl der Bewerber herangezogen werden.

Wichtig ist, dass eine Einwilligung des Bewerbers zur Nutzung der Daten nur wirksam ist, wenn sie tatsächlich freiwillig erfolgt. Dem Betroffenen dürfen also keinerlei Nachteile entstehen, wenn er die Nutzung der Informationen verweigert. Es ist also nicht möglich, in einem Online-Bewerbungsformular ein entsprechendes Pflichtfeld einzufügen, mit dem die Zustimmung zu einem Online-Check gegeben wird.

Im Bewerbungsgespräch

Kommt es zu einem Bewerbungsgespräch, werden dort weitere persönliche Fragen gestellt und die Antworten in der Regel in irgendeiner Form notiert. Für solche Unterlagen, die vom Arbeitgeber über den Bewerber erstellt werden, gelten die gleichen Regelungen wie für andere Bewerberdaten.

Allerdings sind auch im Vorstellungsgespräch nicht alle Fragen erlaubt. Persönliche Dinge, die mit dem angestrebten Arbeitsplatz nichts zu tun haben, muss ein Bewerber nicht offenbaren. Werden dennoch unzulässige Fragen gestellt, dürfen die Jobinteressenten sogar lügen. Informationen zu geschützten privaten Informationen dürfen auch nicht durch eine weitere Recherche im Internet oder durch Nachfragen bei vorherigen Arbeitgebern ermittelt werden.

Inwieweit dies in der Praxis kontrollierbar und beweisbar ist und ob schließlich die Ablehnung einer Bewerbung darauf beruht, steht auf einem anderen Blatt. Für unzulässige Datenerhebungen drohen aber grundsätzlich Bußgelder und gegebenenfalls auch Schadenersatzansprüche der Betroffenen. Außerdem müssen Daten, die rechtswidrig erhoben wurden, natürlich gelöscht werden.

Speicherung und Löschung von Daten

Die Bewerbungsunterlagen des Kandidaten, der die Stelle am Ende tatsächlich bekommt, werden in aller Regel in die Personalakte aufgenommen und verbleiben dort für zunächst unbestimmte Zeit. Den abgelehnten Bewerbern müssen schriftlich eingegangene Bewerbungsmappen postalisch zurückgeschickt werden, jedenfalls wenn die Stelle vom Arbeitgeber ausgeschrieben war. Bei digitalen Bewerbungen ist eine vergleichbare Rücksendung nicht erforderlich. Allerdings sind die digital gespeicherten Bewerberdaten zu löschen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Ausgedruckte oder kopierte Bewerbungsunterlagen aus Online-Bewerbungen müssen vernichtet werden.

Da allerdings nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens immer noch Rechtsstreitigkeiten entstehen können (z.B. wegen einer angeblichen Diskriminierung bei der Stellenvergabe), ist keine sofortige Löschung oder Vernichtung der Bewerberdaten nach der Absage erforderlich. Nach § 15 Absatz 4 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) müssen Benachteiligungen innerhalb von zwei Monaten nach der Ablehnung der Bewerbung geltend gemacht werden. Die Klagefrist nach der Geltendmachung beträgt noch einmal drei Monate. Aufgrund dieser Fristen wird eine Aufbewahrung der Bewerberdaten für zumindest fünf Monate nach der Auswahlentscheidung als zulässig angesehen.

Bewerberdatenbank

Oft wollen Arbeitgeber über ein konkretes Auswahlverfahren hinaus eine dauerhafte Bewerberdatenbank anlegen, um bei Freiwerden oder Entstehen neuer Jobs gleich Zugriff auf einen Pool möglicher Interessenten zu haben. Das ist durchaus möglich, allerdings besteht dafür kein gesetzlicher Erlaubnistatbestand. Daher muss in diesem Fall unbedingt die Einwilligung der betroffenen Bewerber eingeholt werden.