Neues standardisiertes Verfahren: Der Datenaustausch zwischen Unternehmen und Kreditinstituten wird schneller und effizienter.
Die Digitalisierung macht auch vor dem Rechnungswesen der Unternehmen nicht halt. Dass Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen nahezu ausnahmslos elektronisch erstellt werden, ist für viele Unternehmer schon ein „alter Hut“, denn das Finanzamt nimmt bereits seit 2013 steuerliche Jahresabschlüsse ausschließlich elektronisch als sogenannte E-Bilanz entgegen. Digitalisierungspartner der Unternehmen ist dabei häufig der Steuerberater, der über das nötige Know-how und die IT-Infrastruktur verfügt. Der Digitale Finanzbericht baut auf diesen Infrastrukturen auf und wird damit nicht nur für die berichtenden Unternehmen, sondern auch für deren Berater, IT-Dienstleister und Finanzdienstleister immer interessanter.
Nicht mehr auf Papier
Grundsätzlich sind Banken und Sparkassen gesetzlich dazu verpflichtet, sich die wirtschaftlichen Verhältnisse ihrer Kreditnehmer offenlegen zu lassen. Unternehmen, die einen Kredit aufnehmen möchten oder aufgenommen haben, müssen deshalb ihren Jahresabschluss bei ihrer Bank oder Sparkasse einreichen, die diesen analysiert und der Kreditwürdigkeitsprüfung zugrunde legt. Bisher wird der Jahresabschluss von den meisten Unternehmen auf klassischem Wege übermittelt: Der vom Unternehmen oder dessen Steuerberater erstellte Abschlussbericht wird gedruckt, unterschrieben und in Papierform an die jeweilige Bank oder Sparkasse weitergegeben. Dort werden die Daten dann per Hand in das IT-System eingegeben, sodass sie analysiert werden können. Dieses Vorgehen ist zeitaufwändig, teuer und fehleranfällig, sodass es oft zu Rückfragen seitens des Finanzinstituts kommt. In Zeiten der Digitalisierung ist ein solches papiergestütztes Verfahrung nicht mehr zeitgemäß.
Aus diesem Grund soll der Digitale Finanzbericht bei allen Beteiligten als funktionierender Standard für Datenübertragungen eingeführt werden. Das Verfahren wurde seit Juni 2017 in einer ausführlichen Pilotphase von einzelnen Finanzinstituten zusammen mit Steuerberatern, berichtenden Unternehmen sowie IT-Dienstleistern intensiv erprobt. Die Ergebnisse der Pilotphase fielen ausgesprochen positiv aus. Seit März 2018 steht das Verfahren interessierten Unternehmen zur Verfügung, von denen einige der Technologie anfangs skeptisch gegenüber standen oder sich wegen der Sicherheit der Datenübertragung sorgten. Doch mittlerweile sind die meisten Unternehmen sehr zufrieden mit dem Ablauf, bedeutet er doch grundsätzlich weniger manuellen Aufwand und damit auch geringere Kosten. Außerdem beschleunigt das Verfahren die Kommunikation mit den Instituten, insbesondere bei der Kreditbearbeitung. Auch die Rückübermittlung von Bankinformationen (z. B. digitaler Versand von Zins- und Tilgungsplänen) an die Unternehmen soll künftig digital erfolgen, sodass ein durchgängig digitaler Prozess entsteht.
Infrastruktur meist vorhanden
Das Verfahren des Digitalen Finanzberichts basiert auf der XBRL-Taxonomie (Extensible Business Reporting Language) der Finanzverwaltung, die bereits von der elektronischen Steuerbilanz bekannt und bewährt ist. Daher ist die erforderliche technische Infrastruktur in den meisten Unternehmen schon weitgehend vorhanden. Die medienbruchfreie Datenübertragung des Jahresabschlusses verringert bei allen Beteiligten den Verwaltungsaufwand und die Fehleranfälligkeit, zudem verbessert sich die Datenqualität. So kann beispielsweise auch die Risikobeurteilung eines Unternehmens, die einen wesentlichen Teil des Kreditprozesses ausmacht, schneller vonstattengehen.
Zudem wird für den Digitalen Finanzbericht ausschließlich ein sicherer elektronischer Übertragungsweg eingesetzt, der den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entspricht. Alle Daten sind demnach verschlüsselt und so vor unberechtigtem Zugriff, vor Veränderungen jeglicher Art und vor anderen Formen des Datenmissbrauchs geschützt. Für die berichtenden Unternehmen bleiben Bankgeheimnis und Datenschutz damit im vollen Umfang gewahrt. Ein besonderes Augenmerk wird dabei auf die verlässliche Identifikation des Übermittlers gelegt, sodass Abschlüsse nur von autorisierten Nutzern versendet werden können.
Selbst versenden oder senden lassen
Unternehmer, die den Digitalen Finanzbericht nutzen wollen oder von ihrer Bank beispielsweise im Rahmen eines Kreditantrags darauf hingewiesen werden, können sich vertrauensvoll an ihren Steuerberater wenden. Als bewährter Partner der Unternehmen wird dieser als Vermittler zwischen Unternehmen und Bank alle weiteren Schritte in die Wege leiten. Die Unternehmen können den Jahresabschluss ihres Betriebes auch selbst als Digitalen Finanzbericht an ihre jeweilige Bank oder Sparkasse senden. Dazu wird die passende Software zur Erstellung und authentifizierten Übermittlung benötigt. Teilnehmende Unternehmen müssen außerdem die Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärung ausfüllen, die sie von ihrer Bank oder Sparkasse zum Digitalen Finanzbericht erhalten haben. Nur so kann der Finanzdienstleister die Authentizität der übermittelten Daten prüfen und sicherstellen.
Kontrolle über die Daten
Wer jetzt unsicher ist, wie viele und welche Daten er mit dem Digitalen Finanzbericht preisgibt, der kann beruhigt sein: Durch die elektronische Vermittlung ändert sich weder der Umfang der übermittelten Berichte und Daten noch die Informationstiefe. Der XBRL-Standard betrifft nur die technische Datenübertragung und schafft keinen neuen Rechnungslegungsstandard. Da das gesamte Verfahren weiterhin auf der individuellen Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmen und Bank bzw. Sparkasse beruht, entscheiden Unternehmer weiterhin selbst, wer ihre Daten wann und in welchem Umfang erhält.
In aller Regel ist die Umstellung auf den Digitalen Finanzbericht in den Betrieben schnell, einfach und ohne hohe Kosten möglich, da die nötige Technologie und die Software bereits im Unternehmen oder beim Steuerberater vorhanden sind. Voraussetzung ist, dass die eigene Bank das Verfahren unterstützt. Eines ist auf jeden Fall sicher: Das elektronische Verfahren macht den Datenaustausch mit den Banken und Sparkassen deutlich effizienter und ist ein wesentlicher Baustein auf dem Weg zur „Rechnungslegung 4.0“.
