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Corona-Virus und Homeoffice

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© Jelena Danilovic/Getty Images

 

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Die Corona-Krise kann eine Umstrukturierung der Zusammenarbeit der Mitarbeitenden nach sich ziehen, um sie zu schützen, aber auch, um operativ handlungsfähig zu bleiben.
Sie möchten die Ansteckungsrisiken durch das Corona-Virus minimieren? Sie möchten, dass die Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten? Aber was ist dabei zu beachten und wo erhalte ich weitere Informationen?

Förderprogramm "go-digital"

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können ab sofort mehr Unterstützung erhalten, wenn sie kurzfristig Homeoffice-Arbeitsplätze schaffen. Konkret heißt das: Erstattet werden bis zu 50 Prozent der Kosten einer unterstützenden Beratung durch ein vom Bundeswirtschaftsministerium autorisiertes Beratungsunternehmen. Das Förderprogramm "go-digital" wurde hierzu erweitert und sieht ein schnelles und unbürokratisches Verfahren vor. 

 

Wann können Sie Ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken?

Wo der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung erbringen muss, richtet sich nach dem Arbeitsvertrag. Arbeiten im Homeoffice setzt grundsätzlich das Einverständnis des Mitarbeiters voraus, sei es bereits im Arbeitsvertrag oder später in einer gesonderten Vereinbarung. Der Arbeitgeber kann seine Beschäftigten also nicht einfach ins Homeoffice schicken, wenn er sich diese Möglichkeit nicht bereits vorbehalten hat.

Keine Probleme gibt es,

  • wenn der Arbeitsvertrag eine Regelung zur Arbeit zu Hause enthält
  • der Mitarbeiter auch ohne vorherige Regelung mit der Arbeit von zu Hause aus im konkreten Fall einverstanden ist.

Tipp: Es ist sinnvoll, einen Zusatz zum Arbeitsvertrag abzuschließen, in dem dann auch weitere Details geregelt werden können. Es ist aber auch denkbar, dass der Arbeitnehmer sein Einverständnis stillschweigend erklärt, indem er beispielsweise das nötige Equipment in Empfang nimmt und die Arbeit von zu Hause aus aufnimmt.

Es empfiehlt sich auch, eine Datenschutzvereinbarung abzuschließen.
Hier finden Sie eine Checkliste des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht für Datenschutz im Homeoffice.

Was ist, wenn der Mitarbeiter von den Behörden in häusliche Quarantäne geschickt wird?

Wenn ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt ist, kommt natürlich auch keine Arbeit im Homeoffice in Betracht. Solange der Arbeitnehmer allerdings nur zum Schutz vor (potenzieller) Ansteckung isoliert wird, ohne erkrankt zu sein, muss er von zu Hause aus arbeiten. Dies muss im Arbeitsvertrag oder für den konkreten Einzelfall vereinbart worden sein und die technischen Voraussetzungen sollten zur Verfügung stehen.

Gibt es eine Möglichkeit, Mitarbeiter zum Homeoffice zu zwingen?

Wenn keine Vereinbarung zum Homeoffice besteht, kann der Arbeitgeber Arbeit im Homeoffice auch nicht einseitig einführen oder den Arbeitnehmer gar dazu zwingen. Nur im absoluten Notfall, wenn etwa sonst ein völlig unverhältnismäßiger Schaden droht, ist vorstellbar, dass Arbeitnehmer auch ohne eine Vereinbarung zum Homeoffice zu einzelnen Tätigkeiten von zu Hause aus verpflichtet werden könnten. Aufgrund der auch grundgesetzlich geschützten Unversehrtheit der Wohnung wird man eine solche Verpflichtung des Arbeitnehmers aber nur in absoluten Ausnahmefällen annehmen können.

 

Voraussetzungen und Regeln für Homeoffice

Zu berücksichtigen ist, dass im Homeoffice grundsätzlich die gleichen Anforderungen an den Arbeitsschutz gelten wie am betrieblichen Arbeitsplatz. Auch im Homeoffice gelten die Vorgaben für die Arbeitssicherheit.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dies zu prüfen. Es empfiehlt sich daher, in einer schriftlichen Vereinbarung zum Homeoffice auch eine Regelung zur Zutrittsberechtigung des Arbeitgebers nach Vorankündigung zu treffen.

Welche Regeln gelten beim Arbeiten zu Hause?

Die Arbeitszeitregeln gelten am heimischen Arbeitsplatz genauso wie im Unternehmen. Bei Dauer der Arbeitszeit und Pausen gelten die gesetzlichen Regeln und die Vereinbarungen aus dem Arbeitsvertrag.

Arbeitnehmer, die von zu Hause arbeiten, müssen nicht außerhalb der vorgesehenen Arbeitszeiten erreichbar sein.

Was ist, wenn ein Unfall zu Hause passiert?

  • Bei Arbeitsunfällen tritt die gesetzliche Unfallversicherung ein.
  • Zu beachten ist aber, dass die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit im Homeoffice häufig schwer zu treffen ist. So kann es zum Beispiel für die Frage des Vorliegens eines Arbeitsunfalles entscheidend sein, ob ein Unfall an derselben Stelle der Wohnung auf dem Weg zum Kaffeekochen (privat) oder zum Drucker (dienstlich) geschieht.
 

Kosten und Steuern beim heimischen Büro

Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber alle Aufwendungen, die der Arbeitnehmer für seine Arbeit – auch im Homeoffice – tätigt. Das gilt beispielsweise für

  • Kommunikationskosten (Telefon usw.):
    • Telefonkosten können ohne Einzelnachweis steuerfrei erstattet werden, soweit sie beruflich veranlasst sind. Dies ist beispielsweise bei regelmäßiger beziehungweise dauerhafter Homeoffice-Nutzung der Fall. Steuerfrei ersetzbar sind Telefonkosten bei beruflicher Veranlassung ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrages, aber maximal 20 Euro im Monat.
    • Kosten für Internet: Auch hier sind sogenannte Barzuschüsse möglich, die Regeln sind jedoch anders. Die Kostenübernahme fürs Internet ist nicht steuerfrei. Aber es kann die Pauschalbesteuerung in Höhe von 25 Prozent in Anspruch genommen werden. Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung ist, dass der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten in einer Erklärung aufführt - diese muss regelmäßig zum Lohnkonto genommen werden.
  • Büromaterial.

Es können aber auch abweichende Regelungen getroffen werden, so zum Beispiel, dass der Arbeitnehmer eigene Geräte auf eigene Kosten benutzt. Solche Regelungen sollten unbedingt schriftlich vereinbart werden.

Was ist mit Computer und Co?

  • Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Arbeitsmittel wie Laptop und es gibt keine private Mitnutzung, dann liegt kein Arbeitslohn vor - die Überlassung ist steuerfrei. Es ist dabei egal, ob der Arbeitgeber das Gerät anschafft oder der Arbeitnehmer und die Kosten dafür erstattet bekommt.
  • Sobald die private Mitnutzung ins Spiel kommt, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn (Sachbezug).
  • Schafft der Arbeitnehmer auf eigene Kosten einen Laptop an und bekommt die Kosten nicht erstattet, dann entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Das Gerät kann dann bei den Werbungskosten abgesetzt werden.

Steuern für das häusliche Arbeitszimmer

Kosten für das Büro zu Hause von der Steuer abzusetzen ist gar nicht so einfach. Bitte beachten Sie folgendes:

  • Steht jemandem für seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann er die Aufwendungen für ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer unter bestimmten Voraussetzungen bis zur Höhe von 1.250 Euro im Veranlagungsjahr als Werbungskosten (Selbständige als Betriebsausgaben) geltend machen.
    • Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist der volle Höchstbetrag von 1.250 Euro auch dann zu berücksichtigen, wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht für das ganze Jahr genutzt wird, sondern beispielsweise nur für die Zeit, in der man wegen des Coronavirus zu Hause arbeitet.
  • Ein unbeschränkter Abzug ist nur zulässig, wenn das‎ häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Die Voraussetzungen sind dann jedoch zeitanteilig zu prüfen, d. h. Aufwendungen von mehr als 1.250 Euro können in diesem Fall nur berücksichtigt werden, soweit sie auf den Zeitraum entfallen, in dem man zu Hause arbeitet.

 Im Übrigen gelten die normalen Regeln für Arbeitszimmer.

Home-Office 2020 und 2021: bis zu 600 Euro steuerlich pauschal absetzbar

Das Jahressteuergesetz 2020 hat eine steuerliche Home-Office-Pauschale von 5 Euro pro Tag, maximal 600 Euro pro Jahr eingeführt. Die Regelung ist auf die Jahre 2020 und 2021 beschränkt. Die oben genannten anspruchsvollen Anforderungen zur steuerlichen Anerkennung eines Arbeitszimmers müssen dafür nicht eingehalten werden.

Es können für bis zu 120 Tage im Home-Office 5 Euro pro Tag steuerlich geltend gemacht werden – maximal also 600 Euro. Der Steuerabzug ist möglich, wenn kein häusliches Arbeitszimmer vorliegt oder auf einen Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer verzichtet wird. Allerdings darf der Steuerpflichtige seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit an diesen Tagen ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausüben und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene Betätigungsstätte aufsuchen.

Zudem gilt:

  • Für steuerlich angesetzte Tage im Homeoffice darf die Entfernungspauschale nicht genutzt werden. Auch wird der steuerlich abgezogene Betrag mit der Werbungskostenpauschale verrechnet. Beides mindert den steuerlichen Effekt.
  • Werden verschiedene Tätigkeiten ausgeübt, sind die Tagespauschale von 5 Euro und der Höchstbetrag von 600 Euro darauf aufzuteilen; es wird nicht tätigkeitsbezogen vervielfacht.
  • Die Pauschale kann auch in Anspruch genommen werden, wenn ein anderer Nutzer der Wohnung eigene Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer abzieht.

Neue Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus dem Gesetz nicht.

Weitere Informationen im Jahressteuergesetz 2020 - Bundesgesetzblatt (www.bgbl.de)

 

Homeoffice – sicher zu Hause arbeiten

Um sicher von Zuhause aus zu arbeiten benötigen Sie Hard- und Software und es empfiehlt sich, einige Regeln zu beherzigen. Hier einige Tipps, wie das gelingen kann:

  • Tipps für sicheres mobiles Arbeiten:
    Trotz der gegebenen herausfordernden Situation sollte auch bei der Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen die IT-Sicherheit angemessen berücksichtigt werden.
    Bei spontanen Lösungen für mobiles Arbeiten können in der Regel nicht alle Anforderungen für IT-Sicherheit vollständig umgesetzt werden. Schnellere und stabile Netzanschlüsse, der Aufbau von VPN-Lösungen sowie die Anschaffung geeigneter Hardware können nur in Ausnahmefällen ad hoc aufgebaut oder bewerkstelligt werden.
    Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt eine Reihe einfacher Maßnahmen, die ohne größeren Aufwand einen Grundstein für IT-Sicherheit im mobilen Arbeiten darstellen: BSI Empfehlung zur Cybersicherheit: Tipps für sicheres mobiles Arbeiten (www.bsi.bund.de)
  • Verbindung der Mitarbeiter in die Firma:
    Grundvoraussetzung für ein Homeoffice ist eine schnelle Internetverbindung: Per Festnetz, Mobilfunk oder notfalls Satellit. Einige MBit/s schnell sollte die Verbindung schon sein.
  • Telefonanlage – Büro-Rufnummern im Homeoffice:
    Im Idealfall telefonieren Mitarbeiter im Homeoffice zuhause genauso wie im Büro: Unter Ihrer beruflichen Rufnummer sind sie erreichbar und bei eigenen Telefonaten erscheint die berufliche Rufnummer und nicht die Privatnummer. Dies muss die Telefonanlage im Unternehmen regeln: Prüfen Sie, welche Möglichkeiten die Telefonanlage dazu bietet. Auf VoIP („Voice over IP“) basierende Telefonanlagen bieten hier üblicherweise eine hohe Flexibilität. Ggf. müssen auf den Smartphones der Mitarbeiter Apps installiert werden, mit denen die Trennung von privaten und beruflichen Rufnummern gelingt.
    Hier finden Sie weitere Infos zur Sicherheit von VoIP-Anlagen (www.bsi.bund.de).
  • Videokonferenzlösungen: Die aktuelle Corona-Krise hat die Nachfrage nach Videokonferenzlösungen erheblich erhöht, was neue Herausforderungen in der Sicherheit der Kommunikation nach sich zieht. Auch der Datenschutz ist bei Nutzung von Videokonferenzsystemen zu beachten.

    Welche Anbieter von Videokonferenzlösungen gibt es?
  • Computer-Ausrüstung im Homeoffice:
    Entweder das Unternehmen stellt den Mitarbeitern einen fertig konfigurierten Rechner zur Verfügung. Oder die Mitarbeiter nutzen ihren privaten Rechner.
    In jedem Fall ist eine klare technische Trennung von privater und beruflicher Nutzung sehr zu empfehlen. Ansonsten könnten durch die private Nutzung hervorgerufene Sicherheitsprobleme die Sicherheit des Unternehmens tangieren – oder umgekehrt.
    Diese Trennung gelingt z. B. durch den Fernzugriff („Remote-Desktop“), der über eine verschlüsselte Verbindung („VPN-Tunnel“ / „Virtual Private Network“) realisiert werden kann.
    Damit dies sicher ist, empfiehlt sich der Einsatz von Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Aufbau der Verbindung: Dabei muss der Homeoffice-Mitarbeiter einerseits „etwas wissen“ (z. B. Nutzername und Passwort für einen Login) und „etwas haben“ (z. B. ein Smartphone für die Freigabe der Verbindung oder eine spezielle Hardware („Security-Token“), der am Privatrechner angesteckt wird oder eine zusätzliche Information (z. B. einen Zahlencode) gibt. Mehr Infos zur Zwei-Faktor-Authentifizierung (www.bsi-fuer-buerger.de).
    Auch lohnt ein Blick darauf, was an den privaten Rechner angeschlossen ist: Nur bekannte Geräte sollten an diesen angesteckt werden. Dies gilt insbesondere für USB-Sticks: Im schlimmsten Fall kann ein mit Schadsoftware versehener USB-Stick den Rechner „übernehmen“ und z. B. sämtliche Tastaturanschläge mitprotokollieren. Ähnliches gilt für schnurlose Mäuse und Tastaturen. Mehr Infos zur Sicherheit von USB-Sticks (www.bsi.bund.de). Auch Tastaturen und Mäuse sind ggf. angreifbar (www.bsi-fuer-buerger.de).
  • Sichere IT-Nutzung im Homeoffice:
    Der private PC sollte stets auf dem aktuellsten Stand sein, Updates von Betriebssystem und Anwendungssoftware sollte zeitnah eingespielt werden. Das gilt insbesondere für ggf. verwendete VPN-Software. Auch sollte andere Hardware im Heimnetz aktuell gehalten werden (z. B. der Router).
    Unmittelbar vor Ort werden Rechner üblicherweise durch Passwörter zum Login geschützt: Damit im Homeoffice nur berechtigte Personen den Remote-Desktop ins Unternehmen nutzen, müssen die Mitarbeiter auch zuhause besonders auf den Rechner achten. Das bedeutet: Beim Verlassen des Rechners die Bildschirmsperre des Betriebssystems oder zumindest des Remote-Desktops aktivieren, welche nur durch hinreichend schwierige Passwörter (www.bsi-fuer-buerger.de) zu entsperren ist.
  • Grundsätzliche Beschäftigung des Unternehmens mit der IT-Sicherheit:
    Sowohl aus gesetzlichen Gründen als auch zum Eigenschutz sollten Unternehmen sich mit dem Thema IT- und Informationssicherheit beschäftigen. Das gilt insbesondere für die Vorbereitung auf einen IT-Notfall, dessen Wahrscheinlichkeit und ggf. Auswirkung mit passenden Maßnahmen reduziert werden kann.
 

Produktiv, aber nicht einsam: So gelingt die Arbeit von zu Hause aus

Im Homeoffice steigt die Arbeitsleistung

Wissenschaftler der US-amerikanischen Stanford-Universität haben in einer zweijährigen Studie untersucht, was das Arbeiten im Homeoffice bewirkt. Die erste und wichtigste Botschaft: Die Produktivität der Mitarbeiter stieg um 13 Prozent.

  • Das liegt in der Regel auch daran, dass es weniger Unterbrechungen gibt, die Arbeitnehmer konzentrierter arbeiten können. In einem Büro, das mit mehreren Personen besetzt ist, telefoniert oder bespricht eben immer mal jemand etwas, es gibt Hintergrundgeräusche – und so entsteht Ablenkung.
  • Auch stellte sich heraus, dass die tatsächliche Arbeitszeit des Mitarbeiters im Homeoffice meist länger als die vor Ort ist.

Wenn Sie als Unternehmer Ihre Mitarbeiter als Schutz vor Infektionen zu Hause arbeiten lassen möchten, kann aus der Not eine Tugend werden. Zum Problem könnte auf Dauer aber die soziale Isolation im Homeoffice sein. Die Homeoffice-Mitarbeiter arbeiten zwar produktiver, aber ggf. auch einsamer.

So unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter und beugen der Isolation vor

  • Stellen Sie alle nötigen technischen und sonstigen Mittel zur Verfügung und klären Sie transparent alle arbeitsrechtlichen Fragen und Ansprüche, damit der Mitarbeiter gut informiert ist (siehe auch oben).
  • Klären Sie gemeinsam die Erwartungen ans Homeoffice – erwartete Dauer der pandemiebedingten Homeoffice-Lösung, Arbeitsleistung, Erreichbarkeit, Umfang mit externen Kunden, die praktische Umsetzbarkeit von Aufgaben etc.
  • Besprechen Sie auch, wie Sie Arbeits- und Pausenzeiten handhaben. Darf der Mitarbeiter flexibler sein als im Büro oder sollten Arbeits- und Pausenzeiten im Homeoffice wie die Arbeits- und Pausenzeiten im Büro liegen?
  • Sprechen Sie mit den Mitarbeitern klar ab, was zu tun ist – wie im normalen Büroalltag auch. Stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung. Geben Sie den Mitarbeitern Rückmeldung. Wahrscheinlich erhöht sich Kommunikations- und Organisationsaufwand vorübergehend, weil man sich eben nicht kurz über den Gang eine Information zurufen kann, sondern expliziter kommuniziert werden muss.
  • Nutzen Sie zudem Skype- oder Telefonkonferenzen, damit die Mitarbeiter sich nicht sozial isoliert fühlen und weiterhin in Kontakt mit den Kollegen bleiben. Setzen Sie diese Konferenzen bewusst an.
  • Unterstützen Sie die Mitarbeiten, die noch keine Homeoffice-Erfahrung haben, mit Tipps zur Homeoffice-Organisation. Hilfreich ist zum Beispiel eine gewissen Routine: Pünktlich zu einem festgelegten Zeitpunkt starten, Ziele für den Tag klären, Ablenkungen ausschalten, feste Pausen einlegen, vor Beendigung des Arbeitstages aufräumen – und am nächsten Tag frisch starten.
  • Wenn aus dem vorübergehenden Homeoffice ein dauerhaftes wird, signalisieren Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie gesehen werden und dass das Homeoffice bei guter Arbeit auch ihre Karriere fördert. Denn Mitarbeiter befürchten oft Karriereeinbrüche durch Homeoffice.
 
 
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