Elektronische Rechnungen

Mit dem am 22. März 2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz (WtcG) hat der Bundesrat den Weg frei gemacht für die stufenweise Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung (eRechnung) im B2B-Bereich.

Kernpunkte der Neuregelung

• Die verpflichtende Ausstellung von eRechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmen ausgetauscht werden, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-neu.
• Als ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte  unterhalten (die am Umsatz beteiligt ist).
• Anpassung der Definition der eRechnung in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-neu:

Als eRechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, die ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU - und somit der CEN-Norm 19631 - entspricht.

Daneben können Rechnungsaussteller und -empfänger eine Vereinbarung über das genutzte eRechnungsformat schließen (das genutzte Format muss aber eine Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen).

• Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die o. g. Anforderungen erfüllen, werden unter den neuen Begriff "sonstige Rechnung" fallen. Eine per E-Mail versandte pdf-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als eRechnung, sondern als sonstige Rechnung.

Übergangsregelungen

Alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer müssen ab dem 1. Januar 2025 eRechnungen ausstellen und empfangen können. Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:

• In den Jahren 2025 und 2026 sind neben eRechnungen aus Papierrechnungen und -vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - sonstige elektronische Rechnungen zulässig; die gilt in 2027 nur noch für inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz (iSd. § 19 Abs. 3 UStG) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro.
• In 2027 dürfen auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.

Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die eRechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.

Hinweis für Rechnungsempfänger: Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von eRechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Wenn ein Rechnungsaussteller die o. g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 also in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können.

Ausnahmen

Nicht unter die eRechnungspflicht fallen Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Fazit

Betroffen sind alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer unabhängig von ihrer Größe. Wegen der anvisierten Einführung zum 1. Januar 2025 sollten sich alle mit dem Thema eRechnung befassen. Denn es gilt, rechtzeitig eRechnungssysteme und Software gegebenenfalls aufzurüsten bzw. umzustellen.