Viele frisch gebackene Unternehmer stellen sich unter Controlling etwas sehr Kompliziertes und Aufwändiges vor. Zwar ist bekannt, dass Planung und Steuerung auch für den Erfolg kleiner Unternehmen wichtig sind. Und dass Banken bei der Kreditwürdigkeitsprüfung auch das Controlling beurteilen – Stichwort Basel II und Rating. Aber den meisten Existenzgründern ist unklar, wie sie Planungs- und Steuerungsinstrumente in der Praxis wirtschaftlich nutzen können.
Dabei sind viele der heutigen Jungunternehmer älteren Unternehmen gegenüber im Vorteil: Sie haben bereits ein Unternehmenskonzept erarbeitet, in dem sie Ziele, Strategie und Maßnahmen, Marketing, Personal, Preise, Handelsspanne oder Deckungsbeitrag, Umsatz, Kosten, Gewinn, Kapitalbedarf und Finanzierung geplant haben. Damit ist der aufwändigste Teil, die Unternehmensplanung mit Ziel- und Kursbestimmung, geschafft.
Nach dem Unternehmensstart gilt es, das Unternehmen auf dem zielführenden Kurs zu steuern. Aufgabe des Controlling (Unternehmenssteuerung) ist es, durch regelmäßige Standortbestimmungen Abweichungen vom Zielkurs sofort festzustellen, die Ursachen herauszufinden und rechtzeitig mit geeigneten Maßnahmen gegenzusteuern. Im günstigsten Fall kann dies bedeuten, bei einem höheren Auftragseingang als geplant zu prüfen, ob Kapazität, Personal und das Kapital zur Vorfinanzierung des höheren Umsatzes ausreichen. Möglicherweise müssen die Planung aktualisiert, zusätzliche Kapazität geschaffen und die Finanzmittel rechtzeitig aufgestockt werden. Wie bei einer weniger erfreulichen Entwicklung kann verspätetes Handeln auch hier fatale Folgen haben: Wegen Terminverzögerungen verärgerte Auftraggeber springen ab, Banken verweigern auf Grund der schlechten Unternehmensführung weitere Finanzmittel, Lieferanten verlangen wegen unbezahlter Rechnungen Vorauskasse. Häufiger sind die Fälle negativer Abweichungen von der Unternehmensplanung. Weil Existenzgründer die Marktchancen überschätzt haben, das Marketing unzureichend ist, Fehler bei Kalkulation und Planung gemacht wurden oder unvorhergesehene externe Einflüsse die Entwicklung des Unternehmens beeinträchtigen. Je früher die Abweichungen und ihre Ursachen erkannt werden, desto leichter lässt sich gegensteuern.
Controlling lohnt sich für Existenzgründer also von Beginn an. Es hilft, den Unternehmenserfolg zu sichern und zu verbessern. Rund drei bis vier Stunden pro Monat sind zu investieren. Am besten zur Monatsmitte, wenn die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) mit Summen- und Saldenliste des Vormonats vorliegen sollte. Bei guter Organisation – Planzahlen vorab an die Steuerkanzlei oder in die eigene Buchhaltungs-Software – werden die Soll-Zahlen aus der Ergebnisplanung automatisch den aktuellen Ist-Zahlen gegenübergestellt und die Abweichungen in Euro und Prozent berechnet. So lässt sich auf einen Blick feststellen, welche Posten besondere Aufmerksamkeit verdienen.
Zu überwachen sind in jedem Unternehmen: Umsatz, Gesamtleistung, Anteil der variablen Kosten (wie Waren-/Materialeinsatz und Fremdleistungen), Fixkosten, vorläufiges Ergebnis, Kontostände, Bestand an Forderungen und Verbindlichkeiten. Die Liquiditätsplanung mit den voraussichtlichen Zahlungseingängen und -ausgängen sollte mindestens monatlich überprüft und aktualisiert werden. Je knapper die liquiden Mittel, desto häufiger muss dies geschehen, notfalls täglich. Banken sind nur dann bereit, Kreditrahmen in schwierigen Zeiten zu erhöhen, wenn sie rechtzeitig informiert werden.
In Dienstleistungsunternehmen sollte monatlich die Zeiterfassung ausgewertet werden und überprüft werden, ob die in der Kalkulation geplante Auslastung erreicht wird. Wichtig ist außerdem, Gewinn- und Verlustbringer aufzuspüren. Wertvolle Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten liefert hierzu eine Zwischen- und Nachkalkulation, welche die Deckungsbeiträge von Aufträgen, Kunden oder Teams aufzeigt. Ein weiteres Muss für das monatliche Controlling sind die zukünftigen Umsätze, also Auftragseingang, Wandlungsquote im Verkauf, Ausschöpfen der Chancen auf Folgeaufträge, Anfragen und Erstkontakte, Resonanz auf die Marketingmaßnahmen. Werden die Planziele hier nicht erreicht, sind die Marketinganstrengungen zu verbessern.
Übrigens lohnt es auch bei positiven Soll-Ist-Abweichungen zu überlegen, wie sich die Erfolgsursachen auf andere Aufträge, Kunden und Mitarbeiter übertragen lassen. Bei guter Organisation des Controlling, nach etwas Übung und konsequentem Umsetzen der Verbesserungsmaßnahmen zahlt sich der Aufwand für das Controlling in jedem Fall aus.
Ute Lohmüller, info@lohmueller-unternehmensberatung.de
Dabei sind viele der heutigen Jungunternehmer älteren Unternehmen gegenüber im Vorteil: Sie haben bereits ein Unternehmenskonzept erarbeitet, in dem sie Ziele, Strategie und Maßnahmen, Marketing, Personal, Preise, Handelsspanne oder Deckungsbeitrag, Umsatz, Kosten, Gewinn, Kapitalbedarf und Finanzierung geplant haben. Damit ist der aufwändigste Teil, die Unternehmensplanung mit Ziel- und Kursbestimmung, geschafft.
Nach dem Unternehmensstart gilt es, das Unternehmen auf dem zielführenden Kurs zu steuern. Aufgabe des Controlling (Unternehmenssteuerung) ist es, durch regelmäßige Standortbestimmungen Abweichungen vom Zielkurs sofort festzustellen, die Ursachen herauszufinden und rechtzeitig mit geeigneten Maßnahmen gegenzusteuern. Im günstigsten Fall kann dies bedeuten, bei einem höheren Auftragseingang als geplant zu prüfen, ob Kapazität, Personal und das Kapital zur Vorfinanzierung des höheren Umsatzes ausreichen. Möglicherweise müssen die Planung aktualisiert, zusätzliche Kapazität geschaffen und die Finanzmittel rechtzeitig aufgestockt werden. Wie bei einer weniger erfreulichen Entwicklung kann verspätetes Handeln auch hier fatale Folgen haben: Wegen Terminverzögerungen verärgerte Auftraggeber springen ab, Banken verweigern auf Grund der schlechten Unternehmensführung weitere Finanzmittel, Lieferanten verlangen wegen unbezahlter Rechnungen Vorauskasse. Häufiger sind die Fälle negativer Abweichungen von der Unternehmensplanung. Weil Existenzgründer die Marktchancen überschätzt haben, das Marketing unzureichend ist, Fehler bei Kalkulation und Planung gemacht wurden oder unvorhergesehene externe Einflüsse die Entwicklung des Unternehmens beeinträchtigen. Je früher die Abweichungen und ihre Ursachen erkannt werden, desto leichter lässt sich gegensteuern.
Controlling lohnt sich für Existenzgründer also von Beginn an. Es hilft, den Unternehmenserfolg zu sichern und zu verbessern. Rund drei bis vier Stunden pro Monat sind zu investieren. Am besten zur Monatsmitte, wenn die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) mit Summen- und Saldenliste des Vormonats vorliegen sollte. Bei guter Organisation – Planzahlen vorab an die Steuerkanzlei oder in die eigene Buchhaltungs-Software – werden die Soll-Zahlen aus der Ergebnisplanung automatisch den aktuellen Ist-Zahlen gegenübergestellt und die Abweichungen in Euro und Prozent berechnet. So lässt sich auf einen Blick feststellen, welche Posten besondere Aufmerksamkeit verdienen.
Zu überwachen sind in jedem Unternehmen: Umsatz, Gesamtleistung, Anteil der variablen Kosten (wie Waren-/Materialeinsatz und Fremdleistungen), Fixkosten, vorläufiges Ergebnis, Kontostände, Bestand an Forderungen und Verbindlichkeiten. Die Liquiditätsplanung mit den voraussichtlichen Zahlungseingängen und -ausgängen sollte mindestens monatlich überprüft und aktualisiert werden. Je knapper die liquiden Mittel, desto häufiger muss dies geschehen, notfalls täglich. Banken sind nur dann bereit, Kreditrahmen in schwierigen Zeiten zu erhöhen, wenn sie rechtzeitig informiert werden.
In Dienstleistungsunternehmen sollte monatlich die Zeiterfassung ausgewertet werden und überprüft werden, ob die in der Kalkulation geplante Auslastung erreicht wird. Wichtig ist außerdem, Gewinn- und Verlustbringer aufzuspüren. Wertvolle Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten liefert hierzu eine Zwischen- und Nachkalkulation, welche die Deckungsbeiträge von Aufträgen, Kunden oder Teams aufzeigt. Ein weiteres Muss für das monatliche Controlling sind die zukünftigen Umsätze, also Auftragseingang, Wandlungsquote im Verkauf, Ausschöpfen der Chancen auf Folgeaufträge, Anfragen und Erstkontakte, Resonanz auf die Marketingmaßnahmen. Werden die Planziele hier nicht erreicht, sind die Marketinganstrengungen zu verbessern.
Übrigens lohnt es auch bei positiven Soll-Ist-Abweichungen zu überlegen, wie sich die Erfolgsursachen auf andere Aufträge, Kunden und Mitarbeiter übertragen lassen. Bei guter Organisation des Controlling, nach etwas Übung und konsequentem Umsetzen der Verbesserungsmaßnahmen zahlt sich der Aufwand für das Controlling in jedem Fall aus.
Ute Lohmüller, info@lohmueller-unternehmensberatung.de
