Im Messetrubel die Ziele im Auge behalten und die richtigen Gesprächspartner finden: Das sind die Herausforderungen für die Besucher von Fachmessen.
Oft misslingt ein Messebesuch, denn die vielen Ablenkungen verführen wie die Meerjungfrauen im Märchen. Gibt man sich ihrem Zauber hin, kommt man am Abend frustriert, erschlagen und unzufrieden aus dem Messegelände und fragt sich, was dieser Tag nun gebracht hat außer schmerzenden Füßen.
Nicht jeder ist gleich „gefährdet“. Die Besucher lassen sich entsprechend ihrem Vorgehen auf der Messe in vier grundlegende Typen einordnen. Die ersten zwei sind mehr rational, die beiden letzten mehr emotional orientiert. Jeder Messebesucher wird wahrscheinlich Aspekte aller vier Gruppen bei sich entdecken:
Der Experte: Er weiß genau, wen er sprechen will. Er geht meist nur einen Tag auf die Messe, eventuell kürzer. Er will mit entscheidungsbefugten Fachleuten sprechen und kommt gleich zum Wesentlichen: dem Preis oder dem Problem. Ihm kann man bei Zahlen und Fakten kein „X“ für ein „U“ vormachen. Meist sind sein Tag und seine Termine geplant – neue Kontakte, Kontaktpflege oder Geselliges liegen ihm nicht so.
Der Controller bucht seine Anreise und das Hotelzimmer weit im Voraus. Er hat sich ein vergünstigtes Messeticket online gesichert und die Angebote der Hersteller gelesen und sich dort auch mit Terminen angemeldet. Bei ihm wird nicht lange theoretisch diskutiert, er hat seine Projekte im Blick. Er ist pünktlich und organisiert und will die Dinge nach der Messe zum Laufen bringen. Flexibilität ist nicht seine Stärke. Er gerät leicht unter Stress und kann sich manchmal im Organisationsdetail verlieren.
Der Geschäftsführer eines Branchenverbandes: Er ist spontan und sprachbegabt. Er entscheidet sich kurzfristig zu einem Messebesuch und kommt meist nicht zur Planung. Für ihn hat sich die Messe gelohnt, wenn er ein Gefühl für die Branche bekommen, Konflikte geklärt und interessante Gespräche geführt hat. Er geht auch gerne in Fortbildungsveranstaltungen im Kongress, wenn es passt. Zeitliche Planungen sind ihm ein Graus. Wenn er nicht die richtigen Leute antrifft, kann der Tag zu einem Desaster werden.
Der Stratege: Ihn interessiert auf der Messe nicht nur das laufende Geschäftsjahr. Er will ein Gefühl für die weitere Entwicklung der Unternehmen bekommen. Für ihn sind internationale Leitmessen ein Muss. Er kann intuitiv erfassen, wie die Lage der Branche ist. Ihn interessieren die zukünftigen Projekte, die Marktnachrichten. Er hat sich auf alle Fälle ein paar Kongressveranstaltungen notiert und geht auch mindestens zu einer hin. Tief in die Fakten einsteigen oder Planung liegen ihm nicht so.
Tipps für den eintägigen Messebesuch
Wer sich nur einen Tag Zeit für die Messe nehmen kann, hat es nicht leicht. Je enger der Zeitplan, desto
wichtiger wird die Planung. Die fällt natürlich den „Strategen“ und „Vermittlern“
besonders schwer. Ohne Ziele und Planungen reicht die Zeit oft nicht, man verlässt die Messe unzufrieden und
stellt fest, dass der heimelige Plausch mit Bekannten und Kollegen nichts für den Alltag gebracht hat. Einige
konkrete Tipps, wie der eintägige Messebesuch effizient gestaltet wird:
Für den Messebesuch nicht den letzten Messetag wählen: Das gilt besonders, wenn man eine weitere Anreise hat. Denn da schließen Messen oft früher und erfahrungsgemäß beginnen einige Aussteller schon vor dem offiziellen Ende mit dem Abbau ihrer Stände. An diesem Tag hat man es auch schwer, die Branchenstimmung mitzubekommen.
Klare Ziele setzen: Bei einem Tag Messebesuch ist es enorm wichtig zu fragen, mit welchen Ergebnissen man nach Hause kommen möchte. Sei es, dass man sich ein Sortiment in der Tiefe anschauen möchte, Ansprechpartner der Lieferanten persönlich kennen lernen oder einen Überblick über die Marktentwicklung im Kongress bekommen möchte. Immer sind die Vor- und Nachteile eines Besuches abzuwägen. Steht fest, dass mit dem Besuch viele „Fliegen mit einer Klappe“ geschlagen werden können, kann man loslegen. Es gilt, sich selbst von Terminen und Verpflichtungen freizuschaufeln, Arbeiten zu delegieren und Termine mit seinen wichtigsten Gesprächspartnern (die haben meist selbst volle Terminkalender auf der Messe) zu organisieren. Es ist hilfreich, die Handy-Nummern auszutauschen, da Verspätungen auf der Messe an der Tagesordnung sind und man sich deshalb neu verabreden muss. Natürlich sollte man Visitenkarten und Firmenunterlagen in ausreichender Anzahl zur Messe mitnehmen.
Gespräche effizient gestalten: Eine Messe ist nicht zu vergleichen mit z.B. einem Gespräch im Ladenbüro. Auf Grund der Vielzahl der möglichen Gesprächspartner auf einer Messe, ist es vorteilhaft, die Gespräche kurz und bündig zu halten. Idealerweise dauern vereinbarte Gesprächstermine 15 bis 30 Minuten. In diesem Takt kann man auch planen, plus Wegezeiten. Eine Vorbereitung der Gespräche ist selbstredend sinnvoll. Auch der Aussteller wird nach einer Weile eventuell auf die Uhr schauen, das ist normal und nicht persönlich zu nehmen.
Puffer lassen: Für sehr wichtige Termine sollten nicht mehr als 60 Prozent des gesamten Zeitbudgets eingeplant werden. Der Rest der Zeit bleibt als Puffer für spontane Treffen, Dinge mit geringerer Priorität etc. Im Umkehrschluss überfordert es eher, wenn man mehr als sechs ausführlichere Termine pro Tag plant.
Fit bleiben: Trotz der üblichen Messehektik sollten die eigenen Bedürfnisse nicht zu kurz kommen. Gerade in der trockenen und warmen Luft ist es wichtig, genügend zu trinken und mittags eine ordentliche Mahlzeit zu sich zu nehmen, sonst riskiert man Schlappheit, Kopfschmerzen oder eine Erkältung. Obst und Wasser könnte man z.B. in einem Rucksack dabei haben. Auch bequeme Schuhe helfen, sich länger wohl zu fühlen.
Dran bleiben: Der Erfolg eines Messebesuchs kann auch daran scheitern, dass man es nach der Rückkehr ins Alltagsgeschäft nicht schafft, die vereinbarten Aufgaben oder Kontakte im Auge zu behalten. Deshalb empfiehlt es sich noch im Zug auf der Heimfahrt, eine Arbeitsliste zu erstellen und Termine im Kalender zu vermerken. Am besten nimmt man sich dafür gleich nach der Messe ein bis zwei Stunden bei einer Tasse Tee Zeit. Die Liste wird dann in einem festen Zeitraum nach und nach abgearbeitet.
