Post öffnen, zum Diktat beim Chef, Briefe schreiben, Ablage machen und Kaffee kochen. Heute hat der Arbeitsalltag von Sekretärinnen meist nur wenig mit diesem Klischee gemein.
„Sekretäre sind Fachleute für Textgestaltung und -verarbeitung, Kommunikationsübermittlung und Organisation von Büros. Mit Hilfe moderner, oft computerunterstützter Möglichkeiten erledigen sie Schriftverkehr und erstellen Statistiken, Dateien und Karteien. Darüber hinaus sind sie für Terminplanungen ihrer Vorgesetzten, Vorbereitungen für deren Reisen und Besprechungen verantwortlich.“ So definiert das Online-Lexikon wikipedia die Tätigkeiten im modernen Sekretariat.
Als einen Hauptgrund für die Veränderungen sehen Experten den Einzug der modernen Kommunikationsmittel in die Büros an. Die Chefs von heute machen immer mehr der klassischen Sekretariatsarbeit selbst, können ihre Briefe und Mails alleine beantworten – dadurch werden die Sekretärinnen frei für anspruchsvollere Aufgaben wie Projektarbeit oder die Vorbereitung von Meetings.
Die Stellenangebote in den Zeitungen reflektieren diese Veränderung: Das Büro heißt jetzt „Office“, die Sekretärin „Team-Assistentin“ oder gar „Office Manager“. Stenografie und Maschinenschreiben, Jahrzehnte lang die Schlüsselqualifikationen für die Arbeit im Sekretariat, interessieren nicht mehr. Dass eine Bewerberin tippen kann, ist so selbstverständlich, dass es nicht mehr erwähnt werden muss. Statt dessen soll sie fit am Computer sein, mindestens eine Fremdsprache beherrschen, sowohl eigenständig als auch im Team arbeiten können, viel Eigeninitiative mitbringen und belastbar sein.
Erfolgreichen Assistentinnen werden dabei, so Angelika Rodatus, Chefredakteurin des Newsletters „Assistenz & Sekretariat inside“, immer mehr „Soft Skills“ abverlangt, also Teamorientierung, Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, Flexibilität und Mobilität, Motivation und Kreativität, Durchsetzungsvermögen und emotionale Intelligenz.
Das Wissen im Büro hat mittlerweile eine Halbwertzeit von rund fünf Jahren erreicht, d.h. ständig kommen neue Technologien und Anforderungen auf die Mitarbeiterinnen zu. Einen Königsweg – sprich: eine standardisierte Ausbildung – gibt es ohnehin nicht, die Bezeichnung „Sekretärin“ ist nicht geschützt. Daher teilen vorwiegend private und halbstaatliche Veranstalter den lukrativen Weiterbildungsmarkt für diesen Sektor unter sich auf und bieten ihre eigenen Schulungen und Abschlüsse an. So kann man bei der IHK eine dreiteilige Seminarreihe „Fit fürs Sekretariat“ besuchen. Der Inhalt reicht von Teamarbeit und Selbstmanagement bis zu Gesprächspsychologie und Zeitmanagement. Die formalen Bildungsabschlüsse von Sekretärinnen und Sekretären sind sehr unterschiedlich. Da finden sich Quereinsteiger mit Abitur neben gelernten Industriekaufleuten, da gibt es aber auch die einfache Schreibkraft, die sich stolz Sekretärin nennt.
Das Gehalt einer Sekretärin kann je nach Tätigkeitsfeld stark variieren. Assistentinnen und Sekretärinnen in den Chefetagen verdienen naturgemäß erheblich mehr als eine einfache Schreibkraft oder Telefonistin. Außerdem hängt die Höhe des Gehalts auch vom Standort ab, da es große regionale Unterschiede gibt: München, Frankfurt/Main und Düsseldorf sind an der Spitze, in Nürnberg, kleineren Städten und in Ostdeutschland wird dagegen unterdurchschnittlich gezahlt.
Ebenfalls ausschlaggebend ist die Branche: In der Finanz- und Versicherungswirtschaft sind die Gehälter wesentlich höher als beispielsweise bei Sekretärinnen im Einzel- und Versandhandel. Nach Angaben der aktuellen Kienbaum-Vergütungsstudie können Schreibkräfte und Telefonistinnen im Schnitt 30 300 Euro im Jahr verdienen, Chefsekretärinnen und -assistentinnen erreichen im Bundesdurchschnitt 47 800 Euro.
