Die Steuerung und Verwaltung von Druckern, Faxgeräten, Scannern und Kopierern kann an externe Dienstleister outgesourct werden.
Das papierlose Büro – es wird wohl ein Wunschtraum bleiben, denn in den meisten Unternehmen ist ohne Papier nicht auszukommen. Doch das Drucken, Faxen und Kopieren ist mit Kosten verbunden – von der Anschaffung der Hardware über die Wartung der Systeme bis hin zur Bereitstellung von Verbrauchsmaterialien. Dennoch können Unternehmen ihr Dokumenten-Management effizienter gestalten und dabei Zeit und Geld sparen.
Was die Bürokommunikation angeht, bietet sich in vielen Unternehmen das gleiche Bild: Parallel im Einsatz sind analoge und digitale Druck-, Fax- und Kopiersysteme unterschiedlichster Leistungsklassen, teils geleast, teils gekauft. Bei der Beschaffung wird häufig nur auf den günstigen Einkaufspreis geachtet, die Folgekosten bleiben unberücksichtigt. Dabei ist Druckertinte teurer als edelster Champagner und langfristig werden so vermeintliche Schnäppchen zu einer echten Kostenbelastung. Hinzu kommt, dass jeder Gerätetyp anderes Verbrauchsmaterial benötigt und bei der Beschaffung eine Vielzahl von Lieferanten gemanagt werden muss. Doch auch die Bevorratung verursacht hohe Kosten, ebenso wie die Wartung und der Support der Geräte, welche in vielen Fällen von hauseigenen EDV-Technikern geleistet wird. Zusammen genommen bindet das wertvolle Ressourcen an Raum und Personal.
Über die genauen Kosten, die das Dokumenten-Management verursacht, haben jedoch die wenigsten Unternehmen einen Überblick. Hinzu kommt, dass sich die über Jahre hinweg gewachsenen Beschaffungsstrukturen nur schwer aufbrechen und neu strukturieren lassen.
Um diesem Ärger vorzubeugen und Kosten dauerhaft zu senken, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für das Outsourcing der Steuerung und Verwaltung ihrer Bürosysteme. Die Ausstattung des Betriebes mit Druckern, Kopierern und Faxgeräten legen sie in die Hände von externen Dienstleistern und vertrauen auch beim fachgerechten Service auf die jahrelange Erfahrung der Experten.
Das Konzept ist einfach: Im Kern geht es um ein Total Output Management. Das bedeutet, dass der gesamte Arbeitsprozess beim Drucken, Faxen und Kopieren zu analysieren und auf seine Effizienz hin zu prüfen ist. Zuvor müssen dem Dienstleister bestimmte Daten dazu vorliegen: Wie sind die Arbeitsplatzanforderungen der Mitarbeiter? Wie hoch waren die Anschaffungskosten der Geräte? Was kosten Reparatur, Service und Verwaltung? Wie viel wird gedruckt, wie viel kopiert, gefaxt und gescannt? Am Ende dieses Analyseprozesses liegt für die Entscheider auf der Hand, welche Kosten tatsächlich angefallen sind. Die Überraschung darüber ist häufig groß – dabei ließen sich die jährlichen Druckkosten ganz einfach um 10 bis 15 Prozent senken.
Erforderlich ist lediglich die Umstellung auf einheitliche Bürosysteme unter Berücksichtigung der vorhandenen IT-Infrastruktur. Genau davor scheuen sich aber viele Unternehmen. Sie befürchten hohe Anschaffungskosten und einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand für die Umstellung. Diese Befürchtungen sind jedoch unbegründet, denn im Rahmen eines „All in“-Mietvertrages, liefert der Dienstleister Geräte, Software und weiteres Zubehör, kümmert sich um Aufstellung und Installation und übernimmt die Finanzierung sowie die Ablösung bestehender Mietverträge. Daneben garantiert er die hohe Verfügbarkeit der Bürosysteme - Wartung und Instandhaltungsservice inbegriffen. Das Unternehmen zahlt weder für die Ware noch für den Service, sondern lediglich einen einheitlichen Seitenpreis für den eigenen Dokumenten-Output. So erhält der Kunde Klarheit bei der Abrechnung und kann seine künftigen Kosten langfristig und nachhaltig planen. Darüber hinaus schafft er Ordnung in seinem Geräte-Durcheinander und gibt seinen Mitarbeitern wieder die Möglichkeit, sich auf ihre eigentlichen Kerntätigkeiten zu konzentrieren.
Doch auch in Bezug auf die Verwaltung digitaler Dokumente ermöglichen neue Lösungen erhebliche Effizienzsteigerungen: Mit Hilfe innovativer Software-Module zur digitalen Archivierung kann der Benutzer unabhängig vom Standort schnell auf relevante Geschäftsunterlagen zugreifen. Denn alle Dokumente oder E-Mails werden in einer zentralen Datenbank abgelegt. Über die Suche nach Schlagwörtern sind alle zu einem Vorgang gehörenden Unterlagen leicht zu finden und die Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit.
