Für Versand, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten, die aus rechtlichen Gründen zwingend eine Unterschrift verlangen, ist mittlerweile eine elektronische Signatur erforderlich. Von Henry Dietz
Elektronische Signaturen basieren auf digitalen Zertifikaten, die von speziellen Trustcentern ausgegeben werden. So hat beispielsweise die Sparkassen-Finanzgruppe über den Deutschen Sparkassenverlag (DSV) mit seinem Trustcenter S-Trust aktuell rund 35 Mio. signaturfähige Debitkarten ausgegeben. Diese können mittels eines Download-Verfahrens über das Internet nachträglich mit einem Zertifikat für die qualifizierte elektronische Signatur ausgestattet werden. Zertifikate und die darauf basierenden elektronischen Signaturen sind entsprechend ihrer Rechtsgültigkeit in die Kategorien „einfach“, „fortgeschritten“ und „qualifiziert“ eingeordnet.
Doch nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur können Dokumente entsprechend dem Signaturgesetz rechtsgültig unterschrieben werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass beispielsweise eine Bestellung oder ein Auftrag echt ist oder auch, dass der Absender wirklich der ist, für den er sich ausgibt.
Vier Eigenschaften der qualifizierten elektronischen Signatur legen die Sicherheit fest:
- Authentizität: Die Herkunft der Daten ist sichergestellt.
- Integrität: Die Unversehrtheit und Unveränderbarkeit der Nachricht ist sichergestellt.
- Verbindlichkeit: Der Absender kann nicht leugnen, die Nachricht versandt zu haben.
- Vertraulichkeit: Die Daten sind vor Einsicht durch Dritte geschützt.
Der Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur lohnt sich: Durch die Umstellung auf digitale Prozesse ergeben sich vor allem bei der Rechnungsstellung Einsparungen von bis zu 70 Prozent. Nur qualifiziert elektronisch signierte Rechnungen können „steuerkonform“ digital versendet, revisionssicher archiviert und für den Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Mit Hilfe der qualifizierten elektronischen Massensignatur lassen sich sogar beliebig viele Rechnungen auf einen Schlag rechtsverbindlich elektronisch unterschreiben. Als Einzelplatzlösung für jeden beliebigen Computer-Arbeitsplatz mit Chipkartenleser rechnet sich die Massensignatur unter wirtschaftlichen Kriterien auch für kleine und mittlere Unternehmen.
Pflicht zur elektronischen Signatur
Die elektronische Signatur ermöglicht Unternehmen den Zugriff auf viele Online-Angebote von Behörden und die vollständig digitale Kommunikation mit Ämtern und Gerichten (sogenanntes E-Government). In einigen Bereichen ist bzw. wird die elektronische Signatur sogar zur Pflicht. Einige Beispiele:
- elektronischer Rechtsverkehr
- Änderung von Eintragungen im Handelsregister
- Anmeldung von Umsatz- und Lohnsteuern
- Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens (seit 1. Dezember 2008 zwingend)
- Nachweisführungspflicht in der Abfallwirtschaft (Pflicht ab 1. April 2010)
- Emissionshandel
- Vollständigkeitserklärung bei der Verpackungsordnung (seit 2009 Pflicht)
- Beantragung von Ursprungszeugnissen bei der IHK
- Zulassung von Firmenfahrzeugen
- Patent- und Markenanmeldung
- Einreichung der elektronischen Steuererklärung („Elster“).
Elektronische Ausschreibungen
Auch die Teilnahme an Online-Ausschreibungsverfahren („E-Vergabe“) unter www.auftraege.bayern.de spart den Unternehmen bares Geld, da Kosten für Kopien, Porto oder Kuriere entfallen. In den nächsten Jahren werden vor allem die Prozesse bei der E-Vergabe, beim E-Government und auch beim E-Billing (also der elektronischen Rechnungsstellung) digitalisiert werden.
Ob E-Government oder E-Vergabe: In allen Fällen ist eine eindeutige Authentifizierung mit digitalen Zertifikaten erforderlich. Diese dienen als Personalausweis im Internet und als Basis für die elektronische Signatur. Eine mit zentralen Wirtschaftsverbänden abgestimmte Empfehlung des Bundeswirtschaftsministeriums sieht vor, dass öffentliche Ausschreibungen stufenweise online durchgeführt werden sollen. Wer an öffentlichen Aufträgen teilhaben möchte, braucht für die digitale Angebotsabgabe eine qualifizierte elektronische Signatur. Nach EU-Vorgaben ist dies spätestens ab 2010 für alle Wirtschaftsbereiche erforderlich. Betriebe, die die E-Vergabe vernachlässigen, gehen das Risiko ein, Ausschreibungen zu verpassen oder vom zunehmenden Wettbewerb verdrängt zu werden.
Sichere Verschlüsselung, individuelle Zugangsrechte
Unternehmen verschicken ihre elektronische Post oft unverschlüsselt und somit offen lesbar wie eine virtuelle Postkarte. Jedoch sollten E-Mails mit streng vertraulichen Inhalten unbedingt mit einer elektronischen Signatur verschlüsselt und signiert werden. Nur der Empfänger ist in der Lage, eine für ihn verschlüsselte Information zu öffnen. Außerdem ist die E-Mail samt Anhang dem Sender eindeutig zurechenbar und kann ohne Wissen des Empfängers nicht mehr verändert werden. Digitale Zertifikate ersetzen auch meist unsichere Passwörter. Sie können auch Mitarbeitern, die eine spezielle Karte besitzen, einen individuellen Zugang zu Gebäuden und Computer-Systemen ermöglichen.
