Wie wird abgegrenzt?

Geschäftsreisen sind oftmals ein willkommener Anlass, um einen kurzen privaten Abstecher anzuhängen. Für solche sogenannte gemischt veranlasste Reisen hat der Bundesfinanzhof (BFH) ein wichtiges Urteil zugunsten der Steuerpflichtigen gefällt, mit dem er seine Rechtsprechung geändert und den Raum erweitert hat, um Reisekosten steuerlich geltend zu machen. Darüber hinaus gelten seit Jahresanfang für Auslandsreisen in einigen Ländern neue Pauschbeträge.

Aufteilung jetzt möglich

Der Bundesfinanzhof vertritt nun die Ansicht, dass aus § 12 Nr. 1 S. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) kein generelles Aufteilungsverbot mehr für gemischt veranlasste Aufwendungen entnommen werden. Damit können die Kosten für die beruflichen Reiseanteile häufiger als bisher als Betriebsausgaben oder Werbungskosten beim Fiskus geltend gemacht werden. Gemischt veranlasste Reisekosten können in abziehbare und nicht abziehbare Aufwendungen eingeteilt werden. Die beruflichen (betrieblichen) Zeitanteile sind als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abzugsfähig, die private Zeit dagegen nicht. Vorausgesetzt wird, dass die Reisezeit anteilig geteilt werden kann, die beruflich genutzte Reisezeit fest steht und nicht nur von untergeordneter Bedeutung ist. Je nach Gewicht der jeweiligen Anteile kann es jedoch im Einzelfall erforderlich sein, von einer Aufteilung abzusehen oder für sie einen anderen Maßstab anzulegen. Eine Trennung ist weiterhin allerdings nicht möglich, wenn zum Beispiel objektivierbare Kriterien fehlen, weil berufliche und private Veranlassungsbeiträge ineinander greifen.

Wichtiger Hinweis: Die Entscheidung des BFH (Beschluss vom 21. September 2009, Aktenzeichen: GrS 1/06) kann auch für die Beurteilung anderer gemischter Aufwendungen Folgen haben. Hiervon ausgenommen sind unverzichtbare Aufwendungen für die Lebensführung, die durch die Berücksichtigung des steuerlichen Existenzminimums bereits pauschal abgegolten oder als außergewöhnliche Belastungen und Sonderausgaben abzugsfähig sind.

Kostenerstattung bei Inlandsreisen

In der Regel müssen die tatsächlichen Übernachtungskosten durch Einzelnachweise beim Finanzamt geltend gemacht werden. Der Beleg muss den Namen und die Anschrift des Hotels, den Namen des Übernachtenden und die Übernachtungstage enthalten. Ausnahmsweise kann der Arbeitgeber die Übernachtungskosten auch über einen Pauschalbetrag in Höhe von 20 Euro steuerfrei erstatten. Zu beachten ist aber: Selbstständige und Arbeitnehmer können bei Inlandsreisen dagegen für die Übernachtung den Pauschbetrag nicht ansetzen. Für den Werbungskostenabzug bei Dienstreisen und beim Betriebskostenabzug für Unternehmer gelten diese Pauschalbeträge seit 1. Januar 2008 nicht mehr, hier müssen stets die tatsächlichen Übernachtungskosten durch Einzelnachweis beim Finanzamt belegt werden.

Gemäß § 4 Absatz 5 Nr. 5 EStG können Mehraufwendungen als Pauschbeträge lohnsteuerfrei erstattet werden. Darüber hinaus können auch Selbstständige und Arbeitnehmer, die keine Erstattung durch ihren Arbeitgeber erhalten, die Verpflegungspauschalen beim Fiskus geltend machen. Der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen hängt von der Dauer der Abwesenheit von Wohnung und Arbeitsstätte ab:

Verpflegungspauschalen pro Kalendertag (Inlandsreisen) 

Abwesenheitsdauer	Betrag
24 Stunden	24,- Euro
Weniger als 24 und mindestens bis zu 14 Stunden	12,- Euro
Weniger als 14 und mindestens mehr als 8 Stunden	6,- Euro

Wichtig dabei: Die Verpflegungsmehraufwendungen sind steuerrechtlich strikt von Arbeitsessen und Bewirtungskosten zu trennen.

Wenn der Arbeitgeber die Reisenebenkosten glaubhaft macht bzw. Nachweise erbringt, kann er sie weiterhin steuerfrei erstatten, sofern die Belege zum Lohnkonto aufbewahrt werden. Nicht erstattungsfähig sind aber Bußgelder, Verwarnungsgelder und zusätzlicher Krankenversicherungsschutz. Sie und auch andere mittelbare Reisekosten gelten als Arbeitslohn und können vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn sie nicht durch den Arbeitgeber erstattet werden.

Für Verpflegungsaufwendungen stellen diese Pauschalbeträge gleichzeitig die steuerrechtliche Höchstgrenze dar. Das bedeutet: Selbst wenn nachgewiesen wird, dass die Kosten höher waren, können Beträge, die über den jeweiligen Pauschalbetrag hinausgehen, nicht geltend gemacht werden. Anders bei den Übernachtungskosten: Hier können die Kosten entweder als Pauschalbetrag ohne Einzelnachweis bei der Arbeitgebererstattung oder höhere Übernachtungskosten für die Übernachtung durch einen entsprechenden Einzelnachweis geltend gemacht werden.

Neue Pauschalbeträge für Auslandsreisen

Seit dem 1. Januar 2010 gelten für Reisen ins Ausland neue Pauschalbeträge bei Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten. Die Übernachtungspauschbeträge gelten nur für die Arbeitgebererstattung. In den anderen Fällen müssen die Kosten wieder separat belegt werden. Diese pauschalen Auslandstagegelder und Auslandsübernachtungsgelder bestimmen sich folgendermaßen: Bei Dienst- oder Geschäftsreisen vom Inland ins Ausland ist der Ort ausschlaggebend, den der Steuerpflichtige vor 24.00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Für Rückreisetage vom Ausland ins Inland und für eintägige Auslandsreisen ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland entscheidend.

Mit Wirkung für alle Reisetage ab dem 1. Januar 2010 wurden beispielsweise die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Reisen nach Finnland, Norwegen, Kanada, Australien, Südafrika, Slowakei und in einige afrikanische und asiatische Länder geändert, so das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben vom 17. Dezember 2009 (Gz.: IV C - S 2353/08/10006 mit vollständiger Tabelle).