Mit einer umfassenden Software-Lösung lassen sich die Prozesse in Personalabteilungen erheblich verschlanken. Das trägt auch zu einer höheren Wirtschaftlichkeit bei. Von Fred Klukas
Dokumentenmanagement statt Aktenablage – das ist eine der Herausforderungen an ein modernes Personalwesen. Denn wie andere Fachgebiete auch, unterliegen die Vorgänge in Personalabteilungen zunehmend dem Anspruch einer effizienten Arbeitsweise mit schnellem Zugriff – und das von überall. Dabei liegt die Hauptschwierigkeit in der Zusammenführung der Daten und Informationen aus unterschiedlichen Systemen in eine zentrale Personalakte. Die Vorteile sind schnell zusammengefasst: Alle Vorgänge werden durch digitale Abläufe ersetzt, sodass ein direkter Zugriff gewährleistet ist. Das Zeitmanagement wird optimiert, weil Fristen und Termine digital abgebildet werden. Alle Informationen über Qualifikationen, Zertifizierungen und Fähigkeiten der Mitarbeiter, Bewerber und Ehemaligen sind in einer einzigen Wissensdatenbank zusammengefasst; gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Urkunden, Dokumenten und Nachweisen werden eingehalten.
Übersichtliche Struktur
Die digitale Personalakte ist neben Lohn- und Gehaltsprogrammen ein integraler Baustein, der auf modernen Archiv- und Workflow-Programmen basiert. Dabei erfolgt die Stammdatenpflege in den Leitsystemen. Grundvoraussetzung für einen optimalen Zugriff ist die automatisierte Zuordnung von Informationen zu definierten Registern. So ist die Struktur der digitalen Personalakte intuitiv und schematisch gegliedert: Für einen ersten Überblick werden alle personalrelevanten Informationen abgebildet. Dazu gehören Personen-, Steuer- und Bankdaten ebenso wie unternehmensrelevante Inhalte. In Unterkategorien lassen sich dann weitere Qualifikationsmerkmale und besondere Eigenschaften unterbringen. Um Lebenszyklen und Verfallsdaten von Dokumenten gerecht zu werden, erfolgt eine Trennung von Dokumenten und Stammdaten. Bei Terminsachen sorgt ein Automatismus für entsprechende Wiedervorlagen.
Datenschutz gewährleistet
Grundsätzlich gilt, dass Arbeitgeber das Persönlichkeitsrecht und die freie Entfaltung der Persönlichkeit seiner Beschäftigten schützen und fördern müssen. In besonderen Fällen bedeutet dies, dass die Vorhaltung bestimmter Daten und Personaldokumente mit dem Arbeitnehmer abzustimmen sind. Will der Arbeitgeber beispielsweise Eignungstests oder grafologische Gutachten ablegen, muss hierzu die ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers erfolgen. Ferner muss ihm eine direkte Einsichtnahme in die digitale Personalakte eingeräumt werden.
Um die Datensicherheit zu gewährleisten, arbeitet die digitale Personalakte im Zugriffssicherungssystem mit verschiedenen Merkmalen wie Mandant, Untermandant, Abteilung, Benutzerrolle etc. Auch die unerlässliche Unterscheidung von Lese- und Schreibrecht ist gesichert.
Der richtige Zeitpunkt
Wann ein Unternehmen die digitale Personalakte einführt, hängt davon ab, wie unzufrieden die Verantwortlichen mit dem Status quo des Personalmanagements sind. Macht man sich aber erst einmal bewusst, dass viele Dokumente bereits heute in digitaler Form vorliegen und konventionell bearbeitet werden, und dass nicht selten gleich in mehreren Abteilungen oder Niederlassungen Personalakten geführt werden, ist der Schritt zur Systemeinführung schnell entschieden. Zumal sich auch ein modernes Bewerbermanagement integrieren lässt, das den Grundstein für die Personalakte von Morgen bildet.
So gut das System auch ist: Der vollkommene Verzicht auf Papier lässt sich im Personalwesen (noch) nicht realisieren. Denn Originale von Arbeitsverträgen mit Unterschrift und Versicherungsurkunden müssen vorerst noch in physischer Form vorgehalten werden. Diese verhältnismäßig wenigen Ordner lassen sich allerdings platzsparend unterbringen, denn die Einsicht kann ja jederzeit in digitaler Form erfolgen. Die Einsparung von Akten bedeutet aber nicht nur Raumgewinn und ökonomische Arbeitsweise, sie unterstützt zudem das nachhaltige Wirtschaften eines Unternehmens, schont Ressourcen und verbessert die Klimabilanz. So macht die digitale Personalakte auch in Sachen Umwelt eine gute Figur.
