Mission im Ausland

Die Globalisierung führt insbesondere in der Industrie dazu, dass Kapazitäten im Ausland aufgebaut werden. Dort werden in der Regel Mitarbeiter aus anderen Ländern und Kulturen eingesetzt. Die Auslandsentsendungen und die zunehmende internationale Zusammenarbeit im Unternehmen stellen die Personalverantwortlichen vor neue Herausforderungen, insbesondere den Bereich der Personalentwicklung.

Mitarbeiter, die für einen längerfristigen Auslandseinsatz vorgesehen sind, benötigen gesteigertes interkulturelles Verständnis, sowohl für das neue soziale und berufliche wie auch das private Umfeld. Gerade der interkulturelle Bereich entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg einer Auslandsentsendung. Besonderes Augenmerk wird daneben zunehmend auch auf den kommunikativen Part gelegt – interkulturelle Kompetenz muss beim Adressaten auch ankommen. Neue Personalentwicklungskonzepte helfen, diese Herausforderungen zu meistern. Erforderlich ist eine bedarfsorientierte Vorbereitung des Mitarbeiters. Das Angebot eines Sprachkurses ist hierbei lediglich eine notwendige Basismaßnahme.

Neben einer transparenten Zielvereinbarung zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter, die Bezug nimmt auf fachliche, persönliche Ziele und die Messung der Zielerreichung, sind besonders im Vorbereitungsstadium interkulturelle Kompetenzen zu evaluieren und zu stärken. Dazu gehören die Sensibilisierung und Reflexion der eigenen Denkmuster und Werte, um zu einer positiven und vorurteilsfreien Einstellung und zu einer effizienten Zusammenarbeit und Kommunikation mit internationalen Kollegen zu gelangen.

Diese Sensibilisierung kann mit sehr guten Erfolgen in interkulturellen Trainings erreicht werden. Dort erfährt der Mitarbeiter durch die gezielte Auseinandersetzung mit kulturell bedingten Unterschieden im Arbeitsalltag bereits vor Beginn der Entsendung, auf welche gesellschaftlichen Regeln er sich einzustellen hat, vermittelt wird außerdem die Fähigkeit, interkulturelle Konfliktfelder im Geschäftsleben frühzeitig zu erkennen. Um die Vorbereitung abzurunden, empfiehlt es sich, zusätzlich die zukünftigen Mitarbeiter und Kollegen im Ausland ebenfalls interkulturell vorzubereiten – auf den Kulturkreis, dem der entsandte Mitarbeiter angehört.

Abmeldung und Passwesen
Wenn der Mitarbeiter seinen Wohnsitz in Deutschland für die Zeit der Entsendung aufgibt, sollte er sich beim Einwohnermeldeamt abmelden. Der Mitarbeiter muss sich in jedem Fall vergewissern, dass er einen für die Zeit des Aufenthaltes im Ausland gültigen, maschinenlesbaren Reisepass bzw. einen biometrischen Reisepass für sich und seine Familie hat. Für Kinder unter 16 Jahren wird ein Kinderreisepass oder die Eintragung der Kinder im Reisepass der Eltern empfohlen. Bei Reisen in bestimmte Länder (z.B. USA) ist zu beachten, dass beim Grenzübertritt die Eintragung der Kinder im Reisepass der Eltern nicht ausreicht und die Vorlage eines Kinderreisepasses notwendig ist.

Daneben können zahlreiche weitere Voraussetzungen an die Arbeitsaufnahme im Einsatzland geknüpft sein. Es ist selbstverständlich, dass der Mitarbeiter im Vorfeld detaillierte Informationen zu Einreise-, Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung im Einsatzland einholen bzw. vom Arbeitgeber erhalten soll.

Führerschein
Ist für den Führerscheininhaber im Ausland keine erneute Fahrprüfung erforderlich, da die deutsche Fahrprüfung ausreichend ist, wird die Beantragung des internationalen Führerscheins empfohlen. Der internationale Führerschein erleichtert es der zuständigen Behörde vor Ort, die entsprechende Fahrerlaubnis festzustellen.

Sozialversicherung
Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass der Mitarbeiter während seines Auslandsaufenthaltes weiter den Schutz der Sozialversicherung genießt. Vor der Abreise muss geklärt werden, ob er weiterhin (freiwillig) in der deutschen Sozialversicherung verbleiben oder in das Sozialversicherungssystem des Einsatzlandes wechseln kann. Dies betrifft insbesondere die Kranken-, Unfall-, Arbeitslosen-, Renten- und Pflegeversicherung.

Neben nationalen Regelungen für den Auslandsaufenthalt können auch zwischenstaatliche Regelungen bedeutsam sein. So besteht aufgrund der EWG-Verordnung Nr. 1408/ 71 mit den Ländern der Europäischen Union ein multilaterales Abkommen zur Sozialversicherung. Dies gilt auch für die Staaten des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR). Ferner gibt es bilaterale Abkommen über soziale Sicherheit mit anderen Ländern, die nicht zu EU und EWR gehören.

Nationales Steuerrecht
Klärungsbedarf besteht dahingehend, ob und in welchem Umfang der Mitarbeiter während der Zeit im Entsendeland eine Steuererklärung in Deutschland abgeben muss. Dies sollte zusammen mit einem Steuerberater besprochen werden. Während der Tätigkeit im Ausland muss in Deutschland dann eine Steuererklärung abgegeben werden, wenn der Mitarbeiter in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig ist. Dies kann auch bei bloßer beschränkter Steuerpflicht gelten.

Unbeschränkte Steuerpflicht in Deutschland
Eine Person ist in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig, wenn sie im Inland über einen Wohnsitz oder über einen gewöhnlichen Aufenthalt verfügt. Eine Person hat in Deutschland dann einen Wohnsitz, wenn z.B. eine Mietwohnung während des Auslandsaufenthaltes beibehalten wird. Der Mitarbeiter muss diese innehaben, also tatsächlich über sie verfügen können (keine Weitervermietung) und sie als Bleibe nicht nur vorübergehend benutzen. Als gewöhnlicher Aufenthalt ist stets und von Beginn an ein zeitlich zusammenhängender Aufenthalt von mehr als sechs Monaten Dauer anzusehen, wobei kurzfristige Unterbrechungen unberücksichtigt bleiben und die Aufenthaltsdauer kalenderjahrübergreifend zu betrachten ist. Liegen diese Voraussetzungen vor, so sind sämtliche weltweit erzielten Einkünfte in Deutschland, vorbehaltlich eines Doppelbesteuerungsabkommens, steuerpflichtig und die Abgabe einer deutschen Einkommensteuererklärung erforderlich.

Hat der Mitarbeiter seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland mit Beginn seiner Auslandstätigkeit aufgegeben, muss im Jahr des Wechsels in die ausländische Einsatzgesellschaft eine deutsche Einkommensteuererklärung für unbeschränkt Steuerpflichtige erstellt und beim Finanzamt eingereicht werden. In den Folgejahren ist nur dann eine deutsche Steuererklärung abzugeben, wenn eine beschränkte Steuerpflicht besteht.

Beschränkte Steuerpflicht
Beschränkt steuerpflichtig ist eine natürlich Person, die in Deutschland keinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat, aber weiterhin inländische Einkünfte erzielt, beispielsweise aus Vermietungen. In diesem Fall unterliegen diese Einkünfte weiterhin der deutschen Besteuerung und eine deutsche Einkommensteuererklärung ist zu erstellen und abzugeben.

Internationales Steuerrecht
Neben der nationalen Steuerpflicht in Deutschland kann der Mitarbeiter während der Auslandstätigkeit mit den Einkünften im Einsatzland unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtig werden. Dies kann vor allem bei der Einkommensteuer zu einer Doppelbesteuerung führen. Entsprechend den getroffenen Vereinbarungen mit dem anderen Staat ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten, die zur Vermeidung der Doppelbesteuerung beitragen können. Beispiel hierfür sind Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung (kurz DBA), in denen jeweils zwischen zwei Staaten vereinbart wird, wie die Steueransprüche untereinander aufzuteilen sind.

Reintegration in Deutschland
Die Reintegration eines Entsandten sollte wenigstens ein Dreivierteljahr im Voraus angegangen werden. Hierbei kommt den beteiligten Personalabteilungen, also derjenigen im Ausland, der in der Stammgesellschaft sowie derjenigen, die die internationalen Transfers betreut, eine wichtige Rolle zu. Der Suche nach einer Stelle für den Mitarbeiter sollte in jedem Fall ein Gespräch mit dem Mitarbeiter vorausgehen. Dies ermöglicht eine gezieltere Suche nach einer Einsatzmöglichkeit, die sowohl das gesteigerte Interesse des Unternehmens nach adäquatem Einsatz einerseits und dem Karriereentwicklungsinteresse des Mitarbeiters andererseits entspricht. Die Erfahrung zeigt, dass eine Reintegration umso erfolgreicher ist, je intensiver bei der Festlegung des neuen Aufgabenbereiches die spezifische Auslandserfahrung des Mitarbeiters berücksichtigt wird.

Idealerweise macht das Unternehmen dem Mitarbeiter spätestens ein halbes Jahr vor seiner Rückkehr ein Angebot. Verzögerungen führen regelmäßig zu Enttäuschung und Demotivation bei dem betroffenen Mitarbeiter. Bei der Reintegration kann ein Mentor, etwa der neue Vorgesetzte, für den entsandten Mitarbeiter eine wichtige Funktion übernehmen.