Moderne Systeme versprechen weniger Papier und verbesserte Geschäftsprozesse. Von Scott Schwerdt und Christina Schlitt
Was genau verbirgt sich hinter dem Begriff Dokumentenmanagement und worauf sollten Unternehmen bei der Suche nach dem richtigen System bzw. Dienstleister achten? Dokumentenmanagement umfasst alle Aspekte der digitalen Verarbeitung von Dokumenten. Ein Dokumentenmanagement-System, abgekürzt DMS, dient zur elektronischen Verwaltung von Dokumenten, dadurch werden der Umlauf und die Archivierung von Papierdokumenten reduziert. In der Regel werden spezifische DMS-Softwarelösungen eingesetzt, die die zu archivierenden Dokumente in einem zentralen und für jeden berechtigten Benutzer erreichbaren Archiv speichern. In einer Datenbank werden alle Informationen zu diesem Dokument wie Erstellungsdatum, Dokumentenart und der komplette Text hinterlegt. So kann die Software später jederzeit anhand dieser Informationen das archivierte Dokument in kürzester Zeit wiederfinden. Im Folgenden die Hauptkategorien von DMS-Systemen mit ihren wichtigsten Anwendungen:
Archivierung von Unterlagen, Revisionssicherheit
- Dokumentenarchivierung
- Mail-Archivierung
- Datenarchivierung
- Scannen
Verwaltung "lebender" Dokumente (mit denen noch gearbeitet wird)
- Dokumentenbasierte Zusammenarbeit ("Collaboration"), Anmerkungen (Annotationen)
- Versionsmanagement für Dokumentenerstellung und -pflege
- Volltextsuche
- Fristenverwaltung, Aktenverwaltung
Unterstützung der Prozessoptimierung
- Postkorbfunktionen
- Prozesssteuerung (Workflow)
- elektronische Freigaben
Heutzutage fokussieren sich Dokumentenmanagement-Systeme nicht mehr nur auf die Verwaltung "toter" Dokumente (also Dokumente, mit denen nicht mehr gearbeitet wird), sondern primär auf "lebende" Dokumente. Dokumentenmanagement-Lösungen sind grundsätzlich branchenunabhängig, sie können also unabhängig von Unternehmensgröße, fachlichem Umfeld und Tätigkeitsgebiet eines Unternehmens eingesetzt werden. Wie die Studie des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. "Dokumenten-Management in Deutschland 2007" zeigt, gibt es am Markt für das Dokumentenmanagement derzeit keinen dominierenden Hersteller, sondern es hat sich ein gewisser Kern an Anbietern etabliert.
Durch den Einsatz eines zentralen Dokumentenmanagement-Systems erhält das Unternehmen eine Plattform, auf der alle Dokumente zusammenlaufen. Neben der revisionssicheren Archivierung ergeben sich viele weitere Vorteile, beispielsweise:
- Einsparung von Papier sowie von Porto-, Archiv- und Personalkosten
- Verbesserung der dokumentengestützten Unternehmensprozesse
- schnellere Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden
- Motivation der Mitarbeiter
- Erhöhung der Kundenzufriedenheit
Bei der Suche nach einem geeigneten DMS sollte ein Unternehmen vorab intern klären, welche Ziele es damit grundsätzlich erreichen will. Steht z.B. die schnelle Auskunftsfähigkeit, die digitale Prüfbarkeit, der digitale Versand von Dokumenten oder aber der Dokumentendurchlauf im Unternehmen im Vordergrund? In einem nächsten Schritt sollte man für die Planung und Umsetzung eines DMS die Hilfe eines kompetenten Dienstleisters in Anspruch nehmen. Einen guten Dienstleister erkennt man daran, dass er gemeinsam mit seinem Kunden die dokumentengestützten Unternehmensprozesse analysiert und darauf aufbauend die für die Anforderung des Kunden bestmögliche Lösung findet und ihm auch noch nach Abschluss des Projekts im Tagesgeschäft zur Seite steht.
Standardmäßig sollte ein gutes DMS über folgende Eigenschaften verfügen:
- eine einfach zu bedienende grafische Oberfläche (dadurch wird eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern erreicht und der Schulungsaufwand reduziert)
- versionskontrollierte Ablage (dadurch sind Änderungen am Dokument jederzeit nachvollziehbar)
- revisionssichere Ablage (Dokumente müssen unveränderbar abgelegt werden können)
- ein einfach bedienbares Berechtigungskonzept (Berechtigungen können von ganzen Arbeitsgruppen bis hin zum einzelnen Dokument vergeben werden)
- eine hohe Skalierbarkeit (das System muss mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen können)
- Möglichkeit zur digitalen Signatur sollte gegeben sein
- Workflow-Komponente (um den digitalen Dokumentendurchlauf im Unternehmen zu ermöglichen)
- möglichst automatische Versorgung der Schlagwortlisten (hierdurch verringern sich die Fehlerquoten bei der manuellen Indexierung)
- offene Schnittstellen zur Anbindung weiterer Applikationen (Systeme zur Planung der Unternehmensressourcen ERP, Finanzbuchhaltung etc.)
Abschließend noch eine Empfehlung: Vor der Einführung eines DMS sollte für einen größtmöglichen Erfolg unbedingt auf folgende drei Dinge geachtet werden:
- Rückendeckung der Geschäftsleitung (DMS ist Prozessmanagement)
- projektorientierte Vorgehensweise (Kosten sparen durch gute Vorbereitung)
- Akzeptanz der Mitarbeiter (Betroffene zu Beteiligten machen)
