Konferenzen, Meetings, Gesprächsrunden und Sitzungen bestimmen das berufliche Leben vieler Mitarbeiter. Doch sind sie wirklich effizient?
Bei vielen Angestellten steht ein Termin nach dem nächsten im Terminkalender. In Befragungen von Führungskräften kam die Frankfurter Unternehmensberatung Rainer Nocht darauf, dass bis zu 65 Prozent der Arbeitszeit in Sitzungen verbracht wird. Mehr als 80 Prozent der 850 Befragten äußerten sich allerdings unzufrieden über Vorbereitung, Verlauf und Ergebnis der Arbeitstreffen.
Längst haben sich uneffektive Besprechungen zu einem der größten Zeitdiebe und zu einem wichtigen Kostenfaktor entwickelt. Untersuchungen bringen immer wieder die gleichen Kritikpunkte ans Licht: Mangelhafte Organisation, fehlende Vorbereitung, kein klares Ziel, schlechte Gesprächsleitung, keine Entscheidungen. Das Ergebnis: Veranstaltungen, in die viele hineingehen, bei denen aber wenig herauskommt.
Mit fünf grundlegenden Schritten lässt sich daran etwas ändern:
Notwendigkeit prüfen: Eine offizielle Besprechung sollte nur dann durchgeführt werden, wenn sie wirklich notwendig ist. Dies scheint eine Binsenweisheit zu sein, in der Realität wird sie aber oft nicht beachtet. Niemand hat Zeit zu verschwenden, man sollte auch anderen nicht zumuten, ihre Zeit zu opfern. Ist das Treffen wirklich nötig oder kann das Ziel auch im direkten Gespräch oder auf schriftlichem Weg erreicht werden? Entscheiden Sie, wer dabei sein muss: In vielen Besprechungen sitzen aus alter Gewohnheit oder Prestigegründen zu viele oder die falschen Teilnehmer, während die für das Thema oder Projekt wichtigen Mitarbeiter fehlen. Laden Sie nur diejenigen ein, die zum gemeinsamen Ziel etwas beitragen können.
Richtige Vorbereitung: Ein Meeting macht nur dann Sinn, wenn Ziel und Ablauf vorher festgelegt werden. Informieren Sie rechtzeitig alle Beteiligten: Laden Sie mehrere Tage (wenn möglich Wochen) vor dem Termin schriftlich ein. Informieren Sie dabei über Thema und Ziel, die einzelnen Tagesordnungspunkte, den Ort, die Teilnehmer sowie den zeitlichen Rahmen. Die Termine für regelmäßige Besprechungen, etwa Abteilungsbesprechungen, sollten für einen längeren Zeitraum festgelegt werden, am besten bereits für ein ganzes Jahr. Unterstützen Sie die Vorbereitung: Ideal ist es, wenn alle Teilnehmer einige Tage vor dem Meeting zu jedem Besprechungspunkt eine schriftliche Darstellung der Fakten sowie verschiedener Lösungsansätze erhalten. So kann sich jeder gut vorbereiten, eigene Gedanken entwickeln und diese möglichst auch noch vor dem Treffen in die Runde geben. Damit wird die Grundlage gelegt für kompetente Entscheidungen.
Guter Einstieg, klare Regeln: Sitzungsleiter sollten bereits einige Minuten vor Beginn im Raum sein, um die Teilnehmer begrüßen und mit persönlichen Bemerkungen auf die Sitzung einstimmen zu können. Beginnen Sie pünktlich (unabhängig davon, ob bereits alle Sitzungsteilnehmer anwesend sind oder nicht). Klären Sie noch offene organisatorische Fragen, sprechen Sie die Zeit an. Stellen Sie dar, warum Sie gerade diese Gruppe zusammengerufen haben und was die Sitzung soll. Für den Fall, dass die Ergebnisse dokumentiert werden sollen, klären Sie Art und Umfang des Protokolls.
Straffe Leitung: Gesprächsleiter müssen stets die richtige Mischung zwischen "steuern" und "laufen lassen" finden. Um Besprechungen zeitlich kurz zu halten, sollten ausschweifende Diskussionen möglichst unterbleiben. Mit einer rechtzeitigen schriftlichen Vorbereitung kann das kreative Brainstorming weitgehend in das Vorfeld der Besprechung verlegt werden. Es frustriert die meisten Teilnehmer, wenn man nach langwierigen Diskussionen ohne Ergebnis aus der Besprechung geht. Entscheidungen sollten deshalb wirklich gefällt und dann im Protokoll auch schriftlich festgehalten werden. In Protokollen ist konkret darzustellen, wer bis wann welche Maßnahmen erledigt und wer dies kontrolliert. Beim nächsten Treffen kann dann vor der Behandlung neuer Themen geprüft werden, ob alle Punkte erledigt sind. Nicht erledigte Punkte werden im Protokoll bis zu ihrer Erledigung weitergeführt.
Nachbereitung der Besprechung: Ohne Kommunikation geht nichts, kommunizieren Sie also die Entscheidungen. Verteilen Sie an jeden Gesprächsteilnehmer zeitnah eine Kopie des Protokolls. Und informieren Sie zudem alle Mitarbeiter, denen in der Besprechung konkrete Aufgaben übertragen wurden. Wer von den Entscheidungen aus anderen Gründen erfahren muss, bekommt einen entsprechenden Auszug aus dem Protokoll. Manche Beschlüsse benötigen eine Kommentierung, denn sonst stoßen die Entscheidungen unter Umständen auf Unverständnis und mangelnde Akzeptanz. Auch die Umsetzung der Entscheidungen muss überwacht werden. Ein häufiger Fehler in vielen Unternehmen ist die fehlende Kontrolle: Da hat man sich nach langen Debatten schließlich darauf geeinigt, wer was zu tun hat – doch dann passiert erst einmal gar nichts. Und bei der nächsten Besprechung geht die Diskussion umso hitziger nochmal von vorne los.
Radikaler Tipp zum Abschluss: Um die Dauer von Besprechungen zu verkürzen, nahmen Psychologen der Universität Missouri den Teilnehmern kurzerhand die Stühle weg. Das Resultat bei mehr als 100 Testkonferenzen zum gleichen Thema: die Qualität der Ergebnisse veränderte sich nicht, aber im Stehen waren die Beratungen durchschnittlich um ein Drittel kürzer.
