Mit neuen Software-Lösungen lassen sich Mitarbeitergespräche effizienter vorbereiten. Gleichzeitig können sich die Mitarbeiter selbst stärker einbringen. Von Nadja Bübl
Die Beschäftigten werden heute nicht mehr nur von ihren Vorgesetzten bewertet. Sie sind keine Befehlsempfänger, sondern es wird von ihnen erwartet, dass sie sich selbst aktiv mit ihrer Leistung und ihren persönlichen Stärken und Schwächen auseinandersetzen. Diese Mitwirkung schafft einen hohen Nutzen für das Unternehmen: Zufriedenheit, erhöhte Leistungsbereitschaft und höhere Verbundenheit mit der Firma.
Das regelmäßige Mitarbeiterjahresgespräch ist ein wichtiges Instrument der Personalentwicklung und Personalführung und erfolgt nach vorheriger Terminvereinbarung unter vier Augen. Das Gespräch wird schriftlich dokumentiert und in der Personalakte archiviert. Man sollte sich eine gute Stunde Zeit nehmen, damit in ungestörter Atmosphäre vertrauensvoll und offen über alle relevanten Themen im Beurteilungszeitraum gesprochen werden kann. Auch konstruktive Kritik sollte bei dieser Gelegenheit angebracht werden. Nur auf eine solche Weise fördert das regelmäßige Mitarbeitergespräch die Zufriedenheit und Motivation der Arbeitnehmer und verbessert die Zusammenarbeit im Team. Wird das Jahresgespräch in dieser Weise ernst genommen, wird der Grundstein gelegt für eine Unternehmenskultur, die durch Austausch von Ideen, konstruktive Kritik und permanente Rückmeldungen der Teammitglieder untereinander geprägt ist. Das Entwicklungspotenzial des Einzelnen kann durch die geregelte Auseinandersetzung und die „Nähe zum Mitarbeiter“ ausgeschöpft werden, das Humankapital im Unternehmen wächst. Und nicht zuletzt wird der Vorgesetzte durch die regelmäßigen Gespräche daran erinnert, seine Führungsverantwortung verstärkt wahrzunehmen.
Für die Vorgesetzten, die viele unterstellte Mitarbeiter bewerten müssen, begann bislang die „Zettelwirtschaft“ schon bei der Verteilung der Papierfragebögen an die Mitarbeiter. Jeder darf sich nur einmal bewerten und daher auch nur einen Bogen erhalten. Nach dem Einsammeln der ausgefüllten Fragebögen müssen die Selbst- und Fremdbewertungspaare wieder gebildet werden. Dafür kommt in der Regel Excel zum Einsatz, der Vorgesetzte gibt die Antwortwerte manuell in eine Liste ein. Im anschließenden Gespräch werden mehrere Seiten Papier nebeneinander auf den Tisch gelegt, Frage für Frage wird abgeglichen.
Wesentlich leichter hat es der Vorgesetzte mit webbasierter Software-Unterstützung: Er erhält Zugangsdaten zu seiner persönlichen Anwenderoberfläche. Diese enthält eine Aufstellung aller Mitarbeiter, die er für den aktuellen Beurteilungszeitraum bewertet. Nach Vereinbarung der Gesprächstermine kann er mit wenigen Klicks die Fragebögen an sich und den jeweiligen Mitarbeiter versenden. Beide füllen den Online-Fragebogen in wenigen Minuten am PC aus. Ein mehrfaches Ausfüllen ist nicht möglich. Der Mitarbeiter bewertet sich selbst, der Vorgesetzte bewertet den Mitarbeiter anhand der gleichen Fragen. Sobald Fremd- und Selbstbewertung ausgefüllt wurden, errechnet die Software die Ergebnisse und erstellt einen Bericht im PDF-Format. Der fertige Bericht wird in der Übersicht eingeblendet, sodass der Vorgesetzte auf einen Blick erkennt, welche Bewertungen noch ausstehen.
Gesprächsvorbereitung
Der Bericht dient dem Vorgesetzten zur Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch. Die Abweichung von Fremd- und Selbstbild signalisiert ihm Stärken und Entwicklungspotenziale des Mitarbeiters. Die Ergebnisse werden später im Gespräch gemeinsam besprochen, individuelle Ziele für den Mitarbeiter vereinbart. Nach dem erfolgten Gespräch hat der Vorgesetzte die Möglichkeit den Fragebogen zu editieren, Anmerkungen zu einzelnen Fragen anzubringen oder neu gewonnene Erkenntnisse aus dem Gespräch festzuhalten. Erst dann wird der Bericht in der Personalakte archiviert.
Die Vorteile der Gegenüberstellung der beiden Beurteilungsperspektiven werden bereits von Unternehmen per Papierfragebogen genutzt. Diese Prozesse sind allerdings durch das manuelle Übertragen von Antwortwerten fehleranfällig, zeitintensiv und binden damit kostspielige Ressourcen. Online-Technologien verschlanken diese Prozesse und senken die Kosten. Gleichzeitig erhöhen sie die Qualität der Ergebnisse, indem sie beispielsweise in Sekunden hochwertige Mitarbeiterberichte erstellen. Die Führungskräfte haben weniger Aufwand und erhalten zeitnah aufbereitete Informationen.
