Outsourcing ist in allen Arbeitsbereichen des Reisebüros und der touristischen Unternehmen eine übliche Delegationsmethode, um Arbeitsprozesse zu optimieren und den Kostenaufwand zu reduzieren. Dies gilt z.B. für so genannte Implantlösungen bei Industrieunternehmen - dort wird die Aufgabe des Travel-Managers, der die gesamte Reiseabwicklung für Dienstreisen abdeckt, an ein Reisebüro delegiert. Komplexe EDV-Leistungen für Touristikunternehmen werden an IT-Unternehmen outgesourct. Reisebüros nutzen Backoffice-Systeme inklusive Buchhaltung von Dienstleistern die auf Touristik spezialisiert sind.Accounting-Aufgaben wie z.B. Buchhaltung, Controlling und Reporting, an die immer größere Anforderungen gestellt werden, werden ebenfalls von Dienstleistern wahrgenommen.
Zahlreiche Gründe sprechen für das Outsourcing von touristischen Dienstleistungen: Bei EDV-Migrationen oder Änderung von Arbeitsabläufen kann ein auf die Problematik spezialisiertes Unternehmen ohne Schulungsaufwand problemlos einsteigen. Der Outsourcer verfügt in der Regel über geeignetes und qualifiziertes Personal, das in speziellen Bereichen wesentlich geschulter und effizienter ist, als eigenes Personal. Auf Grund der routinierteren Arbeitsweise können Aufträge und Arbeiten schneller und rationeller abgewickelt werden, als dies eigene Mitarbeiter tun können. Dementsprechend muss ein Angebot des Dienstleisters kostengünstiger sein, als der dafür erforderliche eigene Aufwand einschließlich aller Gemeinkosten.
Die Personalverantwortung wird an den externen Dienstleister delegiert. Kann sich also die Arbeit im Laufe der Zeit auf Grund des Arbeitsprozesses reduzieren, so wird der Dienstleister weniger Personal einsetzen. In der Regel gibt es keine Fixkostensprünge durch Neueinstellungen, da die Kalkulation des Outsourcers auf Mengen- oder Umsatzanteile ausgerichtet ist. Auch die Verantwortung für das Arbeitsergebnis kann delegiert werden. In den vertraglichen Regelungen übernimmt der Dienstleister zumindest eine Teilhaftung für die von ihm durchgeführten Aufgaben. Auf Wunsch ist es möglich, sich die Mitarbeiter, die für den Auftrag tätig sind, präsentieren bzw. vorstellen zu lassen. Der Auftraggeber kann sich quasi aussuchen, wer für ihn arbeitet, wobei jegliche Kosten für die Personalbeschaffung dabei entfallen. Rückstände oder Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit sind ebenfalls ausgeschlossen.
Was ist zu beachten?
Wichtig ist die Regelung des Arbeitsprozesses bzw. des Belegflusses vor Arbeitsaufnahme. Durch die Definition und Darstellung werden Missverständnisse in der Auftragsauffassung vermieden. Es sollte eine Zeitplanung für die Durchführung der Arbeiten und Aufträge erstellt werden, um sicher zu stellen, dass der Dienstleister die terminlichen Zusagen ernst nimmt. Wichtig ist, an welchem Standort das Outsourcing stattfindet. Es ist zu beachten, dass etwa durch den Belegversand Zeit verloren geht und auch ein zusätzliches Verlust- und Kostenrisiko entsteht. Üblich ist bei größeren Unternehmen das so genannte Implant: Der Dienstleister nimmt in diesem Falle seinen Auftrag direkt im Unternehmen des Auftraggebers wahr. In diesem Fall muss Klarheit über die Bereitstellung der Infrastruktur (z.B. Büroräume, Büromöbel, EDV) und deren Verrechnung geschaffen werden. Im Vertrag sollte evtl. eine Ausstiegs-Klausel für eine Pilotphase, z.B. von einem halben Jahr, vereinbart werden. In dieser Zeit kann geprüft werden, ob die Geschäftspartner „zusammenpassen“.
Im Auftrag sollten alle Leistungen dargestellt werden. Sonderleistungen bzw. Nebenleistungen, z.B. die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung innerhalb der Buchhaltung, müssen separat aufgeführt werden. Der Auftraggeber muss darauf achten, dass er nicht nach dem Outsourcing plötzlich zusätzliche Kosten durch die Wahrnehmung von Neben- und Zuarbeiten zu tragen hat.
Der Auftraggeber steht meist aus verschiedenen Gründen vor der Entscheidung, eine Aufgabe an einen Dienstleister outzusourcen. Diese Überlegung ist auch dann zweckmäßig, wenn letztendlich eine Entscheidung zu fällen ist, ob die Arbeit im eigenen Unternehmen oder durch einen Externen erfolgen soll. Nach der Angebotserstellung ist es zweckmäßig, eine Kostenkalkulation durchzuführen, welchen Aufwand die Arbeit im eigenen Unternehmen verursacht. Jedoch ist der Kostenvorteil in der Regel ein Synergieeffekt von vielen anderen positiven Aspekten.
Nur durch Outsourcing, d.h. durch Austausch von Arbeitsprozessen, wie sie möglicherweise in anderen Unternehmen optimiert wurden, ist eine ständige Verbesserung der Qualität und des Arbeitsablaufs möglich. Auf diesem Wege hat der Unternehmer Einblick in die Abwicklung, wie sie anderen Betrieben zu Gute kommt. Es findet ein Erfahrungsaustausch statt, der auch für den Entwicklungshorizont von Bedeutung ist.
Schon heute übertragen rund 50 Prozent aller Reisebüros ihre Buchhaltungen an externe Dienstleister. Die Frontoffice-Systeme der Reisebüros werden komplett durch externe Betriebe gepflegt und gewartet. Das gesamte Marketing und die Werbung werden an Dienstleister delegiert. Franchise-Kooperationen übernehmen für die Reisebüros zentrale Aufgaben, die meist vom Umsatz berechnet werden.
Günther Brehm
Zahlreiche Gründe sprechen für das Outsourcing von touristischen Dienstleistungen: Bei EDV-Migrationen oder Änderung von Arbeitsabläufen kann ein auf die Problematik spezialisiertes Unternehmen ohne Schulungsaufwand problemlos einsteigen. Der Outsourcer verfügt in der Regel über geeignetes und qualifiziertes Personal, das in speziellen Bereichen wesentlich geschulter und effizienter ist, als eigenes Personal. Auf Grund der routinierteren Arbeitsweise können Aufträge und Arbeiten schneller und rationeller abgewickelt werden, als dies eigene Mitarbeiter tun können. Dementsprechend muss ein Angebot des Dienstleisters kostengünstiger sein, als der dafür erforderliche eigene Aufwand einschließlich aller Gemeinkosten.
Die Personalverantwortung wird an den externen Dienstleister delegiert. Kann sich also die Arbeit im Laufe der Zeit auf Grund des Arbeitsprozesses reduzieren, so wird der Dienstleister weniger Personal einsetzen. In der Regel gibt es keine Fixkostensprünge durch Neueinstellungen, da die Kalkulation des Outsourcers auf Mengen- oder Umsatzanteile ausgerichtet ist. Auch die Verantwortung für das Arbeitsergebnis kann delegiert werden. In den vertraglichen Regelungen übernimmt der Dienstleister zumindest eine Teilhaftung für die von ihm durchgeführten Aufgaben. Auf Wunsch ist es möglich, sich die Mitarbeiter, die für den Auftrag tätig sind, präsentieren bzw. vorstellen zu lassen. Der Auftraggeber kann sich quasi aussuchen, wer für ihn arbeitet, wobei jegliche Kosten für die Personalbeschaffung dabei entfallen. Rückstände oder Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit sind ebenfalls ausgeschlossen.
Was ist zu beachten?
Wichtig ist die Regelung des Arbeitsprozesses bzw. des Belegflusses vor Arbeitsaufnahme. Durch die Definition und Darstellung werden Missverständnisse in der Auftragsauffassung vermieden. Es sollte eine Zeitplanung für die Durchführung der Arbeiten und Aufträge erstellt werden, um sicher zu stellen, dass der Dienstleister die terminlichen Zusagen ernst nimmt. Wichtig ist, an welchem Standort das Outsourcing stattfindet. Es ist zu beachten, dass etwa durch den Belegversand Zeit verloren geht und auch ein zusätzliches Verlust- und Kostenrisiko entsteht. Üblich ist bei größeren Unternehmen das so genannte Implant: Der Dienstleister nimmt in diesem Falle seinen Auftrag direkt im Unternehmen des Auftraggebers wahr. In diesem Fall muss Klarheit über die Bereitstellung der Infrastruktur (z.B. Büroräume, Büromöbel, EDV) und deren Verrechnung geschaffen werden. Im Vertrag sollte evtl. eine Ausstiegs-Klausel für eine Pilotphase, z.B. von einem halben Jahr, vereinbart werden. In dieser Zeit kann geprüft werden, ob die Geschäftspartner „zusammenpassen“.
Im Auftrag sollten alle Leistungen dargestellt werden. Sonderleistungen bzw. Nebenleistungen, z.B. die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung innerhalb der Buchhaltung, müssen separat aufgeführt werden. Der Auftraggeber muss darauf achten, dass er nicht nach dem Outsourcing plötzlich zusätzliche Kosten durch die Wahrnehmung von Neben- und Zuarbeiten zu tragen hat.
Der Auftraggeber steht meist aus verschiedenen Gründen vor der Entscheidung, eine Aufgabe an einen Dienstleister outzusourcen. Diese Überlegung ist auch dann zweckmäßig, wenn letztendlich eine Entscheidung zu fällen ist, ob die Arbeit im eigenen Unternehmen oder durch einen Externen erfolgen soll. Nach der Angebotserstellung ist es zweckmäßig, eine Kostenkalkulation durchzuführen, welchen Aufwand die Arbeit im eigenen Unternehmen verursacht. Jedoch ist der Kostenvorteil in der Regel ein Synergieeffekt von vielen anderen positiven Aspekten.
Nur durch Outsourcing, d.h. durch Austausch von Arbeitsprozessen, wie sie möglicherweise in anderen Unternehmen optimiert wurden, ist eine ständige Verbesserung der Qualität und des Arbeitsablaufs möglich. Auf diesem Wege hat der Unternehmer Einblick in die Abwicklung, wie sie anderen Betrieben zu Gute kommt. Es findet ein Erfahrungsaustausch statt, der auch für den Entwicklungshorizont von Bedeutung ist.
Schon heute übertragen rund 50 Prozent aller Reisebüros ihre Buchhaltungen an externe Dienstleister. Die Frontoffice-Systeme der Reisebüros werden komplett durch externe Betriebe gepflegt und gewartet. Das gesamte Marketing und die Werbung werden an Dienstleister delegiert. Franchise-Kooperationen übernehmen für die Reisebüros zentrale Aufgaben, die meist vom Umsatz berechnet werden.
Günther Brehm
