Wie führt man Gespräche unter vier Augen professionell? Einige Tipps helfen dabei, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Von Johannes Dreikorn
Man muss kein Journalist sein, um täglich Interviews zu führen: Auch für den Marketing-Manager, der sich vom Entwickler ein neues Produkt erklären lässt, für den Vertriebsmitarbeiter, der beim Kunden die Details des Pflichtenhefts erfragt, und den Wissens-Manager, der das Know-how eines ausscheidenden Mitarbeiters erfasst, gehören Face-to-Face-Interviews zum täglichen Handwerkszeug. Routine sind sie allerdings nie.
Jeder erfahrene Interviewer weiß, wie leicht Gespräche aus dem Ruder laufen können. Manchmal genügt eine unbedacht formulierte Frage, und schon droht ein Interview emotional zu kippen. Ein andermal versteht man sich mit seinem Gesprächspartner blendend und vergisst locker plaudernd die Zeit.
Zehn Tipps helfen dabei, strukturiert vorzugehen und das Ziel des Gesprächs nicht aus den Augen zu verlieren:
Arbeiten Sie sich in das Thema ein: Das Interview sollte nicht bei Adam und Eva anfangen müssen. Je besser Sie vorbereitet sind, desto präziser können Sie Ihre Fragen stellen und desto schneller kommen Sie zum Ziel. Positiver Nebeneffekt: Wer gut vorbereitet ist, kann sich besser auf das Gespräch und sein Gegenüber konzentrieren und sammelt Pluspunkte beim Interview-Partner.
Bringen Sie einen schriftlichen Leitfaden mit: Machen Sie sich bei Ihrer Einarbeitung ins Thema Notizen und bringen Sie diese zum Interview mit. So signalisieren Sie: Ich bin vorbereitet! Außerdem sind die Notizen der perfekte „rote Faden“, um zügig im Thema voranzukommen. Stichpunkte reichen – damit behalten Sie den Überblick und rutschen nicht ins Vorlesen ab.
Nehmen Sie vorab mit Ihrem Interview-Partner Kontakt auf: Rufen Sie Ihren Ansprechpartner einige Tage vor dem Interview an, um den Termin zu bestätigen. Nach fünf Minuten am Telefon werden Sie wissen, ob Sie es mit einer „Plaudertasche“, einem „Super-Experten“ oder einem „Choleriker“ zu tun haben, und können die Vorbereitung an den Ansprechpartner anpassen. Der Anruf eignet sich auch ideal, um vor der angespannten Interview-Situation das Eis zu brechen.
Bei schwierigen Themen: Aufnahmegerät einpacken: Scheuen Sie sich nicht, bei komplexen Interview-Themen ein Diktiergerät mitzunehmen. Wenn der Gesprächspartner zustimmt – das muss unbedingt im Vorfeld geklärt werden – können Sie das Gespräch aufzeichnen und später jederzeit exakt rekonstruieren.
Schaffen Sie eine positive Atmosphäre: Raum und Sitzordnung prägen den Gesprächsverlauf. Wählen Sie einen nicht zu großen Raum, der ein ruhiges, ablenkungsfreies Arbeiten ermöglicht. Für die Platzwahl gilt: Einander frontal gegenüber zu sitzen ist konfrontativ und erschwert die Zusammenarbeit. Am besten setzen Sie sich „übers Eck“. So können Sie Augenkontakt halten und gemeinsam in Unterlagen blättern.
Behalten Sie die Uhr im Auge: Klären Sie zu Beginn des Interviews, wie viel Zeit zur Verfügung steht. Achten Sie darauf, dass alle wirklich wichtigen Fragen im Zeitrahmen Platz finden.
Schreiben Sie mit: Die Ergebnisse zu dokumentieren, ist in doppelter Hinsicht Pflicht. Erstens: Auch wer ein gutes Gedächtnis hat, wird sich nicht alle Details merken. Zweitens: Das Mitschreiben signalisiert dem Gegenüber, dass Ihnen das Gesagte wichtig ist. Machen Sie sich selbst dann Notizen, wenn Sie das Gespräch aufzeichnen. Sonst stehen Sie im Falle einer Technikpanne mit leeren Händen da.
Lassen Sie sich nicht aus der Ruhe bringen: Ein Interview ist nie von vorne bis hinten planbar. Egal wie gut Sie vorbereitet sind: Sie werden unvorhergesehene Störungen meistern müssen, sei es ein plötzlich eintreffendes Telefonat oder ein schlecht gelaunter Gesprächspartner. Behalten Sie in Stresssituationen einen kühlen Kopf. Mit der Zeit bekommen Sie Routine darin, Gespräche in ruhiges Fahrwasser zurück zu steuern.
Behalten Sie das Heft in der Hand: Nicht umsonst heißt es: ein Interview „führen“. Achten Sie darauf, jederzeit die Kontrolle zu behalten. Wenn „Plaudertaschen“ Sie vom eigentlichen Thema weglocken wollen oder „Super-Experten“ sich in technischen Details verlieren, müssen Sie höflich, aber bestimmt gegensteuern. Keine Sorge: Einen sanften Hinweis auf den ausstehenden Fragenkatalog wird Ihnen keiner verübeln.
Lassen Sie sich mit der Nachbereitung nicht zu viel Zeit: Holen Sie Ihre Aufzeichnungen am besten am gleichen oder am Folgetag hervor, um das Gesagte zu ordnen, zu dokumentieren und zu archivieren. Je präsenter das Interview ist, desto detaillierter wird das Resümee ausfallen.
