Die Angst vor dem Prüfer des Finanzamts ist in aller Regel unbegründet, wenn man sich gut vorbereitet. Von Dr. Günter Kaindl
Wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung ankündigt, flattern bei vielen Unternehmern die Nerven. Habe ich alle Unterlagen zur Hand? Wurde in der Vergangenheit alles sorgfältig dokumentiert? Weist meine Buchführung Fehler auf? Meist ist die weit verbreitete Angst vor einer Betriebsprüfung jedoch völlig unnötig, denn durch eine gute Vorbereitung lassen sich am Tag X unschöne Überraschungen vermeiden. Wer seine Steuern korrekt erklärt und seine Bücher ordnungsgemäß führt, muss die Betriebsprüfung nicht fürchten. Der Betriebsprüfer wird im Normalfall fair und sachorientiert vorgehen, zudem ist es so mancher Betriebsprüfung zu verdanken, dass steuerlich unsichere oder strittige Sachverhalte zugunsten des Steuerpflichtigen geklärt werden konnten.
Früher oder später wird jeder Unternehmer, Gewerbetreibende und Freiberufler darüber informiert, dass sein zuständiges Finanzamt eine Betriebsprüfung durchführen möchte. Für die angekündigte Außenprüfung kann es eine Reihe unterschiedliche Auslöser geben. Möglich ist, dass der Steuerpflichtige nach dem Zufallsprinzip ausgewählt wurde. Genauso kann es aber sein, dass Auslandsgeschäfte, stark schwankende Gewinne, die Klärung des aktuell vorliegenden Steuerstatus oder andere strittige Steuersachverhalte das Finanzamt zu einer Betriebsprüfung veranlassen. Künftig sollen laut Bundesfinanzministerium auch die elektronisch ans Finanzamt übertragenen E-Bilanzen ausgewertet werden. So können beispielsweise Betriebe mit auffälligen, nicht nachvollziehbaren Zahlen oder Entwicklungen herausgefiltert und bevorzugt geprüft werden. Die E-Bilanz wird also verstärkt Einfluss darauf haben, wie oft ein Unternehmen geprüft wird und welche Schwerpunkte der Prüfer setzt.
Die Finanzverwaltung versucht, bei Großbetrieben nach Möglichkeit eine durchgehende Prüfung zu gewährleisten. In der Praxis bedeutet dies, dass die Unternehmen durchschnittlich etwa alle vier Jahre mit einer Prüfung der dazwischenliegenden Jahre rechnen müssen. Mittlere Betriebe werden derzeit im Schnitt nur alle 15 Jahre geprüft, wobei sich der Prüfer in der Regel einen Zeitraum von drei Jahren ansieht. Wann und wie oft der Prüfer erscheinen wird und welche Betriebe zur Prüfung ausgewählt werden, wird künftig noch stärker von den Besonderheiten und Gegebenheiten der einzelnen Unternehmen abhängen.
Ankündigung der Prüfung
Eine Betriebsprüfung muss dem Unternehmen vom Finanzamt in der Regel zwei, bei Großbetrieben vier Wochen vor Prüfungsbeginn angekündigt werden. Das gilt auch, wenn sich die Prüfung wie die Lohnsteuer-Außenprüfung nur auf einzelne Zeiträume oder Besteuerungsgrundlagen konzentriert. Hält das Finanzamt diese Frist nicht ein, darf der Unternehmer Einspruch erheben. Aus wichtigen betrieblichen Gründen, etwa bei einer Erkrankung des Buchhalters oder des Steuerberaters, darf der Unternehmer eine Verschiebung des Termins beantragen. Nur eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung darf ohne Ankündigung erfolgen. Diese wird zum Beispiel angeordnet, wenn die Umsatzsteuer-Voranmeldungen auffällig sind, etwa wenn die angegebene Vorsteuer sehr hoch ist. Hierbei hat der Prüfer das Recht, die Geschäftsräume ohne Ankündigung zu betreten sowie Bücher und Aufzeichnungen einzusehen.
Generell empfiehlt es sich, bei dem ersten Anzeichen einer Betriebsprüfung einen Steuerberater hinzuzuziehen, z.B. wenn das Finanzamt schon vorab anruft, um sich nach einem geeigneten Termin für die Prüfung zu erkundigen. Der Steuerberater kann den Unternehmer dann nicht nur in Bezug auf die Sachverhalte beraten, die geprüft werden, sondern auch in Bezug auf Rechte und Pflichten vor, während und nach der Prüfung.
Bei jeder Betriebsprüfung hat der Unternehmer immer eine Mitwirkungspflicht, das heißt er muss alle erforderlichen Unterlagen, Bücher und Aufzeichnungen vorlegen – seit 2002 auch in digitaler Form. Damit bei der späteren Prüfung keine Überraschung droht, ist eine gute Vorbereitung sinnvoll: Alle Unterlagen, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen sollten vor der Prüfung gemeinsam mit dem steuerlichen Berater durchgesehen und auf kritische Sachverhalte geprüft werden. Normalerweise beläuft sich der Zeitraum, der überprüft wird, auf die vergangenen drei Jahre. Grundsätzlich kann der Prüfzeitraum aber auch erweitert werden, wenn beispielsweise Abweichungen von der Ordnungsmäßigkeit auftauchen.
Für die digitale Betriebsprüfung, die in der Regel seit 2002 dazu gehört, sollte im Vorfeld ein Test durchgeführt werden, beispielsweise ein Zeitreihenvergleich. Dieser stellt Einkäufe und Verkäufe wochenweise dar und macht Schwankungen sichtbar. Werden dabei Auffälligkeiten erkannt, können diese vor der Betriebsprüfung noch analysiert und die Gründe dafür gefunden werden. Es ist ratsam, dem Prüfer einen speziellen Zugang anzulegen, der ihm zwar Leserechte in den elektronischen Dokumenten zusichert, aber Schreib- und Änderungsrechte verwehrt.
Verhalten während der Prüfung
Während der Prüfung sollte der Unternehmer dem Prüfer zunächst seine Ansprechpartner vorstellen und ihm ein geeignetes Zimmer für seine Arbeit zur Verfügung stellen. Insbesondere einem neuen Prüfer kann man auch eine Betriebsbesichtigung anbieten. Eine gute Gesprächsatmosphäre und ein zügiger Fortschritt der Prüfung sind sehr wichtig für die weitere Zusammenarbeit. Doch Vorsicht: Privates gehört nicht in eine Betriebsprüfung. Sollte der Prüfer versuchen, das Gespräch immer wieder auf eine private Ebene zu ziehen, sollten Unternehmer höflich, aber bestimmt das Gespräch zurück auf die berufliche Basis führen.
In jedem Fall muss der Unternehmer dafür sorgen, dass der Prüfer alle gewünschten Informationen erhält. Kann er während der Prüfung nachgefragte Papiere trotz mehrfacher Anmahnung nicht oder nicht zeitnah vorlegen, droht ein Verzögerungsgeld von mindestens 2 500 Euro – Geld, das man sich mit einer guten Vorbereitung sparen kann. Höhere Bußgelder drohen, wenn der Steuerpflichtige die Betriebsprüfung mutwillig erschwert oder hinauszögert. Der Bundesfinanzhof urteilte, dass der Betriebsprüfer in solchen Fällen ein Verzögerungsgeld von bis zu 250 000 Euro verhängen kann. Das Fatale: Diese Strafzahlung kann vom Finanzamt nicht mehr zurückgezogen werden, selbst wenn die Unterlagen nach längerem Suchen schließlich vorgelegt werden. Wer auf der Suche nach den Unterlagen noch etwas Zeit benötigt, sollte beim Prüfer schriftlich eine Fristverlängerung beantragen und ihm die Gründe für die schleppende Belegvorlage schildern.
Ein kleiner Tipp am Rande: Betriebsinhaber sind oft nicht auf mögliche Fangfragen eines Betriebsprüfers getrimmt und denken nicht immer in steuerlichen Bahnen. Hier empfiehlt es sich immer, dem Steuerberater während der Prüfung so viele Kompetenzen wie möglich einzuräumen, um keine unbedachten Fehler zu begehen und höhere Steuernachzahlungen zu riskieren.
Prüfungsergebnis
Strittige Sachverhalte bespricht man am besten noch während der Prüfung, denn in vielen Fällen kann man sich gütlich einigen. Ergibt zum Beispiel die digitale Betriebsprüfung eine Auffälligkeit, ist dies oft noch kein Grund, die gesamte Buchhaltung zu verwerfen. Die eingesetzten Methoden bringen nur dann verwertbare Ergebnisse, wenn sie auf einer ausreichend großen Datenbasis beruhen. Fehlt diese, darf der Prüfer die Werte nicht einfach durch hohe Schätzungen ersetzen. Darauf kann der Unternehmer den Prüfer durchaus auch hinweisen.
In jedem Fall kann der Unternehmer auf einer Abschlussbesprechung bestehen, um strittige Ergebnisse zu erörtern. Außerdem hat er Anspruch auf einen Prüfungsbericht, der alle Feststellungen enthält. Besteht der Verdacht auf eine Steuerstraftat, sollte der Unternehmer seinem Steuerberater den gesamten Sachverhalt offenlegen und bei Unklarheiten eine Akteneinsicht beim Finanzamt beantragen. Aber fast alle Betriebsprüfungen lassen sich problemlos meistern, wenn das Unternehmen gut vorbereitet ist, man dem Prüfer positiv begegnet, mit ihm alle Abläufe abstimmt und sich um die Klärung strittiger Punkte bemüht.
