Messearbeit heißt (auch) Pressearbeit

Eine Messe bietet zahlreiche Möglichkeiten, das eigene Unternehmen in die relevanten Medien zu bringen und Kontakte zu Medienvertretern zu knüpfen und zu pflegen. Voraussetzung: Professionelle und auf die Bedürfnisse der Journalisten abgestimmte Pressearbeit.

„Das Grauen quillt aus dem Faxgerät. Es verstopft die e-mail-Boxen, es überschwemmt die Schreibtische – Tag für Tag, in Tausenden von Redaktionen.“ Diese Klage eines Redakteurs der „Wirtschaftswoche“ teilen viele Journalisten. Die Rede ist von Presseinformationen, die sich nicht an ihren Bedürfnissen ausrichten. Zahlreiche Unternehmen preisen jede scheinbare Neuigkeit, womöglich noch in Fachchinesisch gehalten, weitschweifig an und verschicken sie nach dem Gießkannenprinzip an möglichst viele Medien. Im besten Fall landen solche Presseinformationen im Papierkorb, im schlimmsten verärgern sie die Journalisten und wichtigen Meinungsbildner.

Dabei sind die Medienmacher doch eigentlich dankbar für alles, was ihnen die Jagd nach Themen und interessanten Neuigkeiten erleichtert. Gerade im Umfeld einer Messe, wo Journalisten sich vor Anfragen, e-mails und Broschüren kaum retten können, nehmen sie jede klare Information als Hilfestellung gerne entgegen. Vorausgesetzt, sie orientiert sich an journalistischen Maßgaben. Wer Journalisten nicht vergraulen, sondern für seine Themen gewinnen will, muss also ein wenig Aufwand in die Pressearbeit investieren. Ein Aufwand, der sich sicher lohnt, denn nirgends sonst kommen so viele internationale Journalisten zusammen, wie auf einer Messe. Zur BioFach beispielsweise, der internationalen Leitmesse für Bio-Produkte in Nürnberg, akkreditierten sich in diesem Jahr rund 650 Medienvertreter aus der ganzen Welt.

Wen interessiert schon die Neueröffnung der dritten Filiale der Tochter eines amerikanischen Großkonzerns in Nieder-Gummersbach? Wer glaubt einem Unternehmen, das eine Produktneuerung ohne jeglichen Beweis als „Weltinnovation“ anpreist? Presseinformationen, die kurz und sachlich über Neuigkeiten berichten und Hintergrundmaterialien, die interessante Fakten über ein Unternehmen oder Produkt liefern und es in den Kontext einer Branche stellen, machen jedem Journalisten das Leben leichter. Eine informative Pressemappe mit Bildmaterial, selbstverständlich in mehreren Sprachen im Pressezentrum deponiert, ist ein idealer Service für Journalisten, die sich alle Informationen nach Interesse und Bedarf abholen können. Und erhöht die Chancen auf Erwähnung des eigenen Unternehmens in der Messeberichterstattung.

Für die Ansprache von Journalisten im Messevorfeld gilt das Gleiche wie für die Kundenansprache auch: Nicht die Masse entscheidet, sondern die Qualität der Ansprechpartner. Bei der Ermittlung der richtigen Redaktionen aus Fach-, Tages- und Wirtschaftspresse sowie Radio und Fernsehen für die Fachmessen vor Ort leistet die NürnbergMesse Hilfestellung. Generell empfiehlt sich für jedes Unternehmen der Aufbau eines Presseverteilers, in den alle wichtige Kontaktdaten aufgenommen werden. Auch der Eintrag in den Messekatalog unterstützt dabei, die richtigen Journalisten anzusprechen. Wer spezielle Produktinformationen zu verkünden hat, sollte Fachmedien ansprechen, allgemeine Unternehmensinformationen oder branchenübergreifende Produktneuerungen sind auch für die Tages- und Wirtschaftspresse interessant.

Pressekonferenz nur bei wirklich wichtigen Anlässen
Der organisatorische Aufwand einer Pressekonferenz lohnt sich nur dann, wenn das Unternehmen auch wirklich etwas Spannendes zu verkünden hat – zum Beispiel eine wichtige Kooperation oder ein ganz neues Produkt, das auf der Messe erstmals vorgestellt wird. Für Hintergrund- und Detailgespräche empfehlen sich Einzelinterviews. Auch hier gilt: Wer den Journalisten Terminplanung und Zugang zu Informationen so leicht wie möglich macht, erhöht die Erfolgschancen. Räumlichkeiten in verschiedenen Größen, ausgestattet mit moderner Veranstaltungstechnik, erleichtern bei der NürnbergMesse die Durchführung solcher Veranstaltungen. Auch nach dem Messeauftritt geht die Kontaktpflege zu Journalisten weiter. Welche Medien haben über mein Unternehmen berichtet? In welchem Umfang und in welchem Tonfall? Die Auswertung der Medienresonanz kann dabei helfen, die Pressearbeit für die nächste Messe weiter zu verbessern. Und sie zeigt, welche Journalisten sich eventuell auch zukünftig für die Themen eines Unternehmens interessieren.

Pressearbeit rund um die Messe ist also nichts, was sich „nebenbei“ erledigen lässt. Doch es lohnt sich, über die Bedürfnisse der Medien nachzudenken und die Pressearbeit entsprechend zu gestalten. Denn Journalisten entscheiden darüber, was in den Medien erscheint – und dann erst von vielen Menschen gesehen, gehört und gelesen wird.

Tipps für die Pressearbeit von Ausstellern

So ist es richtig

• Zu kommunizierende Inhalte klären, auf ihren Nachrichtenwert prüfen und Formate für die Messe festlegen: Presseinformation/-mappe, Pressegespräch oder Pressekonferenz?

• Redaktionen auswählen: Tagespresse, Nachrichtenagenturen, Rundfunk und Fernsehen oder Fachpresse? Presseverteiler entsprechend zusammenstellen.

• Informationen nach den Bedürfnissen der Journalisten aufbereiten. Konzentration auf Kerninhalte, Darstellung wichtiger Fakten, Illustration durch Fotos, Graphiken oder Tabellen, Angabe von Ansprechpartnern

• Für Pressekonferenzen: Abstimmung von Termin und Zeitpunkt, Reservierung von Räumlichkeiten und Technik, Bereitstellung von Catering, Vorbereitung der Pressemappen?

So nicht

• Teure Pressegeschenke (haben schnell den Beigeschmack von Bestechung)

• Bei der Redaktion anrufen und nachfragen, wann denn nun endlich der Artikel veröffentlicht wird

• Langatmige Botschaften ohne die Angabe wirtschaftlicher Zahlen und Fakten; Werbeaussagen

• Pressekonferenzen für die Tages- und Wirtschaftspresse nicht am Nachmittag – Redaktionskonferenzen und -schluss müssen eingehalten werden.