Bei hoher beruflicher Fahrleistung ist es meist ungünstig, die pauschale Ein-Prozent-Regelung in Anspruch zu nehmen (monatliche Besteuerungsgrundlage: ein Prozent des inländischen Listenpreises des Geschäftswagens zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich der Umsatzsteuer). Wer Steuern sparen möchte, kommt nicht darum herum, ein Fahrtenbuch zu führen. Weil es aber an einer genauen Vorgabe darüber mangelte, wie genau die Aufzeichnungen sein müssen, kommt es oft zu erheblichen Meinungsverschiedenheiten mit der Finanzverwaltung.
Zwei aktuelle Entscheidungen (beide am 1. März 2006 veröffentlicht) sorgen jetzt für mehr Sicherheit: Mit Urteil vom 9. November 2005 stellt der Bundesfinanzhof klar, dass ein Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden muss. Die getätigten Fahrten sowie der am Ende erreichte Kilometerstand müssen nicht nur vollständig, sondern auch in einem fortlaufenden Zusammenhang sein. Es reicht nicht aus, wenn auf losen Zetteln die täglich zurückgelegten Kilometer und die angefahrenen Orte notiert werden und im Zusammenhang mit einer kalenderähnlichen Terminübersicht nachträglich ein Fahrtenbuch erstellt wird. Dem obersten deutschen Finanzgericht fehlt es dabei an der buchförmigen, zusammenhängenden Gestalt, die spätere Änderungen nur mit erheblichem Aufwand möglich macht.
Auch das „Excel-Fahrtenbuch“ reicht nicht aus, da auch hier der eingegebene Datenbestand problemlos verändert werden kann, so das Urteil der Münchener Richter vom 16. November 2005. Den strengen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuches wird nur Genüge getan, wenn die nachträgliche Veränderung der Fahrtenbuchdatei ausgeschlossen ist oder mögliche Änderungen in der Datei selber automatisch dokumentiert werden. Zudem ist bei Führen des Fahrtenbuches in Excel das Kriterium „zeitnah“ nicht erfüllt, wenn das Fahrtenbuch erst am Computer im Büro geschrieben wird.
In der Praxis ist also dringend zu empfehlen, auf die ordnungsgemäße Führung zu achten, denn es ist damit zu rechnen, dass die Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen stärker als bisher das Fahrtenbuch prüft. Wer ein handschriftliches Fahrtenbuch führt und dieses nur der Übersicht halber in Excel überträgt, sollte darauf achten, dass bereits die handschriftlichen Aufzeichnungen den Anforderung an die Ordnungsmäßigkeit gerecht werden. Und noch eines: Die Aufzeichnungen unbedingt aufbewahren!
