Keine Medienbrüche mehr

Es geht heute nicht mehr nur darum, Vordrucke nach rechtlichen, betriebswirtschaftlichen und ergonomischen Gesichtspunkten zu entwickeln. Vielmehr erwarten Sparkassen und Unternehmen Lösungen für Vordrucke, die eine effiziente und möglichst durchgängige Bearbeitung von Geschäftsprozessen ermöglichen. Diese Meinung vertritt Rolf Saalfrank, Leiter des Ressorts Vordrucke und Verträge im Deutschen Sparkassenverlag.

Warum sollten nicht auch kleine und mittelständische Unternehmen mit digitaler Büroorganisation von erheblichen Kosten- und Zeitvorteilen profitieren, wenn schon viele große Unternehmen (wie z. B. Siemens, Deutsche Post, EON, Datev), Banken und Versicherungen sowie Behörden (u. a. Finanzamt, Stadt Nürnberg) effizienten Nutzen daraus ziehen? Man rechnet mit einem Einsparpotenzial von über 30 Prozent durch die Einführung digitaler pdf-Formulare und übergeordneter Intranet-Lösungen von Adobe LiveCycle.

Die Büroarbeit mit Papiervordrucken erfolgt bisher ohne EDV-Unterstützung vielfach von Hand und damit zeitaufwändig und fehlerhaft: Formulare wie z. B. Verträge, Aufträge, Angebote werden ausgedruckt, ausgefüllt, unterschrieben, kopiert, kuvertiert, frankiert, postalisch versendet, abgelegt und schließlich archiviert. Zudem entstehen den Unternehmen wegen der Vielfalt an Vordrucken erhebliche Kosten für Einkauf, Lagerung und Disposition. Wenn gesetzliche oder firmeninterne Änderungen vorgenommen werden müssen, hat dies ebenfalls zusätzliche Kosten zur Folge. Außerdem müssen Datenbankänderungen (z. B. von Adressen oder Ansprechpartnern) häufig von jeder Abteilung erneut eingepflegt werden, um sie auf dem neuesten Stand zu halten. Unterschiedliche Versionen der Datensätze sind heute immer noch keine Seltenheit.

Mit der digitalen Lösung stehen dagegen ohne hohe Investitionen in weitere Software Formulare tagesaktuell in der jeweils neuesten Fassung bereit – Aktualität ist gewährleistet. Sie sind während der Geschäftszeiten an jedem Arbeitsplatz verfügbar, ausgefüllte Formulare lassen sich als Entwurf speichern, wobei der eingegebene Datenbestand erhalten bleibt und nicht gelöscht wird, wie es oft bei Internet-Formularen üblich ist.

Elektronische Büroorganisation bietet sich überall dort an, wo sich Arbeitsschritte wiederholen und gleiche Daten aktualisiert werden müssen, also nahezu in jedem Büro. Interne Abstimmungsprozesse lassen sich optimal gestalten und die externe Kommunikation mit Kunden und Partnern wird noch flexibler und effizienter. Mit Adobe PDF (Portable Dokument Formulare) gibt es ein Standardformat, das Sicherheit und einfache Handhabung garantiert und somit einen Mehrwert bei der Vordruckbearbeitung schafft.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen schreiben für Versicherungs- oder Grundbuchunterlagen eine Archivierung von bis zu 30 Jahren vor. Im Gegensatz zur Papierarchivierung in Aktenordnern, Regalen, Büros und ganzen Gebäuden spart die digitale Methode wiederum hohe Miet- und Verwaltungskosten ein. Darüber hinaus lassen sich Daten mit Hilfe der pdf-Volltextsuche schneller wiederfinden als mit der Papierversion.

Digitale Signatur
Elektronische Formulare und Dokumente können mit dem PC nahtlos bearbeitet, digital unterschrieben und per E-Mail minutenschnell versendet werden. Der gesamte Bearbeitungsvorgang bleibt elektronisch, ein „Medienbruch“ wird vermieden und man spart zudem hohe Portokosten. Das Umsatzsteuergesetz Paragraf 14 schreibt vor, dass elektronische Rechnungen digital erstellt und qualifiziert unterschrieben sein müssen. Mit der digitalen Signatur werden Dokumente und Unterschriften verschlüsselt und über das Internet versendet oder empfangen. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift seit 2002 gleichgestellt und damit rechtsgültig. Man kann jederzeit nachvollziehen, wer das Dokument erstellt, ausgefüllt und unterschrieben hat – geändert werden kann es nur von berechtigten Personen.

pdf-Formulare sind so generiert, dass beispielsweise Datum oder Postleitzahlen schon während des Schreibens auf Vollständigkeit überprüft werden. Dabei ermöglicht die dynamische Eigenschaft der pdf-Formulare eine flexible Anpassung der Fragestellung im Dokument, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt werden. Wird etwa im Kundenformular bei der Zahlungsweise das Feld „Einzugsermächtigung“ ausgewählt, erscheinen themenbezogene Fragen nach Kreditinstitut, Bankleitzahl und Kontonummer, die bei der Auswahl des Feldes „Rechnung“ gar nicht erst aufgelistet würden.