Besonders international tätige und dezentral organisierte Unternehmen kommunizieren über Video.
Schon vor rund 20 Jahren hatte Wolfgang Nißlbeck die neuen technischen Möglichkeiten der Videokonferenz entdeckt, doch bis heute, so der Gründer und Inhaber von Nißlbeck Communication Systems in Nürnberg, halten sich die mittelfränkischen Unternehmen noch zurück. Dabei liegen die Vorteile von Videokonferenzen in der zunehmend globalisierten Wirtschaftswelt auf der Hand: vorhandene Personalressourcen können optimal eingesetzt werden, Reisezeiten und Reisekosten werden wirksam reduziert. So stellt Gerald Wendler, Videokonferenz-Fachmann bei dem Nürnberger Unternehmen avico-concepts, eine steigende Nachfrage gerade bei kleineren Unternehmen fest, vor allem bei Zulieferern größerer Konzerne.
Seit mehreren Jahren genutzt werden Videokonferenzen beispielsweise bei der Datev, die auf das System in erster Linie für Besprechungen von Teams und Abteilungen zurückgreift, die räumlich entfernt voneinander arbeiten, etwa an gemeinsamen Projekten oder im Außendienst. „Der große Vorteil der Videokonferenz ist, dass sich komplexe Themen effizienter und anschaulicher als am Telefon diskutieren lassen, da Sachverhalte auch grafisch erläutert werden können und zudem die nonverbale Kommunikation der Gesprächspartner mit übermittelt wird“, sagt Benedikt Leder von der Datev.
Auch die international tätige Kommunikationstrainerin Sabine Wiermann setzt bei Videokonferenzen auf die Zusatzkommunikation durch Gesten, Blicke und das Mienenspiel: „Den anderen zu sehen, erleichtert ein Gespräch ganz erheblich und führt oft auch zu besseren Ergebnissen.“ Die weltweit aktive Kanzlei Rödl & Partner hingegen setzt weiterhin auf den „persönlichen, direkten Kontakt – und dieser lässt sich nicht durch Videokonferenzen ersetzen“, so das Unternehmen.
Unterschieden werden die Videokonferenzsysteme in Raum- und Desktop-Systeme: Raumsysteme sind modular aufgebaute, leistungsstarke Videokommunikationslösungen. An solche Systeme können mehrere Mikrofone angeschlossen werden, die auf den Konferenztischen stehen. Über einen oder mehrere Monitore werden die Bilder zwischen den verschiedenen Standorten übertragen. Rechner spielen dabei praktisch keine Rolle, weil die Technik bereits in der Videokonferenzanlage integriert ist. Die Ausstattungsmerkmale sind variabel und lassen sich daher an unterschiedliche Anwendungen anpassen. Raumsysteme ermöglichen es mittleren bis großen Personengruppen, an Videokonferenzen teilzunehmen.
Anders als Raumsysteme stellen Kompaktsysteme voll integrierte Videokommunikationslösungen dar, zu deren Betrieb lediglich noch ein Monitor und die entsprechenden Netzanschlüsse (ISDN beziehungsweise Lan) benötigt werden. Konferenzsystem und Kamera bilden eine geschlossene Einheit. Aufgrund des geringen Gewichtes und der einfachen Installation eignen sich diese Geräte besonders für den mobilen Einsatz. Diese Kompaktsysteme, auch Office-Systeme genannt, sind besonders für Videokonferenzen von kleinen bis mittleren Anwendergruppen geeignet.
Während Videokonferenzen noch vor einigen Jahren erhebliche Investitionen bei den Unternehmen erforderten, sind einfache Anlagen, so Nißlbeck, heute bereits ab 5 000 Euro zu bekommen. Für aufwändige Konferenzsysteme muss jedoch weiterhin viel mehr Geld ausgegeben werden. Doch um ganz schnell die entscheidenden Gesprächspartner per Videokonferenz zusammenzubringen, reichen, so Gerald Wendler von avico-concepts, technisch ausgereifte, preisgünstige Systeme vollkommen aus.
Jede Organisation, in der Menschen kommunizieren, kann von Videokonferenzen profitieren. Dabei ist es unwesentlich, ob Videokonferenzsysteme nur in der firmeninternen Kommunikation zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen eingesetzt werden oder auch im externen Dialog mit Kunden und Zulieferern. Lange Zeit wurde die Videokonferenz nur im Vorstandsbereich großer internationaler Unternehmen eingesetzt. Mit sinkenden Preisen der Hardware und der Verbindungsentgelte haben sich Videokonferenzsysteme zu praktikablen – und vor allem wirtschaftlichen – Hilfsmitteln in der alltäglichen Geschäftskommunikation entwickelt. Im Zuge der Globalisierung der Weltwirtschaft wird die Videokonferenz zu den Medien der Zukunft gehören. Und zwar bei Unternehmen jeder Größe: Vom selbstständigen Kleinunternehmer bis hin zum international agierenden Konzern. Wer die Anschaffungs- und Installationskosten eines Videokonferenzsystems umgehen möchte, kann für sich oder seine Gesprächspartner an über 3 500 Orten weltweit einen Videokonferenzraum auf Stundenbasis anmieten, z. B. via Internet: www.videokonferenzraum.de.
