Erfolg ist kein Zufall, er lässt sich planen. Aber nur wer weiß, welches Ziel er auf welchem Weg erreichen will, kann die notwendigen Schritte auch zeitlich planen.
Deshalb ist Zeitmanagement nur ein Schritt auf dem Weg zu persönlichem und beruflichem Erfolg. Wichtiger ist das Management der eigenen Ziele: Ohne Analyse der Startposition, ohne Ermittlung des Zieles und ohne ein Durchplanen des Vorgehens ist kein sinnvolles Zeitmanagement möglich.
Systematische Zeitplanung beinhaltet weit mehr als nur Terminplanung. Es genügt nicht, Termine gut zu verwalten. Es müssen vielmehr alle Teilaufgaben, die zum Erreichen eines Zieles notwendig sind, sinnvoll auf die zur Verfügung stehende Zeit verteilt werden.
Überschaubare Etappen
Antarktis-Bezwinger Boerge Ousland bringt auf den Punkt, was den Erfolg einer
Herausforderung ausmacht: Den langen und beschwerlichen Weg zum Ziel in machbare Etappen aufzuteilen. Der
Norweger schaffte es als erster Mensch, die Antarktis allein und ohne Unterstützung auf Skiern zu durchqueren. 2
830 einsame und eisige Kilometer, aufgeteilt in 64 Tagesetappen. Ohne exaktes, zielgerichtetes Planen und Handeln
wäre diese strapaziöse Solo-Expedition über den Südpol nicht zu schaffen gewesen.
„Es ist sehr wichtig, einen strikten Plan für jeden Tag zu haben“, sagte Ousland, nachdem er am 18. Januar 1997 die McMurdo-Basis im Süden Antarktikas erreicht hatte. Zwischenziele halfen dem Norweger bei seinem perfekt geplanten Projekt. Das Erfolgsrezept von Boerge Ousland lässt sich auf jede private wie berufliche Planung übertragen:
Dröseln Sie das Aktivitäten- und Termingeflecht in überschaubare, kleine Einheiten auf. Untergliedern Sie alle für die Realisierung des angestrebten Zieles notwendigen Schritte in so kleine Einzelschritte, dass Sie die einzelnen Aufgaben in die Zeitplanung (Tagesplan oder Monatsvormerkung) Ihres Planers oder Terminkalenders übernehmen können. Bei komplexen und länger laufenden Aufgaben und Projekten hilft eine detailliertere Ausarbeitung in einem Projekt- und Terminplan, die Übersicht zu behalten.
Kleine Erfolgserlebnisse sammeln
Die exakte schriftliche Zeitplanung hat mehrere Vorteile: Ein meist
unterschätzter Pluspunkt ist die psychologische Wirkung: Das Erreichen eines Zieles – auch eines kleinen
Zwischenzieles – motiviert ungemein. Gehen Sie Schritt für Schritt voran und verwirklichen Sie Ihre
Etappenziele eines nach dem anderen, so können Sie viele kleine Erfolgserlebnisse verzeichnen.
Wichtig: Termine und Zeiträume sollten realistisch geplant werden und ausreichend Luft für Unvorhergesehenes und für eventuell notwendige Umwege zum Ziel lassen. Nicht mehr als 60 Prozent der Zeit sollte verplant werden.
Ein Tages-Rahmenplan verschafft Überblick über die fest vergebenen Zeiträume. Durch täglich (oder wöchentlich/monatlich) wiederkehrende Fix-Termine (Frühstück, Fahrt zur Arbeit, Mittagspause usw.) und Tätigkeiten (Kontrollaufgaben, Teamsitzungen, Mitarbeitergespräche etc.) ist die Zeit bereits strukturiert und eingeschränkt. Für weitere Aufgaben und Wünsche bleibt also entsprechend weniger Zeit. Berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Zeitplanung. Es bewahrt davor, dass Sie in einer „engen“ Phase vielleicht eine Stunde eher aufstehen oder eine kurzfristige Nachtschicht einlegen müssen, um die Aufgaben erledigen zu können.
Bei sehr lang laufenden Projekten (z.B. Baumaßnahmen, Aufbau eines neuen Unternehmensbereiches oder einer neuen Produktlinie) kann in der Phase der Vorgehensplanung sicher noch nicht jeder Einzelschritt, jede Einzelmaßnahme vorbereitet und terminiert werden. Sie sollten aber trotzdem bereits zu diesem frühen Zeitpunkt zumindest die wichtigsten Schritte und Aufgaben auf die Jahre und Monate verteilen – die Feinplanung erfolgt dann mit der entsprechenden Jahres- bzw. Monatsplanung.
Die Monats- und Tagesplanung sollte die Brücke schlagen vom Plan zur Tat: Alle (Teil-)Aufgaben und Einzelschritte aus der Vorgehensplanung werden auf die einzelnen Arbeitstage aufgeteilt. Bedeutsam ist es, Prioritäten zu setzen, damit wichtige Arbeiten nicht unerledigt bleiben. Lösen Sie sich davon, stets alle anstehenden Aufgaben gleichermaßen erledigen zu wollen. Das (wenige) Wichtige ist entscheidend, nicht das (viele) Dringende.
