Wenn im Wirtschaftsleben Vereinbarungen über die Geheimhaltung getroffen werden, sind genaue Definitionen wichtig.
Solche Vereinbarungen werden auch Vertraulichkeitsvereinbarungen oder Non-Disclosure- Agreement genannt. Bei größeren Projekten (z.B. bei Software-Entwicklung oder beim Outsourcing) wird die Geheimhaltungsvereinbarung als eigenständiger Vertrag vor Beginn des eigentlichen Informationsaustausches abgeschlossen. Geheimhaltungsklauseln finden sich in verschiedensten Verträgen, so enthält fast jeder Rahmenvertrag, jeder Lizenzvertrag, jeder Pflegevertrag usw. eine Geheimhaltungsklausel.
Aber auch bei diesen scheinbar einfachen Regelungen sollten einige Punkte beachtet werden: Derjenige Vertragspartner, der vorwiegend vertrauliche Informationen erhält, sollte darauf bestehen, dass für ihn klar erkennbar ist, wann es sich um eine vertrauliche Information handelt. Der offenbarende Vertragspartner sollte die Information ausdrücklich als „Vertraulich“ bezeichnen. Dies gilt umso mehr, falls an die Verletzung der Vertraulichkeit eine Vertragsstrafe geknüpft ist. Der Informationsaustausch dient naturgemäß bestimmten Zwecken. Da Informationen aber auch immer für andere, als die beabsichtigten Zwecke eingesetzt werden können, sollte man unbedingt den Zweck des Informationsaustausches definieren und die Verwendung an diesen Zweck binden.
In der täglichen Praxis ist dies selbstverständlich schwer durchzuhalten. In mündlichen Gesprächen werden ebenfalls vertrauliche Informationen offenbart. Für denjenigen Vertragspartner, der überwiegend vertrauliche Informationen offenbart, ist es daher günstiger, eine relativ weit gefasste Definition der vertraulichen Informationen zu wählen. In diesem Fall muss der Informationsempfänger darauf achten, dass bestimmte Fälle von der Geheimhaltungspflicht ausgenommen und eine Preisgabe nicht sanktioniert wird.
Es empfiehlt sich also, in die Geheimhaltungsvereinbarung eine Öffnungsklausel einzubauen, nach der Informationen, die von Dritten veröffentlicht wurden, oder Know-how, das bereits nachweislich durch den Informationsempfänger entwickelt wurde, preisgegeben werden dürfen. Darüber hinaus ist zu raten, im Falle behördlicher oder gerichtlicher Maßnahmen ebenfalls eine Freigabe der Informationen ausdrücklich zu regeln.
Die Standards für die Geheimhaltung sollten konkret festgelegt werden. Ist dies nicht möglich, und sind größere Unternehmen Vertragspartner, so ist es sinnvoll, die Sorgfalt als Maßstab heranzuziehen, die diese Unternehmen bei eigenen Betriebsgeheimnissen einhalten, da diese Anforderungen meist über den Durchschnitt hinausgehen werden. Bei kleineren Unternehmen als Vertragspartnern ist es hingegen besser, die Sorgfalt eines pflichtgemäß handelnden Kaufmannes heranzuziehen. Der Informationsempfänger sollte sicherstellen, dass seine Mitarbeiter in der gleichen Weise zur Geheimhaltung verpflichtet sind. Die Weitergabe an Berufsträger, die auf Grund einer gesetzlichen Regelung zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, sollte klarstellend geregelt werden.
Geheimhaltungsvereinbarungen sollten eine begrenzte Laufzeit haben, zumindest bis nach der Beendigung jeglicher Zusammenarbeit zwischen den Vertragspartnern. Diese Laufzeit sollte bei Bedarf an die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten angepasst sein. Insbesondere wenn die Vereinbarung vorsieht, dass Unterlagen zu vernichten oder herauszugeben sind.
Die Regelung eines pauschalisierten Schadensersatzes oder einer Vertragsstrafe ist empfehlenswert, da der Nachweis eines Schadens und der Schadenshöhe im Normalfall Schwierigkeiten bereitet.
Es empfiehlt sich grundsätzlich, eine gesonderte Geheimhaltungsvereinbarung abzuschließen. Diese ist dann auch unabhängig von anderen Vertragswerken, die sich möglicherweise ändern. Sollen Vertriebs- und Nutzungsrechte an Software dauerhaft und insolvenzfest übertragen werden, sollten die Geheimhaltungsvereinbarung und die Übertragungsvereinbarung voneinander getrennt werden.
