Am 1. Januar 2014 ist das neue Reisekostenrecht in Kraft getreten. Es bringt eine Reihe von Vereinfachungen für die Betriebe mit sich.
Arbeitnehmer, die von der steuerfreien Zahlung von Reisekosten profitieren wollen, müssen auch künftig einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit nachgehen – also außerhalb der eigenen Wohnung oder der „ersten Tätigkeitsstätte“. Dieser Begriff ist neu und ersetzt die „regelmäßige Arbeitsstätte“ des alten Reisekostenrechts.
Darunter ist jede betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers zu verstehen, aber auch die Einrichtungen von Tochterunternehmen oder Kunden. Es kann außerdem nur eine „erste Arbeitsstätte“ je Dienstverhältnis geben, die grundsätzlich vom Arbeitgeber festgelegt wird. Tut er das nicht, greifen gesetzliche Regelungen: Ab 2014 betrachten die Finanzämter den Arbeitsort als erste Tätigkeitsstätte, den der Arbeitnehmer üblicherweise arbeitstäglich, mindestens an zwei Arbeitstagen in der Woche oder in 30 Prozent seiner Arbeitszeit aufsuchen soll.
Auch Folgendes ist für die Zuordnung der „ersten Tätigkeitsstätte“ wichtig: Der Arbeitnehmer muss an diesem Ort unbefristet, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder länger als 48 Monate am Stück tätig sein. Sollte der Arbeitnehmer einer Arbeitsstätte weniger als 48 Monate zugeordnet sein, gilt diese nicht mehr als „erste Arbeitsstätte“. Die Tätigkeit wird dann als „Auswärtstätigkeit“ deklariert.
Fahrt- und Verpflegungskosten können abgerechnet werden
Im Fall der „Auswärtstätigkeit“ kann der Arbeitnehmer die Fahrtkosten von 30 Cent pro Kilometer berechnen, ebenso kann er Verpflegungsbeträge und Kosten für die Unterkunft geltend machen. Wenn der Arbeitgeber diese Kosten nicht übernimmt, kann der Arbeitnehmer sie in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen. Sollte die Tätigkeit an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte allerdings länger als 48 Monate andauern, können die Kosten für die Unterkunft entsprechend den Regeln der doppelten Haushaltsführung nur bis maximal 1 000 Euro monatlich steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten angesetzt werden.
Als Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand werden künftig zwölf Euro bei eintägigen Dienstreisen mit einer Dauer von mehr als acht Stunden angesetzt. Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten dürfen für den An- und Abreisetag unabhängig von der Dauer zwölf Euro und für dazwischen liegende Kalendertage mit 24-stündiger Abwesenheit 24 Euro steuerfrei gezahlt werden.
Unterbrechungen setzen Frist zurück
Diese Verpflegungspauschalen dürfen nur für drei Monate gezahlt werden, wenn der Arbeitnehmer an einem gleichbleibenden Ort auswärts tätig ist. Bei einer Unterbrechung von mehr als vier Wochen beginnt die Frist von neuem und der Arbeitgeber kann wieder Verpflegungspauschalen zahlen. Nach der neuen Regelung ist es gleichgültig, ob der Arbeitnehmer seine Tätigkeit seine Tätigkeit an dem Ort aus privaten Gründen (z.B. Krankheit, Urlaub) oder aus beruflichen Gründen unterbricht.
Mahlzeiten des Arbeitnehmers im Rahmen einer Auswärtstätigkeit sind künftig mit dem Sachbezugswert anzusetzen. Der Ansatz des Sachbezugswertes unterbleibt, wenn für den Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen gezahlt werden können. Dies gilt für Dienstreisen mit mehr als acht Stunden Dauer. Jedoch muss der Arbeitgeber künftig die an den Arbeitnehmer zu zahlende Verpflegungspauschale kürzen, wenn dieser eine kostenfreie Mahlzeit erhält. Die Kürzung beträgt für ein Frühstück 4,80 Euro und für ein Mittag- und Abendessen 9,60 Euro. Zusätzlich muss der Arbeitgeber in diesem Fall auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung noch den Buchstaben „M“ eintragen. Werden nur die Mahlzeiten erstattet und wird keine Verpflegungspauschale ausbezahlt, entfällt die Kürzung.
DIHK-Broschüre
Die Publikation „Das neue Reisekostenrecht“ des Deutschen Industrie- und Handelskammertages (DIHK) informiert über die Änderungen, die zum 1. Januar 2014 in Kraft getreten sind (94 Seiten, DIN A5, 11 Euro).
Bezug: www.dihk-verlag.de
