Die Azubis müssen einen Ausbildungsnachweis führen – auch „Berichtsheft“ genannt. Was ist zu beachten?
Wie vieles im Leben ist auch eine Berufsausbildung mit Rechten und Pflichten für die Ausbildungsbetriebe und die Auszubildenden verbunden. Bei vielen Azubis nicht so beliebt ist die Pflicht, einen Ausbildungsnachweis zu führen – gemeinhin "Berichtsheft" genannt. Doch diese Pflicht hat gute Gründe: Zum einen können sich alle Beteiligten laufend über den Fortschritt der Berufsausbildung informieren. "So haben Azubi und Betrieb einen guten Überblick, ob die im Ausbildungsrahmenplan geforderten Inhalte zum jeweiligen Zeitpunkt bereits vermittelt wurden", erläutert Florian Kelch, Leiter des Referats Bildungsberatung bei der IHK Nürnberg. Zum anderen ist das Berichtsheft ein Nachweis darüber, ob die Berufsausbildung ordnungsgemäß durchgeführt wird. Im Streitfall kann es deshalb sogar als Beweismittel herangezogen werden.
Dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) ist zu entnehmen, dass der Ausbildungsnachweis in schriftlicher oder in elektronischer Form geführt werden kann. Außerdem heißt es dort, dass die Ausbildungsbetriebe ihre Auszubildenden zum Führen der Ausbildungsnachweise anzuhalten haben. Den Azubis müsse zudem die Gelegenheit gegeben werden, den Ausbildungsnachweis am Arbeitsplatz zu führen.
Was oft nicht bekannt ist: Ordnungsgemäß geführte Ausbildungsnachweise sind eine grundlegende Voraussetzung dafür, dass die Azubis zur Abschlussprüfung zugelassen werden (§ 43 BBiG). Wer diese auf Anfrage nicht vorlegen kann, muss also damit rechnen, nicht an der Abschlussprüfung teilnehmen zu dürfen.
Was muss eingetragen werden?
Detaillierte Informationen und Beispiele zur Führung der Ausbildungsnachweise sind der Broschüre "Richtlinien zur Berichtsheftführung" zu entnehmen, die von der IHK-Homepage als PDF-Broschüre abgerufen werden kann. Dort werden auch die Mindestanforderungen genannt: Dazu gehört, dass der einzelne Nachweis wöchentlich geführt wird – entweder mit täglicher Aufteilung oder mit einer wöchentlichen Auflistung der durchgeführten betrieblichen Tätigkeiten bzw. erhaltenen Unterweisungen. Wird die wöchentliche Auflistung gewählt, müssen zudem die jeweils angefallenen Stunden je Tätigkeitsblock angegeben werden. Das ist wichtig, weil der Ausbildungsrahmenplan nicht nur Mindestinhalte, sondern auch zeitliche Richtwerte für die vorgeschriebenen Inhalte vorsieht. Auch der Unterricht in der Berufsschule muss mit den jeweiligen Themen eingetragen werden.
Handschriftlich oder elektronisch?
Bereits im Ausbildungsvertrag ist anzugeben, ob die Ausbildungsnachweise in schriftlicher oder in elektronischer Form geführt werden. Schriftlich bedeutet handschriftliches Führen in einem klassischen "Berichtsheft", das im Einzelhandel oder online gekauft werden kann. Elektronisch bedeutet, dass der Ausbildungsnachweis auf einem elektronischen Gerät geführt wird. Die einfachste elektronische Form ist die Nutzung einer herkömmlichen Software für die Textverarbeitung wie MS Word oder auch eine ausfüllbare PDF-Datei. Dafür können die Ausbildungsbetriebe auch eigene Vorlagen erstellen. Seit einigen Jahren nimmt aber auch der Anteil der "digitalen Berichtshefte" stetig zu. Dabei werden die Nachweise über eine eigens dafür entwickelte Software bzw. App am PC oder auf einem mobilem Endgerät geführt. Diese Anwendungen steuern meist den kompletten Prozess: von der Erstellung durch den Azubi über die Vorlage und Genehmigung bei den Ausbildern bis zur Dokumentation der Nachweise. Den Unternehmen ist es freigestellt, welche Anwendung sie nutzen möchten. Es muss lediglich sichergestellt werden, dass die "Kriterien zur Führung elektronischer Ausbildungsnachweise" der IHK Nürnberg für Mittelfranken erfüllt werden.
Digitales Berichtsheft der IHK
Eine Möglichkeit zum Führen elektronischer Ausbildungsnachweise ist das digitale Berichtsheft der IHK, das den IHK-Mitgliedsunternehmen kostenfrei zur Verfügung steht. Die IHK-Bildungsberater informieren gerne über die zu beachtenden Regelungen und über technische Fragen.
Download der "Richtlinien zur Berichtsheftführung" und der "Kriterien zur Führung elektronischer Ausbildungsnachweise":
