Arbeitgeber erhalten ab November wichtige Post von ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse. Das Schreiben enthält die Zugangsdaten für den neuen digitalen Lohnnachweis, mit dem die Unternehmen künftig ihre Lohndaten für die gesetzliche Unfallversicherung melden. Diese Daten werden benötigt, um den Versicherungsbeitrag richtig berechnen zu können. Darauf wies die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) in Berlin hin.
Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Beschäftigten gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten bei der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse zu versichern. Bisher übermitteln die Unternehmen ihre Lohndaten (Entgelte, Arbeitsstunden und Anzahl der Beschäftigten) mit Hilfe eines Formulars auf Papier oder online über das Extranet des Unfallversicherungsträgers. Der Vorteil des neuen, digitalen Verfahrens: Der Arbeitgeber kann den Lohnnachweis nun direkt mit Hilfe seiner Software zur Entgeltabrechnung erstellen und verschicken. Das verringert den Aufwand und das Risiko, Fehler bei der Datenübertragung zu machen.
Bevor der erste digitale Lohnnachweis ausgefüllt wird, ist zunächst ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten notwendig. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der Abruf erfolgt aus dem Programm für die Entgeltabrechnung, das im Unternehmen verwendet wird, und muss durch den Nutzer aktiv angestoßen werden. Das kann ab 1. Dezember 2016 geschehen. Die entsprechenden Zugangsdaten (Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers, Mitgliedsnummer des versicherten Unternehmens sowie eine PIN) werden von der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse schriftlich mitgeteilt.
Bei den Berufsgenossenschaften beginnt der Versand im November, bei einzelnen Unfallkassen erst Anfang des kommenden Jahres. Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Unternehmen die Zugangsdaten an sie weiterleiten. Falls kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm benutzt wird, ist für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu verwenden. In diesem Fall werden die Stammdaten automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises abgerufen. Eine eigenständige Abfrage ist daher nicht notwendig.
Wichtig: In einer zweijährigen Übergangsphase muss der Lohnnachweis für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis in den bisher bekannten Verfahren – online, als Papierausdruck oder per Fax – abgegeben werden. Für das Beitragsjahr 2018, das heißt ab 1. Januar 2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis über das neue Meldeverfahren. Die Übergangsregelung soll sicherstellen, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird.
