Ausbildungsnachweise | Berichtsheft

In den Paragraphen 13 und 14 Berufsbildungsgesetz (BBiG) sind die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien geregelt. Diese sehen unter anderem das verpflichtende Führen (Azubi) und Kontrollieren (Ausbildender) von Ausbildungsnachweisen vor. Im Rahmen dieser gesetzlichen Verpflichtung erfüllen Ausbildungsnachweise unterschiedliche Funktionen:

• Alle an der Berufsausbildung beteiligten Personen können sich laufend über den Ausbildungsstand der/des Auszubildenden informieren und daraus Nutzen für Ausbildung und Unterricht ziehen.
• Sie dienen als Nachweis über eine ordnungsgemäße Berufsausbildung in allen nach der Ausbildungsordnung erforderlichen Fertigkeiten und Kenntnissen. Bei Streitfällen der Parteien des Berufsausbildungsvertrages über Inhalt und Ablauf der Berufsausbildung ist es ein wichtiges Beweismittel für den Bildungsberater der IHK und bei Arbeitsgerichtsprozessen.

Aus vorgenannten Gründen sind ordnungsgemäß geführte Ausbildungsnachweise auch Grundvoraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung (§ 43 Abs.1 Nr.2 BBiG).

Ausbildungsnachweise können nach Berufsbildungsgesetz in schriftlicher oder elektronischer Form geführt werden. Der jeweilige Ausbildungsbetrieb kann hierüber frei entscheiden. Die Ausbildungspraxis kennt drei verschiedene Möglichkeiten: handschriftlich/elektronisch über ein Textverarbeitungsprogramm oder elektronisch/digital über eine entsprechende Software/App.

• Handschriftlich (und somit schriftlich) geführte Ausbildungsnachweise bieten sich für Ausbildungsberufe an, deren Ausbildungsinhalte nicht in erster Linie an einem PC im Büro erlernt werden. Zudem können in einigen Ausbildungsberufen Zeichnungen, Bilder oder Ähnliches als Nachweise erforderlich sein. Berichtshefte sind dem Azubi vom Ausbildungsbetrieb zur Verfügung zu stellen und können im stationären Einzelhandel oder über Onlineshops erworben werden. Sie werden dann bei der Prüfung vorgelegt.
• Werden Ausbildungsnachweise elektronisch über ein Textverarbeitungsprogramm (z. B. Word) geführt, können Ausbildungsbetriebe eine eigene Vorlage erstellen, die den Vorgaben über die inhaltlichen Anforderungen der IHK Nürnberg für Mittelfranken ("Richtlinie zur Führung von Berichtsheften", PDF-Dokument) entspricht. Die einzelnen Nachweise können dann entweder ausgedruckt und unterschrieben bei der Prüfung vorgelegt werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, die Nachweise elektronisch (z. B. per Mail) "unterschrieben" bestätigen zu lassen. Zur Prüfung wird lediglich die Urheberschaftserklärung ausgedruckt und unterschrieben mitgebracht. Auf Verlangen müssen Sie dann im Nachgang zur Verfügung gestellt werden.
• Digitale Ausbildungsnachweise (und damit auch grundsätzlich elektronische) werden über eine entsprechende Software oder App am PC bzw. einem mobilen Endgerät (z. B. Smartphone oder Tablet) geführt. Durch den vollständig digitalisierten Prozess entfällt hier das ausdrucken und unterschreiben der Nachweise durch Ausbilder/in und Auszubildender/m. Auf Verlangen (z. B. bei der Prüfung) können die Nachweise der IHK Nürnberg als pdf-Datei zur Verfügung gestellt werden. Zur Prüfung muss auch hier lediglich die Urheberschaftserklärung ausgedruckt und unterschrieben mitgebracht werden. Welche Software/App verwendet wird, entscheidet das Unternehmen. Es muss jedoch sichergestellt werden, dass die Kriterien zur Führung elektronischer Ausbildungsnachweise der IHK Nürnberg erfüllt werden.

Die im Bezirk der Industrie- und Handelskammer Nürnberg für Mittelfranken geltenden Richtlinien zur Berichtsheftführung in der Form von Ausbildungsnachweisen sind unabdingbare Mindestanforderungen. Darüber hinausgehende Vereinbarungen bleiben den Vertragspartnern überlassen.

Die Ausbildungsnachweise sind unter Angabe der entsprechenden Woche fortlaufend zu nummerieren und mindestens wöchentlich zu führen. Nachweise über einen Zeitraum von einem Monat werden nicht akzeptiert.

Beim Führen des Ausbildungsnachweises kann zwischen zwei Varianten gewählt werden. Eine mit täglicher Aufteilung und eine mit wöchentlicher Auflistung der betrieblichen Tätigkeiten und Unterweisungen sowie der Themen des Berufsschulunterrichts. Die dabei jeweils anfallenden Stunden sind anzugeben. Vorlagen sowie Beispiele für beide Varianten können der vorgenannten Richtlinie entnommen werden.

Informationen zu Art. 13 DSGVO (Erhebung von Daten bei der betroffenen Person) gegenüber Nutzern des Digitalen Berichtheftes (Auszubildende und Ausbilder) 

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit 
Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung des Digitalen Berichtheftes. Die IHK Nürnberg für Mittelfranken benötigt Ihre Daten, um die aus dem Berufsbildungsgesetz BBiG vorgegebenen Ausbildungsnachweise prüfen zu können. 

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen 
Verantwortlich für die Datenerhebung ist die 
IHK Nürnberg für Mittelfranken 
Hauptmarkt 25/27 
90403 Nürnberg 
Tel: +49 911 1335-1335 
Fax: +49 911 1335-41335 
E-Mail: kundenservice(at)nuernberg.ihk.de 
Website: www.ihk-nuernberg.de 

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten 
IHK Nürnberg für Mittelfranken 
Geschäftsstelle Erlangen 
Henkestraße 91 
91052 Erlangen 
Tel.: 09131 97316-10 
E-Mail: datenschutzbeauftragter(at)nuernberg.ihk.de 

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung 
Ihre Daten werden dafür erhoben, um im Rahmen des Berufsbildungsgesetzes eine Prüfung des Ausbildungsnachweises durch Vorlage eines Digitalen Berichtheftes durchzuführen. Ihre Grunddaten wie Name, Ausbildungsberuf und –betrieb etc. liegen uns ja bereits aufgrund der Eintragung Ihres Ausbildungsvertrages ins Ausbildungsverzeichnisses vor. (siehe auch: ⁣Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) | IHK Nürnberg für Mittelfranken) In diesem konkreten Fall wird das Berichtsheft in digitaler Form im Ausbildungsportal der IHK geführt. Auszubildende pflegen die Berichte ein, Ausbildende geben diese dann frei. Der IHK kann vom Auszubildenden zum Zwecke der Prüfung einen zeitlich begrenzten lesenden Zugang gewährt werden. 

Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO (gesetzliche Grundlage) in Verbindung mit dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) verarbeitet. 

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten 
Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur statt, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind, zur Vertragserfüllung notwendig oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben. 

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland 
Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nicht. 

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten 
Die Datenlöschung erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, bezogen auf Geschäftsbriefe nach sechs Jahren, bezogen auf die Rechnungsstellung nach zehn Jahren. 

Konkret werden die Digitalen Berichtshefte drei Monate nach Ende der Ausbildung gelöscht. 

8. Betroffenenrechte 
Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: 

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). 

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). 

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). 

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). 

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice. Kontaktdaten siehe oben. 

Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden: 
 
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz 
Wagmüllerstraße 18 
80538 München 
Tel: 089 212672-0 
Fax: 089 212672-50 
E-Mail: poststelle(at)datenschutz-bayern.de 

9. Widerrufsrecht bei Einwilligung 
Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK Nürnberg für Mittelfranken durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. 

Zunächst ist Ihre persönliche Registrierung unter https://login.gfi.ihk.de/OpenIDService/registration erforderlich. 

Ausführliche Informationen dazu erhalten Sie über die Dokumentation im Nutzerhandbuch für das LUX-Berechtigungssystem (Kapitel 2.1: Benutzerkonto erstellen).

Wurde das persönliche Nutzerkonto erfolgreich angelegt, kann unmittelbar im nächsten Schritt Ihr Unternehmen über das Self Service Portal https://login-ssp.gfi.ihk.de registriert werden. Eine Anleitung dazu finden Sie Nutzerhandbuch für das LUX-Berechtigungssystem (Kapitel 3.1.1: Unternehmen registrieren).  

Für diesen Schritt ist ein ELSTER-Unternehmenszertifikat erforderlich (https://www.elster.de). Nach erfolgreicher Bestätigung sind im vorausgefüllten Antragsformular die erforderlichen Pflichtangaben zu ergänzen und per „Antrag senden“ an Ihre zuständige IHK zu übertragen. 

Nach Freigabe durch Ihre IHK erhält Ihr Antrag in der Unternehmensübersicht den Status „Aktiviert“.  

Initial ist der Nutzer, der die Unternehmensaktivierung vornimmt, der Unternehmensadministrator.

Der Unternehmensadministrator hat nun über das Self Service Portal https://login-ssp.gfi.ihk.de/ die Möglichkeit, verschiedenen Nutzern die unterschiedlichen Rollen im Unternehmen für das Digitale Berichtsheft hinzuzufügen Nutzerhandbuch für das LUX-Berechtigungssystem (Kapitel 3.1.3 und 3.1.4: Unternehmensmitarbeiter hinzufügen /bearbeiten).

 
Bitte beachten Sie, dass für die beiden Benutzerrollen Ausbilder und Auszubildender bei der erstmaligen Anmeldung beim Serviceportal Bildung die IHK-Identnummer der Person erforderlich ist. Diese finden Sie auf der Eintragungsbestätigung. Bei Fragen unterstützt Sie unser KundenService gerne. 

Solltest du bereits ein Benutzerkonto für das Azubi-Infocenter mit der identischen Mailadresse angelegt haben, wird dieses um die Berechtigung zur Nutzung des Digitalen Berichsthefts ergänzt. In diesem Fall wirst du über diese Erweiterung per Mail informiert.

Wird bei der Aktivierung des Digitalen Berichtshefts eine abweichende Mailadresse zu dem bestehenden Benutzerkonto für das Azubi-Infocenter angegeben, wird ein zusätzlicher Account erstellt. Du hast in diesem Fall zwei unterschiedliche Benutzerkonten für das Azubi-Infocenter bzw. das Digitale Berichtsheft.

Solltest du noch kein Benutzerkonto für das Azubi-Infocenter angelegt haben, wird mit diesem Prozess ein neues Nutzerkonto mit der angegebenen Mailadresse angelegt.